מדוע זה הזמן שSaaS תהפוך לברירת המחדל עבור עסקים


נכתב ע"י Radmila Milenkovich on April 15, 2020

תוכנה כשירות (SaaS) הוא ביטוי שרבים לא שמעו עליו לפני פרוץ COVID-19. עם זאת, המעבר הכפוי לאחרונה למשרד הביתי עבור כה רבים מאיתנו הפכה את SaaS לצורך הכרחי לעסקים ברחבי העולם. במאמר זה נבחן מה המשמעות של SaaS בדיוק, כיצד היא בהשוואה לשיטות מסורתיות של רכישת תוכנה, ומדוע עכשיו הגיע הזמן לאמץ אותה.

המגיפה השפיעה על כולנו בדרכים רבות ושונות, ועולם העסקים ללא ספק השתנה דרמטית כתוצאה מכך. לאלו מאיתנו שהתמזל מזלנו להיות מסוגלים לעבוד מהבית, הדורשים רק מחשב נייד וסט אוזניות, המשכנו את ימינו כמעט כמו קודם – רק מהנוחות של הבית במקום המשרד. היום-יום עדיין מורכב מתגובה להודעות דוא"ל, קפיצה לשיחות ועידה של צוותי מיקרוסופט, תכנון ותיעוד ב- Confluence, פרסום פוסטים בבלוג ב- Hubspot, שיתוף תוכן עם סוכנויות באמצעות FotoWare ויצירת עיצובים גרפיים חדשים עם Canva. הסיבה שכל זה אפשרי היא בזכות טכנולוגיית הענן – באמצעות תוכנה הפועלת בשרת של מישהו אחר. זוהי – תוכנה כשירות.

ניקח צעד אחורה – מהי בדיוק SaaS?

תוכנה כשירות הוא המושג של אספקת חבילת תוכנה כשירות מבוסס אינטרנט בו הספק דואג לעדכוני תשתיות (חומרה) ותוכנה. יתכן שאתה חושב "האם זה לא המקרה עם כל התוכנות?" – טוב, לא ממש. באופן מסורתי, עסקים רבים בחרו להפעיל את כל התוכנות שלהם באופן מקומי, לרוב בגלל מדיניות פנימית או רמות אבטחה מיוחדות. במילים אחרות, התוכנה מותקנת, מופעלת ומתוחזקת בשרתים מקומיים משל עצמם ולא במתקן מרוחק.

במקרה של נסיבות חריגות, כמו התפרצות COVID-19, כולנו נדחקנו מאזורי הנוחות שלנו כמו שלא היו מעולם. הגבלות נסיעות וכללי הסגר הגבילו מאוד את האפשרויות לשיתוף פעולה בין עמיתים, שותפים וסוכנויות. עם זאת, המופע חייב להימשך – עדיין יש לנו עבודות לעשות! יש לפרסם מאמרים חדשותיים ועל המותגים להמשיך לפרסם, ולתחזק את התקשורת והמוצרים שלהם גלויים לציבור. עבור עסקים רבים הדבר גרם לבעיות חמורות בכך שצוות העובדים אינו יכול לגשת לכלים ולמשאבים הדרושים להם כדי לבצע את עבודתם.

SaaS פותרת בעיה זו ומאפשרת לך לגשת לכלי העבודה שלך בכל עת, מכל מכשיר ומכל מקום.

רבים מלקוחותינו חיפשו לבצע את המעבר לענן, אשר הסתמך בעבר על מערך מקומי מסיבות ביצועים. עם זאת, התפרצות COVID-19 נראה שמעלה במהירות את הצורך הזה עבור עסקים רבים, מכיוון שרוב כוח העבודה הלא חיוני נמצא כעת מרוחק.

אז, מה ההבדלים העיקריים בין מערכת מקומית לבין SaaS?

