נכתב ע"י Eunbyeol Koh ב30 לינואר 2019
( מהאתר העולמי של Fotoware.com )
אחת השאלות הנפוצות ביותר להתמודד כאשר שוקלים מערכת של " ניהול הנכסים הדיגיטליים " עבור העסק שלך הוא אם SharePoint ( או פתרונות מסוג זה ) יכול לשמש חלופה קיימא עבור DAM , במיוחד כאשר הארגון שלך כבר משתמש במוצרי Office365 . לניהול נכסים דיגיטליים ולSharePoint יש הרבה מאוד במשותף במונחים של העצמת צוותי עוד צוותי עבודה לארגן , לנהל ולשתף משאבים. עם זאת, האם משמעות הדבר היא ש-SharePoint מבטל את הצורך במערכת ניהול נכסים דיגיטליים לחלוטין?
נתחיל מהתחלה : בואו נסתכל מה זה DAM ומה זה -SharePoint , והיכן הם נבדלים.
ניהול נכסים דיגיטליים משמש לאחסון וארגון של תוכן דיגיטלי-תמונות, סרטוני וידאו, מצגות, מסמכים, לוגואים, חומרי שיווק וכדומה , ופועל על עיקרון של שיתוף פעולה בנכסים אלה. המטרה העיקרית של DAM היא להניע את הערך של משאב דיגיטלי על-ידי כך שיתן לך ולארגון שלך לאתר בקלות, לגשת, לאחזר, להשתמש ולעשות שימוש חוזר בתוכן הדיגיטלי.
לדברי מיקרוספוט – SharePoint מאפשרת עבודת צוות עם בצורה דינמית ויעילה עבור כל צוות פרוייקט, מחלקה ואו חטיבה. זה מאפשר לך לשתף קבצים, נתונים, חדשות ומשאבים. את אתר SharePoint שלך ניתן להתאמה כדי לייעל את עבודת הצוות שלך.
ההבדל העיקרי בין DAM ל-SharePoint
כפי שניתן לראות מההגדרה של כל כלי עבודה , DAM מתמקדת בארגון ובניהול הנכסים הדיגיטליים של הארגון. היא מסייעת לך לנווט במהירות בין כמויות אדירות של תוכן כדי למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש. DAM מתבלטת במיוחד כאשר יש לך מספר גדול של נכסים דיגיטליים שהמשתמשים צריכים לשתף, לחפש ולאחזר באופן פנימי וחיצוני.
SharePoint מתוכנן במיוחד כדי ליצור אתרי צוות שבהם ניתן לשתף פעולה ולהניע את חברי הצוות שלך. אתר SharePoint-הידוע גם כאתר צוות-משמש כלוח המודעות העדכני של הצוות שלך, ומכיל תכונות שונות לסיוע שיתוף פעולה. הם יכולים לראות חדשות, סיכומי פעילות אחרונים, לוחות שנה של צוות וכו '. SharePoint גם מאפשר לך להעלות ולשתף קבצים דיגיטליים עם הצוות שלך, המשמש כגירסת קלילה מאוד של DAM.
3 יתרונות העיקריים של DAM
1# גישה נוחה לנכס דיגיטלי עם מטה-דאטה היתרון העיקרי של DAM הוא היכולת למצוא בקלות, לגשת, לאחזר ולהשתמש בכל הנכסים הדיגיטליים מנקודת כניסה אחת בודדת. היא מבטיחה שכל הקבצים יהיו בעלי אינדקס ומובנים כראוי עם מטא-דאטה, כך שניתן יהיה לחפש אותם ולאחזר אותם בקלות. גם אם אינך זוכר את הכותרת של מסמך מסוים שאתה מחפש, באפשרותך לחפש קבצים באמצעות מגוון פרמטרים, כגון תגיות, תיאורים, קטגוריות ועוד. כמו כן, ה-DAM יאנדקס את התוכן של סוגי קובצים רבים , כך שתוכל לחפש את הנוסח או הטקסט האמיתי שמופיע בתוך המצגת או במסמך PDF, לדוגמה.
2# שמירה על עקביות המותג & הגנה עליו DAM מסייע לשמור על המותג שלך עקבי ומעודכן. השימוש בנכסי המותג על-ידי מספר מוגבל של משתמשים מורשים בלבד , כך שניתן להגן בקלות על קבצים ונכסים רגישים וחומר המוגן בזכויות יוצרים. גם כאשר יש גישה משותפת עם מישהו מחוץ לארגון שלך, כגון שותפים, ספקים או מפיצים, אין צריך לדאוג לשימושים לא חוקיים של הנכסים שלך.
