6 אתגרים שעומדים בפני אנשי שיווק בניהול נכסים דיגיטליים

נכתב והועלה לאתר פוטואוור ע"י Amalie Widerberg בתאריך March 26, 2021

צוותי השיווק של היום מתמודדים עם מספר אתגרים הקשורים לאופי של העידן הדיגיטלי בו אנו חיים. הצורך להבטיח את נוכחות המותג שלך והתצוגה שלו בצורה עקבית על פני מספר רב של פלטפורמות, הן פיזית והן דיגיטלית, מגיע עם אתגרים לא פשוטים. זה אומר שמשווקים לא רק צריכים להיות אנשי תקשורת יצירתיים וטובים המסוגלים לקיים אינטראקציה עם קהלים רבים, אלא שהם גם צריכים להיות מצוידים בכלים הנכונים כדי לעזור להם לנהל את הכמויות העצומות של תוכן ונכסי שיווק שהם נדרשים לייצר.

במאמר זה אנו בוחנים 6 מהאתגרים הגדולים ביותר שצוותי שיווק נתקלים בניהול כמויות גדלולת של קבצים דיגיטליים. כמו כן, נספר לך כיצד לפתור אתגרים אלה על ידי יישום פתרון ניהול נכסים דיגיטליים (DAM) כחלק מה MarTech שלך.

Feature image: Fabian Irsara, Unsplash

עבור משווקים, נוכחות רב-ערוצית חזקה דורשת יצירת פיד עקבי של תוכן על בסיס קבוע, וצוותי שיווק אמורים למעשה להפוך לחדר החדשות הפנימי של המותג שלהם. התוצאה היא מספר רב של נכסים וקבצים שיש לאחסן ולנהל בקפידה על מנת למצוא, להשתמש בהם וגם לעשות בהם שימוש מחדש ובקלות. עם זאת, ניהול תוכן זה אינו קל כפי שהוא נשמע – החל מקשיים בהסכמות למתן שמות לנכסים ועד כוננים קשיחים המתמלאים בקבצים כפולים, האתגרים של ניהול המדיה הם רבים.

תוכן העניינים

אתגר 1. מתקשים למצוא את קבצי/נכסי השיווק

אתגר 2. בעייתי לדעת האם קבצים מסויימים ניתנים לשימוש ובאיזה אופן

אתגר 3. בעבודה עם קבצים ויזואליים יש חוסר יעילות משווע

אתגר 4. לוקח יותר מידי זמן לעלות קמפיין

אתגר 5. עבודה שיתופית בצוות אינה יעילה והערות חשובות הולכות לאיבוד

אתגר 6. שיתוף לגורמים חיצוניים לוקח יותר מידי זמן

האם מערכת ניהול לנכסים דיגיטלים מהווה השקעה נכונה עבור הצוות שלך ?

אתגר 1. מתקשים למצוא את קבצי/נכסי השיווק

כמה פעמים מצאת את עצמך מחפש קובץ שאתה יודע שהוא מאוחסן בתיקיה כלשהי, אבל לא הצלחת למצוא אותו? לעתים קרובות, ישנם מספר מקומות זה יכול להיות – אחסון בענן, כמו Dropbox, גוגל דרייב, OneDrive, או SharePoint? אולי זה על כונן קשיח חיצוני? אם כן, איזה כונן קשיח, ואיפה הוא? ייתכן שיש עשרות או מאות כאלו לעבור עליהם, ואז אתה צריך למצוא את התיקייה הנכונה בכונן הקשיח. או אולי זה מאוחסן מקומית במחשב של מישהו. סביר להניח שבסופו של דבר תשאל כמה מעמיתים שלך לעבודה, אבל כנראה שאף אחד לא באמת יודע.

בשלב זה, סביר להניח שבזבזת הרבה יותר זמן בחיפוש אחר הקובץ ממה שתכננת במקור, וזה אפילו לא לוקח בחשבון את הזמן שעמיתיך השקיעו בעזרה לך. ביצוע חיפוש מהיר בכל אחד מהמיקומים האלה אינו קל גם אלא אם כן אתה יודע את מיקום התיקיה המדויק שבו היא צריכה להיות, או את שם הקובץ המדויק – וזה מסתמך גם על העמיתים שלך שכולם אכן נותנים שמות בפורמט הנכון, ללא יותר מידי שגיאות הקלדה !

כאשר בסופו של דבר תמצא את התיקיה המתאימה, אתה רק מקווה שלא תמצא שמות קבצים כסגנון הבא:

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-1

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-final

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-final-FINAL

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-v4-FINAL

ברור לגמרי שהדרך הזו אינה יעילה כלל לניהול של הקבצים שלך.

הפיתרון: אחסון של כל הקבמים שלך במקום יחיד ומרכזי שישמש הHUB לאירגון.

בהטמעה של פתרון ניהול נכסים דיגיטליים (DAM), ניתן לאחסן את כל נכסי השיווק החשובים שלך במיקום אחד. פעולה זו מורידה לגמרי את הצורך לחפש כל הזמן במקומות שונים, וגם מבלי לעבור דרך מבני תיקיות מסובכים כדי למצוא את התוכן שאתה צריך. מערכת DAM תספק קובץ מקור יחיד, אמיתי , לכל המחלקה שלך מכיוון שהמערכת מאפשרת להוריד את הקובץ ישירות לכל גודל או תבנית שתצטרך, מבלי לבצע שינויים במקור שתמיד יהיה זמין ב- DAM.

מידע נוסף: מהי השונות בין מערכת DAM לאחסון בענן

בנוסף, כל הקבצים מתויגים עם מטה-דאטה, הם ניתנים לחיפוש על ידי מילות מפתח במקום שמות קבצים, מה שהופך את התהליך של מציאתם הרבה יותר קל. כאן אתה יכול לקרוא על דרכים שונות לחפש תוכן ב- FotoWare DAM, כול הדרכים הללו מהירים יותר מאשר לנסות להבין איך העמית שלך רשם את שם הקובץ או התמונה של הקמפיין שלך.

אתגר 2. בעייתי לדעת האם קבצים מסויימים ניתנים לשימוש ובאזיה אופן

לאחר שמצאת את הקבצים שאתה מחפש, עליך גם לדעת אם אתה יכול להשתמש בהם או לא – ואיך תוכל להשתמש בהם. לעתים קרובות, אם רכשת תמונות של סטוק באינטרנט או סרטונים, ייתכן שהרשיון כבר פג תוקפו וייתכן שיהיו לו מגבלות שימוש אחרות. מצבים כאלה יכולים לעתים קרובות להוביל לבזבוז של הרבה זמן על מנת לנסות להבין ולמצוא את המידע הזה על קבצים ספציפיים, שכן הפרת רישיונות זכויות יוצרים יכול להיות טעות יקרה מאוד לעשות! אם מידע זה לא תועד בשום מקום, ייתכן שאתה מסתמך אך ורק על זיכרון ( מעומעם משהו ) של עמית שלך.

זה לא חל רק על רשיון תמונות מסטוק כלשהו, אלא, מאז ה- GDPR נכנס לחיינו, אתה צריך להיות בטוח שיש לך הסכמה לגיטימית של העובדים אם אתה משתמש בתמונות שלהם בכל סוג של משאבי אנוש או חומרים שיווקיים. אי עמידה ב- GDPR עלולה גם בסופו של דבר לקנוס את הארגון שלך עד 4% מהמחזור השנתי שלו!

מידע נוסף : האם התמונות שלך מתואמות לתקן GPDR?

הפיתרון: שימוש במטה-דאטה להוספת מידע חשוב לקבצים שלך.

תיוג הקבצים שלך באמצעות מטה-דאטה הוא חלק חיוני באחסון שלהם במערכת ניהול נכסים דיגיטליים. משמעות הדבר היא שתמיד יש לך את פרטי הקובץ המאוחסנים יחד עם הקובץ עצמו, והוא נשאר מחובר לקובץ גם בעת ההורדה. באפשרותך להוסיף לקובץ פרטי רשיון זכויות יוצרים, תאריכי תפוגה, הגבלות שימוש ועוד הרבה יותר, וכל זה על מנת להקל על כל חברי הצוות שלך לזהות במהירות ובקלות אם הם יכולים להשתמש בקובץ למטרה מסוימת, מבלי לשאול אף אחד יותר.

מטה-דאטה גם חיוני כדי לסייע לארגונים לשמור על- GDPR – במיוחד סעיף 7, מכיוון שהוא מאפשר לך לדעת בקלות אילו אנשים נמצאים בתמונות. אם עמית שלך לעבודה עוזב את החברה ומבטל את הסכמתו, עליך למחוק את כל התמונות שבהן מוצג אדם זה. באמצעות פתרון DAM, יש לך הזדמנות לעשות זאת בקלות, שכן באפשרותך לחפש תמונות אלה באמצעות המטה-דאטה לזיהוי העובד (לדוגמה, מספר מזהה העובד הייחודי שלהם).

אתגר 3. בעבודה עם קבצים ויזואליים ישנו חוסר יעילות משווע

האתגר נפוץ עבור קריאייטיבים ומעצבים רבים העובדים עם קבצי מדיה חזותית הוא לעבור ולעבוד עם מספר כלים ותוכנות שונות. ישנו גם הכאב הקבוע של הצורך להוריד קבצים מפתרון האחסון ולהעלות אותם חזרה לתוכנה או הכלי שעליו עובדים. כל אלה אולי נראים כמו משימות קלות, אבל זה במהירות הופך להיות להר של משימות לביצוע, ובסופו של יום, זה מבזבז הרבה זמן, במקום לעבוד בפועל ! זהו גם תהליך מסורבל, אשר גורם ליצירת גרסאות כפולות של הקבצים, פיצוץ של הכוננים קשיחים המקומיים בחומר שבחלקו מיותר, ולמעשה גורם לאיבוד לגירסאות חשובות של הקבצים עם הזמן.

הפיתרון: שילוב של כלי העבודה שלך על מנת שתוכל לעבוד ישירות מהתוכנות / כלים שלך עם הנכסים/קבצים.