  • SaaS מאפשרת לך לשלם חודשית או שנתית, בעוד שלפתרונות מקומיים לרוב יש לך השקעה גדולה מראש – הצעה פחות אטרקטיבית בתקופות כלכליות סוערות.
  • באמצעות SaaS, אתה יכול להתחיל לעבוד תוך כמה דקות פשוטו כמשמעו – כך שתוכל לבצע את העבודה שלך מהר יותר. משמעות ה"שירות "פירושה שאנו דואגים לכל הקסם שקורה מאחור, אינך צריך לקנות חומרה ולבצע התקנות.
  • תחזוקה ועדכונים מטופלים על ידי ספק SaaS באופן אוטומטי – כך שלא תצטרכו להסתכן בהשקעה ב- IT והשקעות נוספות שיכולות לשמש טוב יותר במקומות אחרים.
  • SaaS הוא בטוח יותר מאשר רכישת תוכנה – חלק מהקוראים עשויים לא להסכים איתי בנושא, בגלל מדיניות פנימית יוצאת דופן. אבל כשאסון טבע יכה, האם אתה מעדיף שיהיה חדר שרתים אחד שיוכה בשיטפון, או שאתה מעדיף שהנתונים שלך ישוכפלו אוטומטית למספר מרכזי נתונים ברחבי העולם?
  • SaaS מציעה תשתית והתרחבות מדורגת, כלומר שכפול נתונים ויתירות קיימים במחיר הנמוך לאין שיעור מכל פתרון רכישה (on-prem) שאי פעם יוכל להתקרב אליו.
  • SaaS הוא אינו תלוי לחלוטין בחומרה. אתה יכול להשתמש בתוכנה בגישה מכל סוג דפדפן ומכל מכשיר – Mac, Windows, טאבלט או נייד – זה לא משנה.

כיום, התמקדות בלקוח חשובה יותר מתמיד. עבור חברות תוכנה זה אומר לקחת אחריות על מנת להקל על המשתמשים לבצע את עבודתם, לא משנה היכן הם נמצאים.

ב- FotoWare, אני שמחה לראות כיצד הלקוחות שלנו נהנים מפתרון ה- SaaS שלנו, ונעזרים בו לחפש, למצוא ולשתף את הקבצים הדיגיטליים שלהם בקלות. למידע נוסף על הלקוחות המדהימים שלנו וכיצד הם משתמשים ב- FotoWare, תוכלו לקרוא את הסיפורים שלהם כאן.

תהליכי עבודה לחיסכון בזמן … שגם יגרמו לך להיראות טוב

נכתב ע"י Olav Andreas Frenning ב May 22, 2019

משתמשים בעלי מערכת יחסים ארוכת שנים עם FotoWare יודעים בדיוק מה אנחנו חושבים לגבי תיקיות.
במשך שנים אנחנו מנסים לשכנע אחרים כי עם קטלוג מידע נכון ומדויק אפשר לגמרי להסתדר בלעדיהן (עם התיקיות, כלומר). עם זאת, יש משהו בתיקיות שגורם לאנשים לא לרצות להיפרד מהן; הן נותנות תחושה של סדר וארגון שקשה להשתוות אליו.

בעננים אין תיקיות

כפי שנוכחת לדעת אם אתה משתמש בפתרון של Fotoware בענן , אין תיקיות בפועל שאתה יכול להשתמש כדי לארגן את התוכן שלך. זה פשוט בגלל הדרך בה אחסון ענן עובד – אחסון בענן אינו בדיוק כמו מערכת הקבצים המקומית במחשב. עם זאת, בכדי לא לאכזב את המשתמשים יותר מדי, ניתן להשתמש בפתרון המתוחכם שלנו – SmartFolders בכדי לחקות את מבנה התיקיות הישן כך שהמשתמשים במערכת של FotoWare ירגישו בנוח.