3# תעשו הרבה יותר עם התוכן שלכם מערכת ניהול נכסים דיגיטליים , כגון fotoware, יודעת ומשתלבת עם יישומים רלוונטיים כגון Microsoft PowerPoint, Adobe InDesign וישומיי מדיה חברתית כדי למצות את המרב מהנכסים הדיגיטליים שלך. לדוגמה, באפשרותך להוסיף באופן ישיר תמונות למסמך באמצעות תוסף fotoware פשוט על-ידי גרירה ושחרור. ורוב מערכות ה-DAM מציעות API המאפשר לאינטגרטורים לחבר אותו כמעט לכל מערכת צד שלישי שהיא צריכה לתקשר איתה.
מקור: FotoWare Digital Asset Management
3 יתרונות העיקריים של SharePoint
1# שתף ושתף פעולה אתר של צוות בSharePoint הוא סביבת עבודה מרכזית שבה כל חברי הצוות שלך יכולים לשתף פעולה. עם עריכות שיתוף בזמן אמת, כמה אנשים במקביל בצוות שלך יכולים לעבוד יחד על אותו המסמך בו במקום ולעשות את זה בנפרד מתחנת העבודה שלהם. ניתן לראות את השינויים של כולם בזמן התרחשות, ולדון ברעיונות מבלי לעזוב את המסמך.
2# הנעה למידע לצוות שלך בדיוק כמו באינטרא-נט, באפשרותך לשדר את ההודעות שלך ולכונן תקשורת או לשתף משאבים וחדשות עם הצוותים שלך. לדוגמה, לוח שנה קבוצתי מאפשר לך לראות את לוחות הזמנים העתידיים של חברי הצוות שלך ומאפשר לך לתאם בקלות פגישות ביניהן.
3# מעקב אחרי פרוייקטים ומשימות לכל צוות בארגון יש אפשרות ליצור דף משלו תחת דף החברה. לדוגמה, יכול להיות אתר צוות שיווק, אתר צוות מכירות ואתר צוות מימון. אתר זה מעניק לך סקירה של פרוייקט או של משימה-של מי האחריות עליו/ה או כאשר יש צורך להשלים-ולשמור אותו על המסלול.
מי צריך DAM ?
יישנה כמות אדירה של חומרים ויזואלים.
יש צורך במקום "רשמי" לאחסן את
הקבצים בתוך הארגון .
יש צורך בגישה, איחזור ,שימוש באופן קבוע בקבצים מתוך ומחוץ לארגון .
יש שימוש קבוע בשיתוף חומרים דיגיטליי בתוך ומחוץ לארגון
ישנם הרבה אנשים שמעורבים ומשוייכים לקבצים והנכסים עם תצורות עבודה והרשאות גישה שונות.
המיתוג מפוזר בין מספר ערוצים
לעתים קרובות קיים הצורך להשתמש בקבצים שלי ביישומים אחרים, כגון PowerPoint, Adobe InDesign ויישומי מדיה חברתית
רצון וצורך להוציא תמונות מרכזיות מתוך סרטוני ווידאו וכן לבצע המרות.
ישנו צורך באחסון משותף שכל חברי הצוות יכולים לתקשר ולשתף פעולה
יש צורך לבצע מעקב על הפרוייקטים והמשימות בזמן אמת
ניהול לוחות זמנים קריטי לפרוייקטים
עבודה בו זמנית של אותם מסמכים
קבלה של עדכונים ופעילות של הצוות
קבלת עדכון שוטף בלו"ז של כל חברי הצוות שלי
יש צורך במקום אחסון שרק הצוות שלי נגיש אליו.
מסקנות
DAM או SharePoint – הפתרון המתאים לארגון שלך יכול להיקבע על ידי סדרי העדיפויות הנכונים של הצוות שלך והדרך בה אתם עובדים , כמו כן כמענה לנקודות הכואבות שאותן צריך לפתור.
SharePoint מתאים יותר לניהול מבוסס פרוייקט שבו ציר הזמן הוא קריטי יחסית, וכאשר עליך לשמור על תקשורת צמודה עם אחרים, בהתחשב בכך שאינך צריך לעקוב אחר מספר עצום של נכסים. SharePoint משאיר אותך מעודכן באירועים הנוכחיים של הצוות והארגון. עם זאת, אם לצוות שלך יש הרבה קבצים דיגיטליים, והוא מחפש דרכים לארגן אותן בצורה מאובטחת ולשלוט בהן , ניהול הנכסים הדיגיטליים – DAM יהיה הפתרון הנכון יותר.
DAM משרתת מטרה שונה מ-sharepoint, וכמו ש sharepoint לא יכול להחליף את הפונקציונליות של DAM גם לא הפוך , הם יכולים להשלים טוב מאוד אחד את השני .