במציאות הדיגיטלית של ימינו, לצוותי שיווק יש בד"כ מגוון רחב של יכולת טכנולוגיות , עם כלים רבים ושונים לביצוע של משימות כאלו ואחרות. לכן חשוב לוודא שניתן לחבר ולשלב כלים אלה באלה, באופן שמפחית את המשימות שגוזלות זמן רב. פתרונות DAM מציעים מספר אפשרויות אינטגרציה, כדי לעזור למשתמשים לגשת לקבצים החשובים שלהם – במיוחד תמונות, סרטונים, גרפיקה, קבצי לוגו ועוד – מהכלים והתוכנות שבהם הם משתמשים הכי הרבה. לדוגמה, שילוב פתרון DAM עם CMS של האתר אינטרנט שלך (כמו WordPress או Episerver) פירושו שאינך צריך לשרוף זמן בהורדה והעלאה של הקובץ, אתה יכול פשוט לחפש, למצוא ולהשתמש בקובץ מהCMS עצמו ומבלי להחליף תוכנה. כנ"ל לגבי כלים כמו Photoshop, InDesign, Illustrator ואפילו Microsoft Word ו- Powerpoint.

על-ידי שמירת כל התוכן שלך במערכת מרכזית, וגישה ישירה אליו מתוכנות שונות, תוכל לחסוך זמן, לחסוך מקום ולהיות בטוח שאתה תמיד משתמש בקבצים המאושרים לשימוש.

מידע נוסף : היתרונות של אינטגרציות ועבודה עם כלי פלאג-אין.

אתגר 4. לוקח יותר מידי זמן לעלות קמפיין

הזמן הוא למעשה העיקר כאשר משיקים קמפיין שיווקי חדש. עבור משווקים רבים, יש יותר מדי צעדים המעורבים בתהליכי היצירה בכדי שיכולו לעמוד בלוחות הזמנים בקלות. הצורך לקבל כל תמונה מאושרת על ידי האנשים הנכונים ובזמן ,יכול קחת יותר מידי זמן להגיע לזה .

הפיתרון: עבודה עם תהליכי עבודה אוטומטיים על מנת לזרז משימות ידניות

אחד מהיתרונות הגדולים של פתרון DAM הוא היכולת ליצור זרימה של תהליכי עבודה אוטומטיים שמשנות את מצב הקובץ בצורה שנקבעה מראש – לדוגמה תהליך עבודה של אישור. ניתן לטפל בתהליך כולו של אישור תמונות לשימוש מתוך מערכת הDAM עצמה, להודיע לאנשים הנכונים אוטומטית ברגע שיש צורך באישור שלהם, ולתת להם את היכולת לסמן את התמונה כדי לאשר אותה או לדחות את השימוש בה . עם שילוב של CMS, אתה יכול אפילו לוודא שהתמונות מתפרסמות באתר שלך מיד לאחר האישור הסופי. באפשרותך לקרוא עוד אודות החשיבות של זרימות עבודה כאן, או להוריד את הספר האלקטרוני שלנו להלן כדי לקרוא על 7 תהליכי עבודה הנפוצים ביותר עם פתרון DAM.

חסוך בזמן עבורך ועבור הצוות שלך

7 תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטלית

למד/י על 7 תהליכי עבודה נפוצים במיוחד לחסכון בזמן עבודה

אתגר 5. עבודה שיתופית בצוות אינה יעילה והערות חשובות הולכות לאיבוד

כולנו מכירים את הקשיים שישנם בהעברת מידע. הודעות לפעמים נאבדות בצ'אטים או בשרשורי דואר אלקטרוני שונים, כך שקל לאבד במהירות את המעקב אחר משוב חשוב, ושיתכן שלעולם גם לא ייושם. בעוד שהרבה מהתקשורת יכולה להיעשות באמצעות מטה-דאטה (תאריכי תפוגה, אשראי, מצבי אישור וכו '), משוב ארוך ומעמיק יותר ישותף לעתים קרובות באמצעות מספר רב של פלטפורמות תקשורת כמו Slack, Teams, email, אם לא באופן אישי או בשיחת טלפון! זה מאט את תהליך של שיתוף הפעולה ומגדיל את הסיכויים להיעלמות הערות ומשובים הנדרשים בתהליך.

הפיתרון: שיתוף פעולה ישירות על הקבצים עצמם.

מערכת DAM מאפשרת לך בנוסף לאחסון של כל הקבצים במיקום מרכזי אחד, גם את היכולת שלכל קובץ מצורף כל המידע הרלוונטי שלו . וזה אומר שבנוסף למטא-דאטה, יצטרפו לקובץ גם ביאורים, הערות שמשתמשים יכולים להוסיף על הקובץ כדי להעביר משוב ספציפי לקובץ.

מידע נוסף – מדוע Fotoware מהווה כלי כ"כ נחוץ עבור Elbphilharmonie's marketing

ב- FotoWare, ניתן להוסיף ביאורים ישירות על תמונה, הערות ועוד. בדרך זו, כל התקשורת לגבי כל קובץ, מאוחסנת יחד עם הקובץ עצמו, מה שמקל עליך לדעת בדיוק מה הוזכר/נאמר/נכתב על עיצוב מסוים, מצגת, תמונה או כל דבר אחר שאחסנת ב- DAM שלך.

אתגר 6. שיתוף לגורמים חיצוניים לוקח יותר מידי זמן

משווקים לעתים קרובות צריכים לשתף קבצים חיצונית לארגון, למשל לעיתונות או לסוכנויות חיצוניות ושותפים. זה יכול להפוך במהירות לתהליך שגוזל זמן רב, בגלל קבצים שיש לשנות את גודלם, לשכפל או לשלוח אותם על-פני הודעות דוא"ל רבות, או להשתמש בכלים שונים כמו WeTransfer, בשל מגבלות גודל הקובץ. הכל מסתכם במשימות חוזרות ונשנות יותר, שמסיחות את הדעת ולוקחות זמן מהאחריות האמיתית של השיווק עצמו.

פיתרון: שיתוף של אלבומים, ומתן גישה למחוץ לארגון לשרת את עצמם ברגע שהם צריכים את החומר.

הדרך הפשוטה ביותר לשתף קבצים ב- DAM היא על ידי הוספת הקבצים לאלבום ושיתוף אותם באמצעות דואר אלקטרוני או מתן קישור ייחודי למי שאתה רוצה שתהיה לך גישה אליו. ניתן לעשות זאת בקלות רבה בשלושה קליקים בלבד וכך להעניק לאנשים שנבחרו גישה לכל הקבצים באותו אלבום הספציפי.

דרך נוספת לשתף פעולה עם גורמים חיצוניים היא לאפשר להם גישה לארכיון משותף כדי שיוכלו לשרת את עצמם ולמצוא את מה שהם צריכים על ידי חיפוש הקבצים באמצעות מילות מפתח ומסננים. לאחר מכן הם יכולים להוריד חומר נבחר בגדלים הדרושים להם ויכולים לבצע זאת ללא צורך לפנות למחלקת השיווק לקבלת תמיכה.

מידע נוסף: איך אגודת הבית הלבן הגדילה את ה ROI ע"י ארכיוניפ פנימיים וחיצוניים

האם מערכת ניהול לנכסים דיגיטלים מהווה השקעה נכונה עבור הצוות שלך ?

אתה יכול להבין בדיוק כמה כסף האתגרים האלה עולים לארגון שלך עם מחשבון ה ROI שלנו. בדוק את זה כדי לראות מה אתה יכול לשמור עם פתרון FotoWare DAM. אל תהססו לפנות אלינו לפגישה לא מחייבת כדי לחשוב ביחד כיצד FotoWare יכולה לעזור לך.

מדוע מערכת של ניהול נכסים דיגיטליים הכרחית עבור מערכות של הוצאה לאור

תרגום של פוסט שהועלה ע"י Amalie Widerberg  ב-November 29, 2021

חברות מדיה ופרסום צריכות לפעול מהר. אפילו העיכובים הקטנים ביותר יכולים להוריד באופן דרסטי את הרלוונטיות והתוצאות של הסיפור. הקהל מעולם לא היה גדול יותר, אבל הציפיות שלהם השתנו לגמרי. תוכן שהתעכב או שפג תוקפו פשוט לא רלוונטי יותר בעולם המהיר של היום, ומפרסמים חייבים להבטיח שהסיפור שלהם יגיע לקהל לפני המתחרים שלהם.

מדיה מודרנית צריכה לא רק להיות יעילה – אלא גם להיות משכנעת ומושכת מבחינה ויזואלית. קהלים גדולים יותר דורשים כמויות גדולות יותר של תוכן, ואת/ה תצטרך/י לגרום לסיפורים שלך להתבלט כדי לבנות כל סוג של משיכה. הדבר מושג לעתים קרובות באמצעות רכיבים חזותיים, כמו תמונות, סרטוני וידאו או גרפיקה.

עם זאת, סוגים אלו של קבצי מדיה יכולים לעתים קרובות להיות לא פשוטים לניהול, ויכולים לגרום למהירויות טעינה איטיות, שימוש שגוי ואפילו תוכן אבוד. זו הסיבה שרוב המו"לים משקיעים בסוג כלשהו של פתרון ניהול נכסים דיגיטליים (DAM).

אבל איך אתה יודע אם המבנה והתצורה הטכנית שלך מתאימה לצרכים שלך? מה כדאי לחפש בעת השקעה במערכת DAM? מצא את התשובות לכך ועוד במאמר הבא.

תוכן העניינים

מערכת DAM בהוצאה לאור – מערכת אקולוגית של התוכן שלך

מתי מהירות היא למעשה הכל

עבודה מרחוק באמצעות התקנים סלולרים וניידים

התאמה לצורך המדוייק שלך ( גודל אחד לא מתאים לכולם )

אינטגרציות בהתאמה אישית

בינה מלאכותית ושירותים קוגניטיביים

רוצה ללמוד עוד ?