SmartFolders – כמעט תיקייה – אבל מתוחכם יותר

לא מזמן כתבנו ספר אלקטרוני על היתרונות של שימוש בטקסונומיה כדי לארגן את התוכן שלך. השימוש בטקסונומיה מושלם לארגון תוכן שנמצא בקטגוריות מסודרות ומוגדרות מראש. אך פחות מתאים עבור משתמשים אשר מדי פעם צריכים להגדיר מסננים משלהם או עוגנים על מנת לחזור בקלות לאוסף מסוים של קבצים. כאן השימוש ב- SmartFolders נכנס לפעולה: כמו טקסונומיה, השימוש ב- SmartFolders יכול לדמות היררכית תיקיות קלאסית, אך איפה השוני? בזה שהקמתן במערכת אינה דורשות זכויות ניהול מיוחדות ואף לא תואר במידענות על מנת להגדיר אותן.

במילים פשוטות, SmartFolder הוא מסנן החיפוש שנראה ומרגיש כמו תיקיה בחלונית הניווט השמאלית בממשק האינטרנטי של FotoWare. אז אם אתה יכול לבצע חיפוש, אתה תהיה בהחלט מסוגל להגדיר SmartFolder. אם אתה בקיא בתחביר החיפוש תוכל לעשות שימוש בכל ביטויי החיפוש והתגים המיוחדים שמנוע החיפוש שלנו תומך בהם. עם זאת, אנו סבורים שרוב המשתמשים ישמחו מאוד להגדיר מסנני חיפוש בסיסיים מאוד, לדוגמא: ביצוע חיפוש מדויק למידע מסוים בשדה טקסט מסוים. ויצירה של חיפוש כזה הוא ממש לא בעיה.

3 דוגמאות לשימוש ב- SmartFolders

אלה 3 דרכים לשימוש יומיומי ב-SmartFolders. אתה בודאי תוכל לחשוב על דרכים לאמץ את השימוש בסביבת העבודה שלך.
• בשימוש ב-SmartFolders אנחנו יכולים למצוא בקלות ובמהירות קבצים שמשתמשים ביקשו למחוק. כאשר משתמשים מסמנים תמונה למחיקה, סימן X אדום מופיע על התמונה על מנת להזהיר משתמשים אחרים משימוש בה, מנהל המערכת בוחן את הקבצים ומוחק אותם.


• שימוש נוסף ב-SmartFolders יכול להיות בסינון ומציאה של קבצים להם נדרש להוסיף מידע על מנת שיהיו זמינים ושימושיים יותר לאחרים.


• צוות השיווק, גם לו אפשרות ליהנות מיתרונות SmartFolders למשל על מנת לאתר במהירות את כל אותם הקבצים השייכים לקמפיין מסוים. כל מה שדרוש הוא קיטלוג קוד הקמפיין לאחד משדות המידע , וסינון של אותו המידע באותו השדה על ידי ה-SmartFolders.

מה ההבדל בין מערכת DAM לפתרונות כמו SHAREPOINT ?

נכתב ע"י Eunbyeol Koh ב30 לינואר 2019
( מהאתר העולמי של Fotoware.com )

אחת השאלות הנפוצות ביותר להתמודד כאשר שוקלים מערכת של " ניהול הנכסים הדיגיטליים " עבור העסק שלך הוא אם SharePoint ( או פתרונות מסוג זה ) יכול לשמש חלופה קיימא עבור DAM , במיוחד כאשר הארגון שלך כבר משתמש במוצרי Office365 . לניהול נכסים דיגיטליים ולSharePoint יש הרבה מאוד במשותף במונחים של העצמת צוותי עוד צוותי עבודה לארגן , לנהל ולשתף משאבים. עם זאת, האם משמעות הדבר היא ש-SharePoint מבטל את הצורך במערכת ניהול נכסים דיגיטליים לחלוטין?

נתחיל מהתחלה : בואו נסתכל מה זה DAM ומה זה -SharePoint , והיכן הם נבדלים.

ניהול נכסים דיגיטליים משמש לאחסון וארגון של תוכן דיגיטלי-תמונות, סרטוני וידאו, מצגות, מסמכים, לוגואים, חומרי שיווק וכדומה , ופועל על עיקרון של שיתוף פעולה בנכסים אלה. המטרה העיקרית של DAM היא להניע את הערך של משאב דיגיטלי על-ידי כך שיתן לך ולארגון שלך לאתר בקלות, לגשת, לאחזר, להשתמש ולעשות שימוש חוזר בתוכן הדיגיטלי.

