אוטומציה מלאה לתהליכי העבודה בהוצאה לאור: סיפור לקוח Klambt Verlag

By Amalie Widerberg on August 6, 2021

Klambt Verlag היא אחת מקבוצות המדיה הגדולות באירופה, שהוקמה במקור ב-1843. Klambt, הממוקמת בגרמניה, מפרסמת כ- 70 מגזינים, עם תוכן הנע בין יופי ובריאות ועד מזון ונושאים אחרים. יש להם ארכיון תמונות אדיר, מעבדים אלפי תמונות בשבוע, ומיליוני קבצים מדי שנה. למד ממר Rodi Beck – Dam Administrator, Klambt Verlag, כיצד גם אתה תוכל לנהל באופן יעיל ומאובטח כמויות גדולות של קבצים.

המגזין הראשון של Klambt נקרא 'Der Hausfreund' ופורסם לראשונה ב- 1843. לאחר מלחמת העולם השנייה שונה שמו ל'Sonne ins Heim' שמשמעותו "שמש בבית", וב-1967 שינה Klambt את שם המגזין שוב ל'7 TAGE', שעדיין מתפרסם היום.

ידוע כי תמונות הן המפתח בעת עבודה עם מדיה, וגם עבור Klambt, אין זה יוצא מהכלל, כאשר כמות עצומה של תמונות עוברות במערכת בכל יום. מציאת התמונה הנכונה היא חיונית משום שהיא משפיעה על מחיר הייצור ועל הערך הכולל של המגזין.

"כאשר אתה מסתכל על מגזין, הוא מבוסס על תמונות, רוב התוכן הוא תמונות. בדפים מסוימים, תראה 10-15 תמונות, כך שזה התוכן העיקרי: אנחנו עושים את הסיפור סביב [התמונות]. לכן, אנו זקוקים ל-FotoWare כדי לאתר את התמונות הטובות ביותר שאנו יכולים לקבל".

מאגר מרכזי עבור כל התוכן
כדי להבטיח שליטה מלאה בכל התמונות ולעבוד איתן ביעילות המרבית האפשרית, חברת Klambt הקימה מערכת מרכזית אחת עבור הקבוצה כולה, שבה ניתן לאחסן ולנהל את כל הקבצים במאגר משותף. באמצעות Color Factory (מוצר FotoWare שתוכנן במיוחד לאוטומציה ועיבוד של נפחים גדולים של קבצים) כמנוע הראשי, הם יכלו לבנות מערכת ייצור מלאה סביב הפתרון (FotoWare Digital Asset Management (DAM שברשותם. דבר זה מאפשר להם לעבוד מהר הרבה יותר עם הקבצים שלהם על-ידי ביטול הצורך לשלוח תמונות הלוך ושוב או להעלות ולהוריד, ובו בזמן להבטיח שכל הפריטים הנשלחים להדפסה יהיו באיכות הגבוהה ביותר הזמינה:
"[כשאנו] יוצרים את ה- PDF להדפסה, דרושים לנו נתונים ברזולוציה גבוהה, דמיין שישנם בחוץ כמה מאות אנשים, והם צריכים לשלוח את הנתונים פנימה והחוצה. אתה לא יכול לעבוד עם הנתונים ברזולוציה הגבוהה מכל מקום , לעתים האינטרנט איטי. לכן הקבצים מאוחסנים ב- FotoWare, ובאפשרותך להעביר אותם בתהליך העבודה מבלי להעביר את הנתונים בפועל."

מערכת מסוג זה אינה אפשרית ללא מערכת DAM בעלת ביצועים ויכולות גבוהים , הניצבת במרכז הפתרון. מעצבים ועורכים גרפיים יצטרכו להקדיש זמן רב מדי להעלאה, להורדה ולשליחה של הודעות ותמונות שונות. עם זאת, באמצעות הפתרון של Klambt , FotoWare מצליחה לשמור כל הערה, הצעה, תמונה ועיצוב במערכת מרכזית אחת. אפילו העבודה הגרפית של הרכבת הדפים הפיזיים מתבצעת ישירות בתוך המערכת, הודות לפלאג-אין עבור Adobe CC.

באמצעות Adobe CC Extension, עובדי Klambt יכולים לעבוד עם InDesign ישירות בתוך פתרון DAM שלהם כפי שנראה לעיל.

ניהול תוכן ממשרדים מרוחקים
דרך עבודה מרכזית זו הייתה גם שימושית במיוחד בכל הנוגע לעבודה מרחוק. כאשר סוכנויות וצלמים רבים שנמצאים רחוק מהמשרד, Klambt נסמכת על המערכת המאובטחת שיכולה לשמור על הקבצים ולהפוך אותם לקלים לאיתור ולניהול מרחוק. זה היה חשוב במיוחד במהלך מגיפת ה Covid-19 , וגרם לרבים לעבוד מרחוק.