מערכת DAM בהוצאה לאור – מערכת אקולוגית של התוכן שלך

בבסיסו, פתרון DAM פועל כמערכת אקולוגית עבור התוכן שלך. הוא מבטיח שכל קובץ וקובץ יהיה קל לאיתור, מנוהל ועם יכולת הפצה במהירות – מבלי לאבד זמן בהעלאה, הורדה ומניעה של יצירת כפילויות. מכיוון שהמערכת כולה מבוססת מטה-דאטה, השימוש והחיפוש של הקבצים מתמצע על-ידי המטה-דאטה שלהם, ולא לפי מיקומם.

לפיכך, DAM הוא כלי חיוני עבור מולי"ם כדי להבטיח שליטה מלאה בניהול המדיה שלהם, כמו גם ייצור התוכן והפצה יעילה.

התמודדות עם התפוצצות התוכן

4 יסודות לניהול מערכת נכסים דיגיטליים מוצלחת

למד כיצד חברות מדיה ובידור מצליחות באמצעות ניהול נכסים דיגיטליים!

מתי מהירות היא למעשה הכל

מהירות היא חלק מהותי מההצלחה בתעשיית ההוצאה לאור. אנשים לא מחכים שסיפור חדש יהיה זמין, אלא מצפים שהוא זמין ברגע שהם יפתחו את הטלפון או המחשב שלהם. הביקוש למהירות רק גדל, ומוציאים לאור לא יכולים להרשות לעצמם להיות איטיים על ידי חוסר יעילות בניהול של התמונות והמדיה שלהם.

כמה גורמים שעלולים לעכב את מהירות הייצור:

  • תהליכי העבודה בהעלאה חומר, הינו איטי מדי וגורם לעובדים להמתין מספר דקות לפני שיוכלו להשתמש בתמונה או להפיץ אותה.
  • המערכת לניהול תמונה מבוססת על מבנה של תיקיות ושמות קבצים במקום על מטה-דאטה, מה שמקשה מאוד על איתור התוכן הנכון.
  • חלקים מתהליכי העבודה ובמיוחד אלו הקשורים לאישור ופרסום מתבצעות באופן ידני, ומאטות את התהליך.
  • חסרים האינטגרציות הטכניות הנכונות לעבודה יעילה, ובמיוחד כאשר עובדים נאלצים באופן קבוע להעלות ולהוריד קבצים בצורה ידנית.

עבודה מרחוק באמצעות התקנים סלולרים וניידים

גורם מכריע נוסף בהבטחת מהירות הפרסום הגבוהה ביותר, הוא לאפשר לכל המעורבים בתהליך הייצור לעבוד בדרכים היעילות ביותר עבורם.

משמעות הדבר היא שצלמים, עורכים ויוצרי תוכן אחרים לא צריכים להיות קשורים למבנים פיזיים כדי לבצע את עבודתם. במקום זאת, פתרונות לייצור והפצה של תוכן צריכים להיות גמישים, ולאפשר למשתמשים לעבוד מכל מקום ובכל זמן.

כיום, כמעט כל ציוד הצילום הוא דיגיטלי וישנם בעלי אתרים שמשתמשים בטלפונים ניידים כדי לבצע משימות מסוימות. לכן חיוני שהמערכות המשמשות לניהול תוכן יהיו נייטרליות מבחינה חומרה ויאפשרו עבודה גם באמצעות מכשירים ניידים.

התאמה לצורך המדוייק שלך ( גודל אחד לא מתאים לכולם )

אחת הסיבות העיקריות לשיפור היעילות באמצעות פתרון DAM היא שהיא מאפשרת לך לבנות מערכת אקולוגית של תוכן המותאמת באופן מושלם לך וצרכים שלך. כמפרסם, סביר להניח שיש לך כמה מערכות תוכנה / חומרה שונות ביכולת הטכנולוגית שלך, ולאפשר שילובים בצורה חלקה בין אלו חיוני ליעילות.

קיימות אלפי דרכים לבנות את התוכנה שלך, אך אם הפתרונות שלך אינם יכולים לתקשר זה עם זה, הם עשויות להפוך לנטל רב יותר ממשאב. לכן חיוני שתוכנת ניהול התוכן שלך בתור מו"ל תאפשר שילובים של המערכות שלך באמצעות API.

מה שהופך את DAM לבעל ערך רב יותר, הוא היכולת שלו להיות מותאם ומוגדר תוך דקות. פתרון FotoWare מבוסס על תקנים של התעשייה, מה שמקל עליך ליצור ולהתאים אישית את תהליכי זרימת עבודה באופן מתקדם ותפור אליך.

בדרך זו, אינך צריך לערוך או להחליף את התשתית או המערכות הנוכחיות שלך יותר ממה שאתה רוצה – במקום זאת, באפשרותך לבנות את ה- DAM שלך כדי להתאים באופן מושלם את תהליכי העבודה הנוכחיים שלך.

אינטגרציות בהתאמה אישית

עם ה-API, פתרון FotoWare DAM מאפשר לך לבנות אינטגרציות מותאמות אישית שיתאימו לצרכים שלך. לאחר ההטמעה, באפשרותך ליצור תהליכי עבודה מותאמים אישית באמצעות תוכנה צד שלישי על ידי אותם תהליכים.

הצורך בהעלאות והורדות ידניות יכול להיות להפסק לחלוטין ברגע שקובץ מאוחסן ב- DAM שלך ומשולב ( ניתן לגישה ) עם התוכנות האחרת שלך – אתה גם לא צריך לאחסן כפילויות במקומות אחרים.

בעוד שחלק מהאינטגרציות צריכות לעבוד באמצעות ה- API, רוב פתרונות DAM מציעים גם כמה תוספים מוכנים לשימוש עבור תוכנות אחרות. ב- FotoWare, תוספים כאלה זמינים עבור כמה ספקי CMS (כגון וורדפרס או Episerver), כמו גם Microsoft Office ו- Adobe CC.

פלאגים אלה רלוונטיים במיוחד למולי"ם, שלעתים קרובות צריכים לבצע עריכות בתוכן החזותי שלהם באמצעות InDesign ו- Photoshop. ניתן גם להטמיע ווידג'טים שמותאמים אישית ישירות בנכסים הדיגיטליים שלך באמצעות תכונות שילוב ממשק המשתמש (UII).

בינה מלאכותית ושירותים קוגניטיביים

אחד החלקים המכריעים ביותר של הצלחה בתעשיית התקשורת הוא לשמור על ההתקדמות הטכנולוגית בת זמנך ולהיות מוכנים גם לעתיד. החדשנות הטכנולוגית נעה מהר יותר מאי פעם, ומוציאים לאור חייבים לעמוד בציפיות של המגמות וההתפתחויות העדכניות ביותר כדי לשמור על תשומת הלב של הקהל שלהם. עם הנתון הזה כחלק מהחשיבה שלנו, בנינו את פתרון DAM עם היכולת להיות קל מאוד לשינוי תצורות והגדרות כך שניתן בקלות לאמץ שינוים טכנולוגיים .

מספר חברות הוצאה לאור בודקות יכולות של בינה מלאכותית ושירותים קוגניטיביים, אך חסרות את התשתית הדרושה ליישום טכנולוגיות כאלה. ב-FotoWare פיתחנו פתרון מדרגי שמכון לעתיד, כך שניתן יהיה לאמץ טכנולוגיות חדשות ברגע שהן מגיעות לשוק.

רוצה ללמוד עוד ?

האם ברצונך לקבל מידע נוסף על FotoWare ומה הפתרון שלנו לניהול נכסים דיגיטליים יכול להציע לצוות שלך?

אנחנו כבר עובדים ועוזרים למספר ארגונים בתעשיית המדיה והבידור – כולל The Financial Times Axel Springer, and Schibsted – לנהל בצורה מאובטחת ויעילה את קבצי המדיה שלהם ואת תהליכי העבודה של הפרסום. אם את/ה רוצה לראות איך זה נעשה, צוות המומחים שלנו ישמח להראות לך!

אוטומציה מלאה לתהליכי העבודה בהוצאה לאור: סיפור לקוח Klambt Verlag

By Amalie Widerberg on August 6, 2021

Klambt Verlag היא אחת מקבוצות המדיה הגדולות באירופה, שהוקמה במקור ב-1843. Klambt, הממוקמת בגרמניה, מפרסמת כ- 70 מגזינים, עם תוכן הנע בין יופי ובריאות ועד מזון ונושאים אחרים. יש להם ארכיון תמונות אדיר, מעבדים אלפי תמונות בשבוע, ומיליוני קבצים מדי שנה. למד ממר Rodi Beck – Dam Administrator, Klambt Verlag, כיצד גם אתה תוכל לנהל באופן יעיל ומאובטח כמויות גדולות של קבצים.

המגזין הראשון של Klambt נקרא 'Der Hausfreund' ופורסם לראשונה ב- 1843. לאחר מלחמת העולם השנייה שונה שמו ל'Sonne ins Heim' שמשמעותו "שמש בבית", וב-1967 שינה Klambt את שם המגזין שוב ל'7 TAGE', שעדיין מתפרסם היום.

ידוע כי תמונות הן המפתח בעת עבודה עם מדיה, וגם עבור Klambt, אין זה יוצא מהכלל, כאשר כמות עצומה של תמונות עוברות במערכת בכל יום. מציאת התמונה הנכונה היא חיונית משום שהיא משפיעה על מחיר הייצור ועל הערך הכולל של המגזין.

"כאשר אתה מסתכל על מגזין, הוא מבוסס על תמונות, רוב התוכן הוא תמונות. בדפים מסוימים, תראה 10-15 תמונות, כך שזה התוכן העיקרי: אנחנו עושים את הסיפור סביב [התמונות]. לכן, אנו זקוקים ל-FotoWare כדי לאתר את התמונות הטובות ביותר שאנו יכולים לקבל".