לדברי מיקרוספוט – SharePoint מאפשרת עבודת צוות עם בצורה דינמית ויעילה עבור כל צוות פרוייקט, מחלקה ואו חטיבה. זה מאפשר לך לשתף קבצים, נתונים, חדשות ומשאבים. את אתר SharePoint שלך ניתן להתאמה כדי לייעל את עבודת הצוות שלך.

ההבדל העיקרי בין DAM ל-SharePoint

כפי שניתן לראות מההגדרה של כל כלי עבודה , DAM מתמקדת בארגון ובניהול הנכסים הדיגיטליים של הארגון. היא מסייעת לך לנווט במהירות בין כמויות אדירות של תוכן כדי למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש. DAM מתבלטת במיוחד כאשר יש לך מספר גדול של נכסים דיגיטליים שהמשתמשים צריכים לשתף, לחפש ולאחזר באופן פנימי וחיצוני.

SharePoint מתוכנן במיוחד כדי ליצור אתרי צוות שבהם ניתן לשתף פעולה ולהניע את חברי הצוות שלך. אתר SharePoint-הידוע גם כאתר צוות-משמש כלוח המודעות העדכני של הצוות שלך, ומכיל תכונות שונות לסיוע שיתוף פעולה. הם יכולים לראות חדשות, סיכומי פעילות אחרונים, לוחות שנה של צוות וכו '. SharePoint גם מאפשר לך להעלות ולשתף קבצים דיגיטליים עם הצוות שלך, המשמש כגירסת קלילה מאוד של DAM.

3 יתרונות העיקריים של DAM

1# גישה נוחה לנכס דיגיטלי עם מטה-דאטה היתרון העיקרי של DAM הוא היכולת למצוא בקלות, לגשת, לאחזר ולהשתמש בכל הנכסים הדיגיטליים מנקודת כניסה אחת בודדת. היא מבטיחה שכל הקבצים יהיו בעלי אינדקס ומובנים כראוי עם מטא-דאטה, כך שניתן יהיה לחפש אותם ולאחזר אותם בקלות. גם אם אינך זוכר את הכותרת של מסמך מסוים שאתה מחפש, באפשרותך לחפש קבצים באמצעות מגוון פרמטרים, כגון תגיות, תיאורים, קטגוריות ועוד. כמו כן, ה-DAM יאנדקס את התוכן של סוגי קובצים רבים , כך שתוכל לחפש את הנוסח או הטקסט האמיתי שמופיע בתוך המצגת או במסמך PDF, לדוגמה.


2# שמירה על עקביות המותג & הגנה עליו DAM מסייע לשמור על המותג שלך עקבי ומעודכן. השימוש בנכסי המותג על-ידי מספר מוגבל של משתמשים מורשים בלבד , כך שניתן להגן בקלות על קבצים ונכסים רגישים וחומר המוגן בזכויות יוצרים. גם כאשר יש גישה משותפת עם מישהו מחוץ לארגון שלך, כגון שותפים, ספקים או מפיצים, אין צריך לדאוג לשימושים לא חוקיים של הנכסים שלך.

3# תעשו הרבה יותר עם התוכן שלכם מערכת ניהול נכסים דיגיטליים , כגון fotoware, יודעת ומשתלבת עם יישומים רלוונטיים כגון Microsoft PowerPoint, Adobe InDesign וישומיי מדיה חברתית כדי למצות את המרב מהנכסים הדיגיטליים שלך. לדוגמה, באפשרותך להוסיף באופן ישיר תמונות למסמך באמצעות תוסף fotoware פשוט על-ידי גרירה ושחרור. ורוב מערכות ה-DAM מציעות API המאפשר לאינטגרטורים לחבר אותו כמעט לכל מערכת צד שלישי שהיא צריכה לתקשר איתה.