מאגר מרכזי עבור כל התוכן
כדי להבטיח שליטה מלאה בכל התמונות ולעבוד איתן ביעילות המרבית האפשרית, חברת Klambt הקימה מערכת מרכזית אחת עבור הקבוצה כולה, שבה ניתן לאחסן ולנהל את כל הקבצים במאגר משותף. באמצעות Color Factory (מוצר FotoWare שתוכנן במיוחד לאוטומציה ועיבוד של נפחים גדולים של קבצים) כמנוע הראשי, הם יכלו לבנות מערכת ייצור מלאה סביב הפתרון (FotoWare Digital Asset Management (DAM שברשותם. דבר זה מאפשר להם לעבוד מהר הרבה יותר עם הקבצים שלהם על-ידי ביטול הצורך לשלוח תמונות הלוך ושוב או להעלות ולהוריד, ובו בזמן להבטיח שכל הפריטים הנשלחים להדפסה יהיו באיכות הגבוהה ביותר הזמינה:
"[כשאנו] יוצרים את ה- PDF להדפסה, דרושים לנו נתונים ברזולוציה גבוהה, דמיין שישנם בחוץ כמה מאות אנשים, והם צריכים לשלוח את הנתונים פנימה והחוצה. אתה לא יכול לעבוד עם הנתונים ברזולוציה הגבוהה מכל מקום , לעתים האינטרנט איטי. לכן הקבצים מאוחסנים ב- FotoWare, ובאפשרותך להעביר אותם בתהליך העבודה מבלי להעביר את הנתונים בפועל."

מערכת מסוג זה אינה אפשרית ללא מערכת DAM בעלת ביצועים ויכולות גבוהים , הניצבת במרכז הפתרון. מעצבים ועורכים גרפיים יצטרכו להקדיש זמן רב מדי להעלאה, להורדה ולשליחה של הודעות ותמונות שונות. עם זאת, באמצעות הפתרון של Klambt , FotoWare מצליחה לשמור כל הערה, הצעה, תמונה ועיצוב במערכת מרכזית אחת. אפילו העבודה הגרפית של הרכבת הדפים הפיזיים מתבצעת ישירות בתוך המערכת, הודות לפלאג-אין עבור Adobe CC.

באמצעות Adobe CC Extension, עובדי Klambt יכולים לעבוד עם InDesign ישירות בתוך פתרון DAM שלהם כפי שנראה לעיל.

ניהול תוכן ממשרדים מרוחקים
דרך עבודה מרכזית זו הייתה גם שימושית במיוחד בכל הנוגע לעבודה מרחוק. כאשר סוכנויות וצלמים רבים שנמצאים רחוק מהמשרד, Klambt נסמכת על המערכת המאובטחת שיכולה לשמור על הקבצים ולהפוך אותם לקלים לאיתור ולניהול מרחוק. זה היה חשוב במיוחד במהלך מגיפת ה Covid-19 , וגרם לרבים לעבוד מרחוק.

"דבר נוסף הוא שחברת FotoWare מסייעת לנו בתהליך העבודה מבחוץ. לדוגמה, בגלל הקורונה נאלצנו להעביר את כל העובדים – בעיקר לעבודה מהבית – ולכן נאלצנו להשתמש בכלי המאפשר לנו להפעיל את תהליכי הייצור מבחוץ".

מעבר ממבנה תיקיות לזרימת עבודה מונחית-נתונים
בכל השנים, Klambt Verlag ניהלה את הקבצים שלה בתוך מבנה תיקיות. עם בניית מערכת העריכה שלהם סביב FotoWare ו-Color Factory, הם יכולים לבסס את זרימת העבודה שלהם על נתוני מטה-דאטה ועם זאת עדיין לשמר מבנה תיקיות, היא מנוהלת באמצעות נתוני מטה-דאטה ומאפשרת אוטומציה של כמה משימות. בדרך זו, כאשר עובד מנווט בין התיקיות בתהליכי העבודה, הוא לא צריך להוריד או להעביר דבר באופן ידני.
"עדיין יש לנו מבנה תיקיות, אך ההבדל הוא כאשר אנו עובדים במערכת החדשה עם FotoWare ותהליכי העבודה, אנחנו רק מזינים את הקבצים למערכת, והם מאוחסנים בתיקיה אחת. הם נשארים שם, וכל השלבים שבהם נראה שאנחנו מעבירים אותם, אנחנו כבר לא מעבירים אותם, אנחנו פשוט משנים את המטה-דאטה."

מפשט את תהליך ההדפסה
המטרה של תהליכי העבודה היא לקבל את כל התמונות מהמצלמה לדפוס, וכן לחשב את עלויות הייצור, אשר עשויות להשתנות בהתאם לגודל, למיקום ולסוכנות של כל תמונה. כל זאת תוך עמידה בחוקי זכויות יוצרים בגרמניה, הדורשים בכל מגזין לכלול פרטי תמונה בכל דף. היום, רודי עובד על אוטומציה של תהליך הוספת מידע זה לעמודי המגזין, שיחסכו עבור Klambt אלפי שעות מדי שנה:
"מילוי המידע לתמונות עדיין צריך להיעשות; ככה זה, עדיין עליך להכניס מטה-דאטה, אך אינך צריך לחשוב על כך בתהליך הפריסה. בדרך כלל אנו זקוקים ל- 20 דקות לכל דף כפול כדי לאסוף מידע זה. פירוש הדבר הוא שנחסוך אלפי שעות בשנה אם נהפוך תהליך זה אוטומטי לחלוטין באמצעות מטה-דאטה."

צילום מסך של האופן שבו הממשק נראה בעת מילוי הנתונים.

השימוש היעיל במטה-דאטה גם מקל על חישוב העלויות מאחר שפרטי התמחור מצורפים לכל פריט, ומתקן את עצמו באופן אוטומטי בעת הצורך. לדוגמה, בעת הוספת תמונה לעמוד, תוכל לראות מאוחר יותר תעתיק של מחירו, אשר יתאים את עצמו אם תשנה את הגודל או את מיקום התמונה.

תהליכי גישה מוגדרים מראש ושיתוף פעולה יעיל
בעוד שלהפיכת תהליכי העבודה של עריכת המגזין מונעת לחלוטין על-ידי מטה-דאטה, יש לה יתרונות רבים – חיפוש מהיר, אחסון קבצים מאובטח ובקרה משופרת …. הם רק חלק מהם , אחד מהיתרונות הבולטים של שיטה זו הוא שיתוף פעולה פנימי.

למרות שהמערכת עצמה מסיבית, היא בנויה באופן המקל על העובדים לנהל את עבודתם. בעת כניסה למערכת, הם יכולים לראות רק את החלקים של תהליכי העבודה הרלוונטיים להם, ולאחר סיום משימה, היא נשלחת באופן אוטומטי לשלב הבא.
במהלך השלבים השונים, כל מחלקה פועלת על חלקי המגזין שבהם היא אחראית, ומקלה על הקצאת משימות ביניהן. הדבר נעשה באמצעות כרטיסי משימה, המסבירים מה דרוש עבור מקטע של המגזין ומסתיים כדף מעוצב לגמרי או שניים. לדוגמה, כאשר מעצב בוחר כרטיס משימה, פעולה זו נכתבת אליו; לאחר שעבודתו תבוצע, המטה-דאטה יכללו מידע זה וישלחו את הכרטיס למעשה לשלב הבא שבו עובד אחר אוסף אותו. וכך היא תימשך עד שכל העמודים יהיו מוכנים להדפסה, בשלב זה, כאשר כל אחד מהם מכיל המון מידע כתוב בהם:
"במטה-דאטה, יש לנו היסטוריה של פעילות הקבצים בתהליכי היצור. […]כל השלבים שאנו עוברים נמצאים בהיסטוריה זו. כך שתמיד תוכל לבוא ולראות מי עבד על מה."

צילום מסך של המראה של כרטיסי המשימה השונים בממשק FotoWare Pro

מערכת אחת למגזינים רבים
בנוסף, העובדה כי המערכת אחידה מבטיח שהתהליכים יהיו זהים לכל מגזין, דבר המקל על עובדים לסייע למחלקות אחרות בעת הצורך:

"יש לנו מחלקות שונות שעובדות על מגזינים שונים, אך אחת המטרות העיקריות שלנו עם תהליכי העבודה של המערכת החדשה היא שאנו מקבלים תהליכי עבודה זהים לכולם. כמובן, זה שונה כאשר יש לך מגזין שבועי או אם יש לך מגזין רבעוני. אך השלבים [יכולים להתבצע] על-ידי כל מחלקה באותו אופן, ותהליך השימוש במטה-דאטה יקל עלינו לקבל קו נקי יותר. לדוגמה, מישהו שעובד עבור מגזין אחר יכול לעזור לך, במקרה הצורך. זוהי אחת המטרות העיקריות של תהליכי העבודה עבור הוצאות לאור: לקבל דרך אחת לבצע את העבודה".

האם דרוש לך פתרון של DAM?
פתרון DAM הוא הרבה יותר מאשר בנק תמונות טיפוסי. זהו מרכז המערכת האקולוגית של התוכן, המאפשרת לך לבצע אוטומציה ולייעל משימות, לשתף פעולה בייצור תוכן, לנהל ביעילות תמונות ברזולוציה גבוהה ועוד הרבה יותר, כל זאת מבלי שתצטרך להעביר קבצים ממקום למקום באופן ידני.

DAM vs Microsoft One Drive

פורסם ע"י Bettina Berntsen on May 22, 2020

האם תהית אי פעם מה ההבדל בין ניהול נכסים דיגיטליים לבין שירותי אחסון ושיתוף אחרים בענן?
אם אתה רוצה ללמוד יותר על הסיבות בגללן כדאי להשקיע במערכת ניהול נכסים דיגיטליים כאשר אתה כבר משתמש ב- Microsoft 365 , במאמר זה, נסקור את הדומה והשונה בין מערכות ניהול נכסים דיגיטליים לבין Microsoft 365 , בפרט – כלי אחסון הענן של מיקרוסופט – OneDrive.

מיקרוסופט מתארת ​​את Microsoft 365 כחבילת יישומים ליצירה בעבודה ובחיים. הפלטפורמה מספקת כלים לשיתופי פעולה, תקשורת, אבטחת מכשירים וניהול IT והיא משתלבת עם המון יישומים אחרים.

מערכת ניהול נכסים דיגיטליים מעניקה לך מקום אחד לאחסן את הקבצים החשובים שלך ולארגן אותם באופן שחבריך לעבודה לא זקוקים לעזרתך בכדי למצוא אותם. על ידי הוספת מטא-דאטה לקבצים אתה הופך אותם לנכסים – ערכם עולה מכיוון שניתן למצוא אותם, לשתף אותם ולעשות בהם שימוש חוזר כשאתה זקוק להם שוב.

הבדל חשוב הוא שמערכת ניהול נכסים דיגיטליים כמו FotoWare משותפת ופתוחה לעובדי החברה מהרגע הראשון. בעוד OneDrive הוא אחסון הענן שלך בו הקבצים הם פרטיים, ואתה בוחר אילו לשתף והאם בכלל ברצונך לשתף.

יתרונות מערכת FotoWare DAM

1.גישה נוחה לנכסים דיגיטליים: היתרון העיקרי של DAM הוא בקלות היכולת למצוא, לגשת, לאחזר ולהשתמש בכל הנכסים הדיגיטליים ממקום אחד ויחיד. המערכת מבטיחה שכל הקבצים נכללים בבסיס הנתונים , ומקוטלגים כראוי עם מטא-דאטה כך שניתן יהיה לחפש אחר כך ולאחזר אותם בקלות. אפילו אם אינך זוכר את הכותרת של קובץ מסוים, אתה יכול לחפש באמצעות מגוון פרמטרים, כגון תגים, תיאורים, קטגוריות, תוכן המסמך ועוד.

2.שימוש בנכסים שלך בכל מקום: עם תוספים וממשק API פתוח תוכלו לשלב ולהתחבר כמעט לכל כלי אחר, כולל Microsoft 365! ישר מהקופסה, אתה יכול להשתמש ב FotoWare להוספת תמונות או גרפיקה למצגת PowerPoint והיה סמוך ובטוח שקבצים אלה מאושרים לשימוש, או שאתה יכול לפתוח ולערוך קובץ מ- FotoWare בתוך Adobe InDesign או Photoshop לדוגמה.

3.שיתופי פעולה: שתף נכסים עם עמיתים או גורמים חיצוניים. שלוט האם באפשרותם להוריד או לזכותם רק הרשאות תצוגה מקדימה בלבד. שתף נכסים ותן לעמיתים שלך להעיר הערות בתוך הנכס. לדוגמה, אם אתה עובד על פרויקט יצירתי בו הוויזואליות היא חלק חשוב ממנו ואתה רוצה משוב על קובץ גרפי, כגון לוגו או תמונות למדיה חברתית.

4.שפר את היעילות עם משימות ותהליכים אוטומטיים: עם מערכת DAM, אתה יכול להיות פרודוקטיבי יותר כשאתה יצירתי. ב- FotoWare, תכונות כמו 'חיתוך והורדה' פירושו שתוכלו למצוא בקלות נכסים ולהוריד אותם במהירות בגודל ובסוג הקובץ הדרוש לך. אתה יכול אפילו ליצור הגדרות מוכנות מראש, מה שמקל עוד יותר לקבל את הנכסים שאתה זקוק להם בגודל ובפורמט שאתה זקוק לו.

יתרונות OneDrive

1.גש לכל הקבצים שלך בסביבת העבודה שלך בענן: מכיוון שMicrosoft 365 היא פלטפורמה עם מספר אפליקציות לעבודה ולחיים, אתה יכול להיות סמוך ובטוח ש- OneDrive מתחבר לכולם, ומאפשר לך גישה נוחה לא משנה היכן אתה נמצא, או מאיזה מכשיר אתה ניגש.

2.עבודה על קבצים בו זמנית: שיתוף פעולה הוא המפתח בתוך העבודה והחיים, ו- Microsoft 365 ו- OneDrive מאפשרים לך לעבוד בו זמנית על קובץ, כגון מסמך word או מצגת PowerPoint יחד עם רבים אחרים. זה מאפשר יעילות וגישה מיידית לקובץ המעודכן האחרון בפרויקט שאתה עובד עליו. במקום לשתף מסמכי עבודה בקבצים מצורפים לדוא"ל, תוכלו לשתף אותם באמצעות קישורים או הזמנת דוא"ל. ככה, כולם בטוחים שהם עובדים על אותו קובץ במקום לשלוח גרסאות קדימה ואחורה בין בעלי עניין רבים.

3.שמור על שליטה על זכויות הגישה: ב- OneDrive תוכלו לראות בקלות אילו קבצים שיתפו אתכם ואילו קבצים שיתפתם עם אחרים, מה שמקל על המיון בין מה שפרטי לבין מה שלא. אתה יכול להגדיר זכויות גישה, לאפשר למשתמשים לצפות בתצוגה מקדימה או לערוך קבצים, להגדיר תאריכי תפוגה ואפילו להגן על ידי סיסמא על מסמכים שברצונך לשמור על פרטיות בין קבוצה מסוימת של אנשים, או רק לעצמך.

מה ההבדלים בין מערכת DAM ו- OneDrive

1.סטטוס הקובץ
1.OneDrive מושלם עבור נכסים הנמצאים בעבודה משותפת בין אנשים ואיתך. קבל גישה נוחה לקבצים והמשך עבודתך ממכשיר אחר, כל עוד אתה מזדהה עם שם המשתמש שלך.
2.מערכת DAM מושלמת עבור נכסים שעבורם הסתיימה העבודה והם צריכים להיות זמינים לכל או לחלק מהארגון ו/או משתמשים חיצוניים. לדוגמה, חומר קמפיין שיווקי, מצגות לכלל החברה, חומרי מיתוג כמו לוגו או חומר שיווקי אחר, תמונות לעיתונות ועוד ועוד.

2.אחסון קבצים
1.אחסון קבצים ב- OneDrive הוא מהיר. עם המנוי שלך ישנה כמות מסוימת של אחסון בחינם שמגיע עם התוכנית שלך. הנכסים מאוחסנים במבני תיקיות, לפי שמות קבצים, תאריך העלאה ושינוי, שינוי לפי גודל הקובץ.
2.ב- DAM, העלאת קבצים היא קלה. תייגו אותם עם המטא-דאטה הנכונים, למשל מה הנכס מכיל, לאיזה קמפיין או מחלקה הוא שייך, ועוד… מרבית החברות מחליטות על תבנית מוגדרת להוספת מטא-דאטה לנכסים שלהם, מה שמקל על העובדים אפילו יותר למצוא אותם. ניתן להגדיר את קיטלוג הנתונים לפי הצורך של כל ארגון ולוודא שכל הנכסים יתווספו כראוי. ב- DAM, לעתים קרובות נכלל אחסון בתוכנית שתבחר.

3.חיפוש ומציאת קבצים
1.ב- OneDrive אתה מחפש שמות קבצים, מעיין במבנה תיקיות או מחפש את המחבר / זה ששיתף איתך את הנכס כדי למצוא ולאחזר קבצים. לעתים קרובות, ב- OneDrive הפרטי קל להתמצא בהכל, מכיוון שמבנה הקבצים והתיקיות שלך נקבע על ידיך. כשאתה מחפש ומאחזר קבצים שאחרים שיתפו איתך זה יכול להיות קשה יותר מכיוון שיש לך רק שמות קבצים או שם האדם ששיתף איתך את הקובץ להסתמך עליו.
2.ב- DAM, חיפוש ומציאת נכסים הוא קל. עבור כל הנכסים תוכלו לחפש אחר התגים השונים שהנכס קשור אליהם, למשל זמן ותאריך, מחבר הנכס, המחלקה אליה הוא שייך, מזהה קמפיין, זיהוי עובד, סטטוס הסכמה הנוגע ל- GDPR וכל דבר אחר. זה תלוי רק בך ובארגון שלך. יתר על כן, כל טקסט הנמצא במסמך בעת העלאה, הופך זמין לחיפוש כך שעליך רק לזכור מילה ממצגת או ממסמך טקסט כדי שתוכל לחפש ולמצוא אותה שוב.

4.גישה לקבצים
1.ב- OneDrive אתה יכול להחליט אם הנכס שאחסנת אמור להיות זמין עבורך או למישהו אחר. אתה יכול לשתף את הנכס שלך עם קולגה אחרת או עם אנשים רבים, לקבוצה ספציפית ועוד. אתה יכול לקבוע תאריכי תפוגה ,להגן בסיסמה ולהסיר הרשאות בכל רגע. עם OneDrive יש לך שליטה מלאה על הנכסים שאתה מעלה.
2.ב- DAM הרעיון הוא שמדובר בנכס משותף ברגע שעלה למערכת. עם זאת, אתה עדיין יכול להחליט אם לכל הארגון, חלקים שונים בארגון או רק למנהלים צריכה להיות גישה, למשל. כשאתה משתף נכסים בתוך הארכון או מחוצה לו, אתה יכול גם להחליט אם הם צריכים להיות מסוגלים רק להציג תצוגה מקדימה או גם להוריד את הנכסים. יתר על כן, אתה יכול לקבוע תאריכי תפוגה של נכסים ולהסיר הרשאות בכל רגע.

5.סוגי הקבצים
1.ב- OneDrive תוכלו לאחסן כל סוג קובץ של עד 100GB ולהציג תצוגה מקדימה של כמעט כל סוג קובץ מבלי להוריד כל תוכנה מיוחדת. עם זאת, ישנן כמה מגבלות על גודל הקובץ כדי שתוכלו להציג תצוגה מקדימה של סוגי קבצים.
2.ב- DAM, ובמיוחד במערכת FotoWare, אתה יכול להציג תצוגה מקדימה של כל סוג קובץ ללא כל תוכנה מיוחדת.