מקור: FotoWare Digital Asset Management

3 יתרונות העיקריים של SharePoint

1# שתף ושתף פעולה אתר של צוות בSharePoint הוא סביבת עבודה מרכזית שבה כל חברי הצוות שלך יכולים לשתף פעולה. עם עריכות שיתוף בזמן אמת, כמה אנשים במקביל בצוות שלך יכולים לעבוד יחד על אותו המסמך בו במקום ולעשות את זה בנפרד מתחנת העבודה שלהם. ניתן לראות את השינויים של כולם בזמן התרחשות, ולדון ברעיונות מבלי לעזוב את המסמך.

2# הנעה למידע לצוות שלך בדיוק כמו באינטרא-נט, באפשרותך לשדר את ההודעות שלך ולכונן תקשורת או לשתף משאבים וחדשות עם הצוותים שלך. לדוגמה, לוח שנה קבוצתי מאפשר לך לראות את לוחות הזמנים העתידיים של חברי הצוות שלך ומאפשר לך לתאם בקלות פגישות ביניהן.

3# מעקב אחרי פרוייקטים ומשימות לכל צוות בארגון יש אפשרות ליצור דף משלו תחת דף החברה. לדוגמה, יכול להיות אתר צוות שיווק, אתר צוות מכירות ואתר צוות מימון. אתר זה מעניק לך סקירה של פרוייקט או של משימה-של מי האחריות עליו/ה או כאשר יש צורך להשלים-ולשמור אותו על המסלול.

מי צריך DAM ?

יישנה כמות אדירה של חומרים ויזואלים.

יש צורך במקום "רשמי" לאחסן את
הקבצים בתוך הארגון .

יש צורך בגישה, איחזור ,שימוש באופן קבוע בקבצים מתוך ומחוץ לארגון .

יש שימוש קבוע בשיתוף חומרים דיגיטליי בתוך ומחוץ לארגון

ישנם הרבה אנשים שמעורבים ומשוייכים לקבצים והנכסים עם תצורות עבודה והרשאות גישה שונות.

המיתוג מפוזר בין מספר ערוצים

לעתים קרובות קיים הצורך להשתמש בקבצים שלי ביישומים אחרים, כגון PowerPoint, Adobe InDesign ויישומי מדיה חברתית

רצון וצורך להוציא תמונות מרכזיות מתוך סרטוני ווידאו וכן לבצע המרות.

מי צריך SHAREPOINT ?

ישנו צורך באחסון משותף שכל חברי הצוות יכולים לתקשר ולשתף פעולה

יש צורך לבצע מעקב על הפרוייקטים והמשימות בזמן אמת

ניהול לוחות זמנים קריטי לפרוייקטים

עבודה בו זמנית של אותם מסמכים

קבלה של עדכונים ופעילות של הצוות

קבלת עדכון שוטף בלו"ז של כל חברי הצוות שלי

יש צורך במקום אחסון שרק הצוות שלי נגיש אליו.

מסקנות

DAM או SharePoint – הפתרון המתאים לארגון שלך יכול להיקבע על ידי סדרי העדיפויות הנכונים של הצוות שלך והדרך בה אתם עובדים , כמו כן כמענה לנקודות הכואבות שאותן צריך לפתור.

SharePoint מתאים יותר לניהול מבוסס פרוייקט שבו ציר הזמן הוא קריטי יחסית, וכאשר עליך לשמור על תקשורת צמודה עם אחרים, בהתחשב בכך שאינך צריך לעקוב אחר מספר עצום של נכסים. SharePoint משאיר אותך מעודכן באירועים הנוכחיים של הצוות והארגון. עם זאת, אם לצוות שלך יש הרבה קבצים דיגיטליים, והוא מחפש דרכים לארגן אותן בצורה מאובטחת ולשלוט בהן , ניהול הנכסים הדיגיטליים – DAM יהיה הפתרון הנכון יותר.

DAM משרתת מטרה שונה מ-sharepoint, וכמו ש sharepoint לא יכול להחליף את הפונקציונליות של DAM גם לא הפוך , הם יכולים להשלים טוב מאוד אחד את השני .