6.שיתוף פעולה
1.OneDrive מיועדת לשיתוף פעולה קל בין אנשים. לעבודה בו זמנית על מסמך או מצגת למשל, בכדי לייעל את העבודה המשותפת. כשאחרים עובדים על המסמך או במצגת במקביל אליך, קל לראות איפה ומה האנשים האחרים תרמו. הוספת הערות ועריכה בתוך המסמך, הכל בבת אחת.
2.ב- DAM תוכלו לשתף פעולה בקלות על נכסים עם מה שאנו מכנים 'הערות'. הוסף הערות בשדה התגובות על הנכס. אתה יכול אפילו להוסיף הערות בתוך הנכס! לדוגמה, אם אתה עובד על עיצוב גרפי לקמפיין הקרוב אתה יכול להגיב אם אתה רוצה שאובייקטים יעברו מעט ימינה או שמאלה, ישנו צבע וכו'.

7.פלאג-אין
1.מכיוון ש- OneDrive הוא חלק מחבילת הענן Microsoft 365, כל היישומים בפלטפורמה זו פועלים בצורה חלקה יחד. פתיחת מסמך Word מ- OneDrive או הוספתו ל-Teams היא נעשית בקלות. יתרה מזאת, תוכלו למצוא יישומים רבים של צד שלישי עם גישה כבר ל- OneDrive כאפליקציה, מה שמקל על הכניסה ואחזור קבצים.
2.ב- DAM תוספים ואינטגרציות הם הכרחיים. FotoWare מציעה תוספים מוכנים ל- Microsoft PowerPoint ו- Microsoft Word, מה שמקל על חיפוש, מציאה והכנסת הנכסים, כגון תמונות שאתה צריך במסמך עבודה או במצגת. ליצירתיים יותר בינינו, FotoWare מציעה תוספים מוכנים עבור Adobe Photoshop ו- InDesign. תוספים עבור CMS WordPress\EPiServer זמינים גם הם. יתר על כן, FotoWare מציעה API פתוח המאפשר לך ליצור כל שיתוף.

סיכום

DAM אינה מציעה להחליף את Microsoft 365 OneDrive כאפליקציית אחסון. אנו מקווים שתראו ששתי היישומים הללו יכולים להשלים זה את זה. יצירה ושיתוף פעולה על מסמכים, כגון Word או PowerPoint, היא משימה קלה כשאתה עובד בסביבת Microsoft 365 ואחסון ושיתוף מ- OneDrive. מה שיפה הוא שאתה יכול לפתוח מצגת PowerPoint משותפת של עמית ולהוסיף תמונות וויזואליות ישירות מ- FotoWare בתוך המצגת עצמה, תוך ביטחון שהקבצים שאתה בוחר להוסיף מאושרים לשימוש, אינם מפרים זכויות יוצרים ויש להם רישיון שימוש תקף למשל. יתרה מזאת, לאחר שסיימתם את המצגת והיא אושרה על ידי כל הגורמים, תוכלו להעלות אותה ל- FotoWare, ולהפוך אותה לזמינה עבור הארגון כולו או רק חלק ממנו, ותאפשר לקולגות שלכם ליצור קבצים חדשים במהירות רבה יותר, ולקבל השראה משימוש בקבצים שאתה והצוות שלך כבר יצרתם!

FotoWare היא יישום שיכול להועיל לך כמשתמש קיים ב- Microsoft 365. אנו מעזים לומר כי הוספת השימוש ב-FotoWare יחד עם חבילת הענן שלך ב- Microsoft 365 יכולה להפוך אותך לפרודוקטיבי עוד יותר!

מדוע זה הזמן שSaaS תהפוך לברירת המחדל עבור עסקים


נכתב ע"י Radmila Milenkovich on April 15, 2020

תוכנה כשירות (SaaS) הוא ביטוי שרבים לא שמעו עליו לפני פרוץ COVID-19. עם זאת, המעבר הכפוי לאחרונה למשרד הביתי עבור כה רבים מאיתנו הפכה את SaaS לצורך הכרחי לעסקים ברחבי העולם. במאמר זה נבחן מה המשמעות של SaaS בדיוק, כיצד היא בהשוואה לשיטות מסורתיות של רכישת תוכנה, ומדוע עכשיו הגיע הזמן לאמץ אותה.

המגיפה השפיעה על כולנו בדרכים רבות ושונות, ועולם העסקים ללא ספק השתנה דרמטית כתוצאה מכך. לאלו מאיתנו שהתמזל מזלנו להיות מסוגלים לעבוד מהבית, הדורשים רק מחשב נייד וסט אוזניות, המשכנו את ימינו כמעט כמו קודם – רק מהנוחות של הבית במקום המשרד. היום-יום עדיין מורכב מתגובה להודעות דוא"ל, קפיצה לשיחות ועידה של צוותי מיקרוסופט, תכנון ותיעוד ב- Confluence, פרסום פוסטים בבלוג ב- Hubspot, שיתוף תוכן עם סוכנויות באמצעות FotoWare ויצירת עיצובים גרפיים חדשים עם Canva. הסיבה שכל זה אפשרי היא בזכות טכנולוגיית הענן – באמצעות תוכנה הפועלת בשרת של מישהו אחר. זוהי – תוכנה כשירות.

ניקח צעד אחורה – מהי בדיוק SaaS?

תוכנה כשירות הוא המושג של אספקת חבילת תוכנה כשירות מבוסס אינטרנט בו הספק דואג לעדכוני תשתיות (חומרה) ותוכנה. יתכן שאתה חושב "האם זה לא המקרה עם כל התוכנות?" – טוב, לא ממש. באופן מסורתי, עסקים רבים בחרו להפעיל את כל התוכנות שלהם באופן מקומי, לרוב בגלל מדיניות פנימית או רמות אבטחה מיוחדות. במילים אחרות, התוכנה מותקנת, מופעלת ומתוחזקת בשרתים מקומיים משל עצמם ולא במתקן מרוחק.

במקרה של נסיבות חריגות, כמו התפרצות COVID-19, כולנו נדחקנו מאזורי הנוחות שלנו כמו שלא היו מעולם. הגבלות נסיעות וכללי הסגר הגבילו מאוד את האפשרויות לשיתוף פעולה בין עמיתים, שותפים וסוכנויות. עם זאת, המופע חייב להימשך – עדיין יש לנו עבודות לעשות! יש לפרסם מאמרים חדשותיים ועל המותגים להמשיך לפרסם, ולתחזק את התקשורת והמוצרים שלהם גלויים לציבור. עבור עסקים רבים הדבר גרם לבעיות חמורות בכך שצוות העובדים אינו יכול לגשת לכלים ולמשאבים הדרושים להם כדי לבצע את עבודתם.

SaaS פותרת בעיה זו ומאפשרת לך לגשת לכלי העבודה שלך בכל עת, מכל מכשיר ומכל מקום.

רבים מלקוחותינו חיפשו לבצע את המעבר לענן, אשר הסתמך בעבר על מערך מקומי מסיבות ביצועים. עם זאת, התפרצות COVID-19 נראה שמעלה במהירות את הצורך הזה עבור עסקים רבים, מכיוון שרוב כוח העבודה הלא חיוני נמצא כעת מרוחק.

אז, מה ההבדלים העיקריים בין מערכת מקומית לבין SaaS?

  • SaaS מאפשרת לך לשלם חודשית או שנתית, בעוד שלפתרונות מקומיים לרוב יש לך השקעה גדולה מראש – הצעה פחות אטרקטיבית בתקופות כלכליות סוערות.
  • באמצעות SaaS, אתה יכול להתחיל לעבוד תוך כמה דקות פשוטו כמשמעו – כך שתוכל לבצע את העבודה שלך מהר יותר. משמעות ה"שירות "פירושה שאנו דואגים לכל הקסם שקורה מאחור, אינך צריך לקנות חומרה ולבצע התקנות.
  • תחזוקה ועדכונים מטופלים על ידי ספק SaaS באופן אוטומטי – כך שלא תצטרכו להסתכן בהשקעה ב- IT והשקעות נוספות שיכולות לשמש טוב יותר במקומות אחרים.
  • SaaS הוא בטוח יותר מאשר רכישת תוכנה – חלק מהקוראים עשויים לא להסכים איתי בנושא, בגלל מדיניות פנימית יוצאת דופן. אבל כשאסון טבע יכה, האם אתה מעדיף שיהיה חדר שרתים אחד שיוכה בשיטפון, או שאתה מעדיף שהנתונים שלך ישוכפלו אוטומטית למספר מרכזי נתונים ברחבי העולם?
  • SaaS מציעה תשתית והתרחבות מדורגת, כלומר שכפול נתונים ויתירות קיימים במחיר הנמוך לאין שיעור מכל פתרון רכישה (on-prem) שאי פעם יוכל להתקרב אליו.
  • SaaS הוא אינו תלוי לחלוטין בחומרה. אתה יכול להשתמש בתוכנה בגישה מכל סוג דפדפן ומכל מכשיר – Mac, Windows, טאבלט או נייד – זה לא משנה.

כיום, התמקדות בלקוח חשובה יותר מתמיד. עבור חברות תוכנה זה אומר לקחת אחריות על מנת להקל על המשתמשים לבצע את עבודתם, לא משנה היכן הם נמצאים.

ב- FotoWare, אני שמחה לראות כיצד הלקוחות שלנו נהנים מפתרון ה- SaaS שלנו, ונעזרים בו לחפש, למצוא ולשתף את הקבצים הדיגיטליים שלהם בקלות. למידע נוסף על הלקוחות המדהימים שלנו וכיצד הם משתמשים ב- FotoWare, תוכלו לקרוא את הסיפורים שלהם כאן.

עבודה עם מטא דאטה ( METADATA ) רלוונטי ועדכני באמצעות משטר ישום נכון .

By Olav Andreas Frenning on January 29, 2020

מטא דאטה , מטא מה ?

OK , בוא נתחיל מחדש . משטר מטא-דאטה הוא התהליך של ניהול הצורה והדרך שבה מתארים ומקטלגים את התוכן שלך באמצעות מטא דאטה במערכת ניהול הנכסים שלך , או , בניסוח אחר : מטה-דאטא זה מה שעוזר למשתמשים לגלות תוכן רלבנטי – על ידיד הפרדת החיטה מהמוץ. יישום של משטר מטה-דאטא כרוך בניהול כללים לאופן והצורה שבו יש לתאר את הנכסים בDAM שלך, כך שכולם ידעו כיצד לתאר תוכן משותף , וכן כדי שאחרים יוכלו למצוא את החומר הדרוש להם מבלי להתאמץ. ואז לוודא שהנהלים הללו נשמרים ונאכפים על מנת להבטיח את המטא-דאטה נכון וגורם לכך שהתוכן, נשאר רלוונטי לאורך זמן.

מדוע משטר הניהול למטאדאטה משנה בכלל ?

מערכת ניהול נכסים דיגיטליים (DAM) נמצאת בליבת הארגון שלך ותהיה בשימוש במשך שנים רבות כדי לשמור על הנכסים שלך בשליטה . נכסים אלו יכולים להיות נכסי מותג כגון לוגו חברה וגרפיקה, אוספי מסמכים, תמונות, וידאו או כל קטגוריה אחרת של תוכן. מערכת ה DAM מסייעת לארגון ולשיתוף נכסים בין העובדים, ותסייע לפרסום נכסים למערכות מקושרות כגון מערכות ניהול תוכן, מערכות עריכה ומערכות משולבות אחרות.
בעוד ארגון כמות קטנה של קבצים הוא קל יחסית, המטרה של מערכת DAM היא להיות מקום מרכזי ויחיד לגישה, חיפוש ומציאה של כל סוגי התוכן, חדש וישן, וכן כדי לעשות שימוש חוזר בתוכן רלוונטי בדרכים משמעותיות, תוך שמירה על זכויות השימוש וסטטוס אישרור , זכויות גישה, תוחלת חיים של תוכן וכן הלאה.

תיכנון – הוא המפתח לאירגון התוכן.

מטא דאטה – זהו הכלי שיבצע את העבודה.

משטר ניהול – זה מה שישמור על התוכן שלך בצורה הדוקה לאורך זמן.

מערכת DAM , אם תשאיר אותה ללא ניהול אדוק אחיד ומסודר , בדומה לשרת קבצים, היא פשוט תתמלא בתוכן אקראי ככל שהזמן עובר, ותהפוך בהדרגה לחסרת תועלת. אם לא ניתן למצוא בקלות תוכן , ולא ניתן לעשות שימוש חוזר בתוכן, הרי שמערכת הDAM נכשלה במשימתה הבסיסית -קלות של חיפוש ומציאת חומרים ותוכן , שיתוף ושימוש. משטר הניהוך כרוך בביצוע שיגרות עבור תוכן האצור במערכת וכן של המטה דאטה שלו כדי להפוך את התוכן הנוכחי, רלוונטי קל למצוא ולהשתמש, תוך כדי שמירה על התוכן הכולל ערך היסטורי, שפחות משפיע על העבודה היום -יומית של המשתמשים.
רוטינות כאלה יכולות לכלול ניטור השימוש במערכת, חפירה בנתונים להבנה מה משתמשים מחפשים ? איזה תוכן ?ומה יחודי בחומר הזה , עדכון מטה-דאטה כדי לשקף באופן מדויק יותר את השימוש בפועל, והכשרת משתמשים לנצל את המירב של המערכת.

עם משטרשל נתוני מטא דאטה במקום , משתמשים ימצאו בקלות וביעילות את מה שהם צריכים

ב FotoWare יש לנו מעל 20 שנות ניסיון לסייע לעסקים בהצלחה לתכנן ולפרוס פתרונות ניהול נכסים דיגיטליים שיהפכו וישארו כלי עסקי הכרחי שלא ניתן לוותר עליו . השיעורים שלמדנו הודרו בקפידה הספר האלקטרוני שלנו משטר המטא-דאטה, אשר זמין כהורדה בחינם.

תוכל לקבל מידע ותשובות לשאלות חשובות כמו :

  • כאשר מתכננים מערכת DAM , מי אמור להיות מעורב בתהליך בארגון ?
  • איזה מטה דאטה צריך להטמיע ? וכמה נחשב למספיק ?
  • כיצד ניתן לאמוד את תגובת המשתמשים לתוכן והארגון שלו ?
  • כיצד ליצור רוטינות לעדכון מטה-דאטה והתוכן הנוכחי באופן שיישאר רלוונטי?

מהם WORKFLOWS ?

פורסם באתר Fotoware.com

תהליכי עבודה היא קבוצה של תהליכים יומיומיים או ממוקדי משימה שאנו מנהלים במערכת ניהול נכסים דיגיטלית. הפוך התהליכים לאוטומטיים או גרום לקבצים שלך להיות זמינים לשוק מוקדם ככל האפשר על ידי יצירת תהליכי עבודה בקלות לעיצוב, סקירה, אישור ופרסום של קבצים. ייעל יצירת תוכן וטיפול בנכסים באמצעות אוטומציה של תהליכי עבודה ידניים.

החזר השקעה

תהליכי עבודה נכונים ויעילים הם הדרך הטובה ביותר למיטוב ה-ROI של המערכת.

ניהול הרשאות

השתמש בקבוצות לשלוט מי יכול לגשת לקבצים מסוימים. משתמשים יראו רק את הקבצים להם יש הרשאה עבורם.

השאר מעודכן

צפה ואתר במהירות את סטטוס הקבצים במערכת על ידי שימוש בסימונים וקבלת התראות.

ייעול העבודה

חוזר על אותה פעולה שוב ושוב? צור פעולה אוטומטית שתבצע את המשימות עבורך.

7 רעיונות לתהליכי עבודה היכולים לחסוך זמן לצוות שלך

למד מהדוגמאות המובאות כאן כיצד תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטליים של Fotoware יכולים לעזור ולזרז פעולות נפוצות (ומשעממות) או להפוך לאוטומטיות לגמרי ולגרום ליום שלך להיות קצת יותר קל.

מארקרים לאישור שימוש בקובץ
על ידי שימוש בסימני אייקון קטן בראש תצוגת הקובץ בארכיון, משתמשים יכולים לקבוע במהירות אם ניתן להשתמש בקובץ או לא. סימנים מוגדרים על ידי מנהל המערכת וניתן להגדיר אותם כך שיופיעו בכל הקבצים שיש להם ערך מסוים בשדה מוגדר – למשל תאריך תפוגה של רישיון או מקום בו הנכס מורשה לשימוש.
לדוגמא, באמצעות FotoWare הצליחו הפייננשל טיימס להבטיח כי העיתונאים שלהם, צוות המדיה החברתית והצוותים במערכות עיתונים בקבוצה ,יוכלו לזהות ולדעת בקלות באילו תמונות הם יכולים או לא יכולים להשתמש.

מארקרים לסימון מידע חסר
מידע הקובץ (Meta Data) הוא תכונה מרכזית בכל מערכת ניהול נכסים דיגיטלית. המידע הזה מאפשר לך למצוא ולהשתמש בקלות בתוכן אותו אתה יוצר, להגדיל את מחזור החיים של אותו תוכן ולמקסם את ערכו. המידע עוזר גם להפוך משימות יומיומיות לאוטומטיות, ומאפשרות לך להקדיש זמן רב יותר לעשות את מה שאתה עושה הכי טוב. משמעות הדבר היא שיש להבטיח כי המשתמשים מוסיפים מידע לקבצים.
עם מערכת Fotoware הפנימית בחברה, נקטנו בצעדים להבטיח ששום קובץ לא יועלה ללא הנתונים החשובים להם הוא זקוק – אך במקרה שזה אכן יקרה, מכל סיבה שהיא, ניתן להחיל סימנים אוטומטית כתזכורת למשתמשים להוסיף עוד נתונים ומידע.

תהליך אישור עם טפסי הסכמה
ב- FotoWare, כל קבוצת משתמשים שמשתתפת באישורי תמונות נמצאת במקום משלה בהיררכיה. כאשר מוצעות תמונות לאישור, תהליך האישור עובר בכל אחת מהקבוצות בהיררכיה. תהליך האישור ברור ומהיר בעזרת תהליך עבודה מסודר שגם מספק מסלול תיעוד ברור.
לדוגמא: בעבר אישורי תמונות ב-San Francisco Ballet נעשו באופן ידני ולכן לקח זמן מיותר להסתובב ולמצוא את האנשים הנכונים לקבלת האישור, והיה קשה לקבל החלטה מדויקת עם תדפיסים.

התראה על קבצים חדשים הנכנסים למערכת
ניתן ליצור סימניה המבצעת חיפוש אחר מידע בתג המדובר. זה אומר שכל תוצאות החיפוש שלך נמצאות במרחק לחיצה אחת בלבד. קל אפילו יותר, הגדר התראה לתוצאת חיפוש ספציפית וקבל הודעה בתדירות המועדפת עליך – מבסיס מיידי לחודשי.

קבל התראה על מידע חסר בקבצים
באתר FotoWare הפנימי בחברה החלטנו לאפשר למשתמשים להעלות תוכן רק על ידי מתן מינימום של מידע: כותרת, תיאור ולפחות תגית אחת. אנו מודיעים למשתמשים שהם צריכים למלא מידע נוסף על הנכסים שהעלו באמצעות פעולה מתוך המערכת המשלבת עדכון הנתונים עם רשת האינטרנט (Webhook).

GDPR
אתה יכול לעמוד בדרישות ה- GDPR עם כל הנכסים שלך בתוך FotoWare על ידי ניהול טפסים ומידע הקובץ. לדוגמה, ניתן לאחזר בקלות את הנכסים הקשורים להסכמה הנדונה ולנקות את התוכן או לנהל גישה אליו. ניתן להשתמש בסימונים במערכת FotoWare בשילוב עם האמור לעיל כדי לציין חזותית את רמת ההסכמה שניתנה.
לדוגמא: National Healthcare UK מבטיחה שכל התצלומים הרפואיים שלהם עומדים בתאימות ל- GDPR באמצעות FotoWare.

שימוש במטה-דאטה לקביעת הרשאות
ניתן להגדיר את רמת הגישה ברמת הארכיון, אוספים או קבצים בודדים. על ידי בחירת קובץ ופתיחת תפריט הפעולות המשתמש יכול להגדיר גישה לרמה המותאמת מראש. ניתן לנהל זאת בקלות על ידי הגדרת קבוצות משתמשים.
לדוגמא: ב-The National Institute of Dramatic Art יש כמה רמות: עובדים שכירים, סטודנטים והציבור הרחב. מנהל המערכת יכול לבחור את הקבצים ולהקצות את ההרשאה הרצויה. לא נוצרות כפילויות של הקבצים והסימנים בתצוגה המקדימה נותנים למשתמשים אינדיקציה ויזואלית ברורה למי ולאילו קבצים יש הרשאה.

מה ההבדל בין מערכת DAM לפתרונות כמו SHAREPOINT ?

נכתב ע"י Eunbyeol Koh ב30 לינואר 2019
( מהאתר העולמי של Fotoware.com )

אחת השאלות הנפוצות ביותר להתמודד כאשר שוקלים מערכת של " ניהול הנכסים הדיגיטליים " עבור העסק שלך הוא אם SharePoint ( או פתרונות מסוג זה ) יכול לשמש חלופה קיימא עבור DAM , במיוחד כאשר הארגון שלך כבר משתמש במוצרי Office365 . לניהול נכסים דיגיטליים ולSharePoint יש הרבה מאוד במשותף במונחים של העצמת צוותי עוד צוותי עבודה לארגן , לנהל ולשתף משאבים. עם זאת, האם משמעות הדבר היא ש-SharePoint מבטל את הצורך במערכת ניהול נכסים דיגיטליים לחלוטין?

נתחיל מהתחלה : בואו נסתכל מה זה DAM ומה זה -SharePoint , והיכן הם נבדלים.

ניהול נכסים דיגיטליים משמש לאחסון וארגון של תוכן דיגיטלי-תמונות, סרטוני וידאו, מצגות, מסמכים, לוגואים, חומרי שיווק וכדומה , ופועל על עיקרון של שיתוף פעולה בנכסים אלה. המטרה העיקרית של DAM היא להניע את הערך של משאב דיגיטלי על-ידי כך שיתן לך ולארגון שלך לאתר בקלות, לגשת, לאחזר, להשתמש ולעשות שימוש חוזר בתוכן הדיגיטלי.

לדברי מיקרוספוט – SharePoint מאפשרת עבודת צוות עם בצורה דינמית ויעילה עבור כל צוות פרוייקט, מחלקה ואו חטיבה. זה מאפשר לך לשתף קבצים, נתונים, חדשות ומשאבים. את אתר SharePoint שלך ניתן להתאמה כדי לייעל את עבודת הצוות שלך.

ההבדל העיקרי בין DAM ל-SharePoint

כפי שניתן לראות מההגדרה של כל כלי עבודה , DAM מתמקדת בארגון ובניהול הנכסים הדיגיטליים של הארגון. היא מסייעת לך לנווט במהירות בין כמויות אדירות של תוכן כדי למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש. DAM מתבלטת במיוחד כאשר יש לך מספר גדול של נכסים דיגיטליים שהמשתמשים צריכים לשתף, לחפש ולאחזר באופן פנימי וחיצוני.

SharePoint מתוכנן במיוחד כדי ליצור אתרי צוות שבהם ניתן לשתף פעולה ולהניע את חברי הצוות שלך. אתר SharePoint-הידוע גם כאתר צוות-משמש כלוח המודעות העדכני של הצוות שלך, ומכיל תכונות שונות לסיוע שיתוף פעולה. הם יכולים לראות חדשות, סיכומי פעילות אחרונים, לוחות שנה של צוות וכו '. SharePoint גם מאפשר לך להעלות ולשתף קבצים דיגיטליים עם הצוות שלך, המשמש כגירסת קלילה מאוד של DAM.

3 יתרונות העיקריים של DAM

1# גישה נוחה לנכס דיגיטלי עם מטה-דאטה היתרון העיקרי של DAM הוא היכולת למצוא בקלות, לגשת, לאחזר ולהשתמש בכל הנכסים הדיגיטליים מנקודת כניסה אחת בודדת. היא מבטיחה שכל הקבצים יהיו בעלי אינדקס ומובנים כראוי עם מטא-דאטה, כך שניתן יהיה לחפש אותם ולאחזר אותם בקלות. גם אם אינך זוכר את הכותרת של מסמך מסוים שאתה מחפש, באפשרותך לחפש קבצים באמצעות מגוון פרמטרים, כגון תגיות, תיאורים, קטגוריות ועוד. כמו כן, ה-DAM יאנדקס את התוכן של סוגי קובצים רבים , כך שתוכל לחפש את הנוסח או הטקסט האמיתי שמופיע בתוך המצגת או במסמך PDF, לדוגמה.


2# שמירה על עקביות המותג & הגנה עליו DAM מסייע לשמור על המותג שלך עקבי ומעודכן. השימוש בנכסי המותג על-ידי מספר מוגבל של משתמשים מורשים בלבד , כך שניתן להגן בקלות על קבצים ונכסים רגישים וחומר המוגן בזכויות יוצרים. גם כאשר יש גישה משותפת עם מישהו מחוץ לארגון שלך, כגון שותפים, ספקים או מפיצים, אין צריך לדאוג לשימושים לא חוקיים של הנכסים שלך.

3# תעשו הרבה יותר עם התוכן שלכם מערכת ניהול נכסים דיגיטליים , כגון fotoware, יודעת ומשתלבת עם יישומים רלוונטיים כגון Microsoft PowerPoint, Adobe InDesign וישומיי מדיה חברתית כדי למצות את המרב מהנכסים הדיגיטליים שלך. לדוגמה, באפשרותך להוסיף באופן ישיר תמונות למסמך באמצעות תוסף fotoware פשוט על-ידי גרירה ושחרור. ורוב מערכות ה-DAM מציעות API המאפשר לאינטגרטורים לחבר אותו כמעט לכל מערכת צד שלישי שהיא צריכה לתקשר איתה.


מקור: FotoWare Digital Asset Management

3 יתרונות העיקריים של SharePoint

1# שתף ושתף פעולה אתר של צוות בSharePoint הוא סביבת עבודה מרכזית שבה כל חברי הצוות שלך יכולים לשתף פעולה. עם עריכות שיתוף בזמן אמת, כמה אנשים במקביל בצוות שלך יכולים לעבוד יחד על אותו המסמך בו במקום ולעשות את זה בנפרד מתחנת העבודה שלהם. ניתן לראות את השינויים של כולם בזמן התרחשות, ולדון ברעיונות מבלי לעזוב את המסמך.

2# הנעה למידע לצוות שלך בדיוק כמו באינטרא-נט, באפשרותך לשדר את ההודעות שלך ולכונן תקשורת או לשתף משאבים וחדשות עם הצוותים שלך. לדוגמה, לוח שנה קבוצתי מאפשר לך לראות את לוחות הזמנים העתידיים של חברי הצוות שלך ומאפשר לך לתאם בקלות פגישות ביניהן.

3# מעקב אחרי פרוייקטים ומשימות לכל צוות בארגון יש אפשרות ליצור דף משלו תחת דף החברה. לדוגמה, יכול להיות אתר צוות שיווק, אתר צוות מכירות ואתר צוות מימון. אתר זה מעניק לך סקירה של פרוייקט או של משימה-של מי האחריות עליו/ה או כאשר יש צורך להשלים-ולשמור אותו על המסלול.

מי צריך DAM ?

יישנה כמות אדירה של חומרים ויזואלים.

יש צורך במקום "רשמי" לאחסן את
הקבצים בתוך הארגון .

יש צורך בגישה, איחזור ,שימוש באופן קבוע בקבצים מתוך ומחוץ לארגון .

יש שימוש קבוע בשיתוף חומרים דיגיטליי בתוך ומחוץ לארגון

ישנם הרבה אנשים שמעורבים ומשוייכים לקבצים והנכסים עם תצורות עבודה והרשאות גישה שונות.

המיתוג מפוזר בין מספר ערוצים

לעתים קרובות קיים הצורך להשתמש בקבצים שלי ביישומים אחרים, כגון PowerPoint, Adobe InDesign ויישומי מדיה חברתית

רצון וצורך להוציא תמונות מרכזיות מתוך סרטוני ווידאו וכן לבצע המרות.

מי צריך SHAREPOINT ?

ישנו צורך באחסון משותף שכל חברי הצוות יכולים לתקשר ולשתף פעולה

יש צורך לבצע מעקב על הפרוייקטים והמשימות בזמן אמת

ניהול לוחות זמנים קריטי לפרוייקטים

עבודה בו זמנית של אותם מסמכים

קבלה של עדכונים ופעילות של הצוות

קבלת עדכון שוטף בלו"ז של כל חברי הצוות שלי

יש צורך במקום אחסון שרק הצוות שלי נגיש אליו.

מסקנות

DAM או SharePoint – הפתרון המתאים לארגון שלך יכול להיקבע על ידי סדרי העדיפויות הנכונים של הצוות שלך והדרך בה אתם עובדים , כמו כן כמענה לנקודות הכואבות שאותן צריך לפתור.

SharePoint מתאים יותר לניהול מבוסס פרוייקט שבו ציר הזמן הוא קריטי יחסית, וכאשר עליך לשמור על תקשורת צמודה עם אחרים, בהתחשב בכך שאינך צריך לעקוב אחר מספר עצום של נכסים. SharePoint משאיר אותך מעודכן באירועים הנוכחיים של הצוות והארגון. עם זאת, אם לצוות שלך יש הרבה קבצים דיגיטליים, והוא מחפש דרכים לארגן אותן בצורה מאובטחת ולשלוט בהן , ניהול הנכסים הדיגיטליים – DAM יהיה הפתרון הנכון יותר.

DAM משרתת מטרה שונה מ-sharepoint, וכמו ש sharepoint לא יכול להחליף את הפונקציונליות של DAM גם לא הפוך , הם יכולים להשלים טוב מאוד אחד את השני .