"דבר נוסף הוא שחברת FotoWare מסייעת לנו בתהליך העבודה מבחוץ. לדוגמה, בגלל הקורונה נאלצנו להעביר את כל העובדים – בעיקר לעבודה מהבית – ולכן נאלצנו להשתמש בכלי המאפשר לנו להפעיל את תהליכי הייצור מבחוץ".

מעבר ממבנה תיקיות לזרימת עבודה מונחית-נתונים
בכל השנים, Klambt Verlag ניהלה את הקבצים שלה בתוך מבנה תיקיות. עם בניית מערכת העריכה שלהם סביב FotoWare ו-Color Factory, הם יכולים לבסס את זרימת העבודה שלהם על נתוני מטה-דאטה ועם זאת עדיין לשמר מבנה תיקיות, היא מנוהלת באמצעות נתוני מטה-דאטה ומאפשרת אוטומציה של כמה משימות. בדרך זו, כאשר עובד מנווט בין התיקיות בתהליכי העבודה, הוא לא צריך להוריד או להעביר דבר באופן ידני.
"עדיין יש לנו מבנה תיקיות, אך ההבדל הוא כאשר אנו עובדים במערכת החדשה עם FotoWare ותהליכי העבודה, אנחנו רק מזינים את הקבצים למערכת, והם מאוחסנים בתיקיה אחת. הם נשארים שם, וכל השלבים שבהם נראה שאנחנו מעבירים אותם, אנחנו כבר לא מעבירים אותם, אנחנו פשוט משנים את המטה-דאטה."

מפשט את תהליך ההדפסה
המטרה של תהליכי העבודה היא לקבל את כל התמונות מהמצלמה לדפוס, וכן לחשב את עלויות הייצור, אשר עשויות להשתנות בהתאם לגודל, למיקום ולסוכנות של כל תמונה. כל זאת תוך עמידה בחוקי זכויות יוצרים בגרמניה, הדורשים בכל מגזין לכלול פרטי תמונה בכל דף. היום, רודי עובד על אוטומציה של תהליך הוספת מידע זה לעמודי המגזין, שיחסכו עבור Klambt אלפי שעות מדי שנה:
"מילוי המידע לתמונות עדיין צריך להיעשות; ככה זה, עדיין עליך להכניס מטה-דאטה, אך אינך צריך לחשוב על כך בתהליך הפריסה. בדרך כלל אנו זקוקים ל- 20 דקות לכל דף כפול כדי לאסוף מידע זה. פירוש הדבר הוא שנחסוך אלפי שעות בשנה אם נהפוך תהליך זה אוטומטי לחלוטין באמצעות מטה-דאטה."

צילום מסך של האופן שבו הממשק נראה בעת מילוי הנתונים.

השימוש היעיל במטה-דאטה גם מקל על חישוב העלויות מאחר שפרטי התמחור מצורפים לכל פריט, ומתקן את עצמו באופן אוטומטי בעת הצורך. לדוגמה, בעת הוספת תמונה לעמוד, תוכל לראות מאוחר יותר תעתיק של מחירו, אשר יתאים את עצמו אם תשנה את הגודל או את מיקום התמונה.

תהליכי גישה מוגדרים מראש ושיתוף פעולה יעיל
בעוד שלהפיכת תהליכי העבודה של עריכת המגזין מונעת לחלוטין על-ידי מטה-דאטה, יש לה יתרונות רבים – חיפוש מהיר, אחסון קבצים מאובטח ובקרה משופרת …. הם רק חלק מהם , אחד מהיתרונות הבולטים של שיטה זו הוא שיתוף פעולה פנימי.

למרות שהמערכת עצמה מסיבית, היא בנויה באופן המקל על העובדים לנהל את עבודתם. בעת כניסה למערכת, הם יכולים לראות רק את החלקים של תהליכי העבודה הרלוונטיים להם, ולאחר סיום משימה, היא נשלחת באופן אוטומטי לשלב הבא.
במהלך השלבים השונים, כל מחלקה פועלת על חלקי המגזין שבהם היא אחראית, ומקלה על הקצאת משימות ביניהן. הדבר נעשה באמצעות כרטיסי משימה, המסבירים מה דרוש עבור מקטע של המגזין ומסתיים כדף מעוצב לגמרי או שניים. לדוגמה, כאשר מעצב בוחר כרטיס משימה, פעולה זו נכתבת אליו; לאחר שעבודתו תבוצע, המטה-דאטה יכללו מידע זה וישלחו את הכרטיס למעשה לשלב הבא שבו עובד אחר אוסף אותו. וכך היא תימשך עד שכל העמודים יהיו מוכנים להדפסה, בשלב זה, כאשר כל אחד מהם מכיל המון מידע כתוב בהם:
"במטה-דאטה, יש לנו היסטוריה של פעילות הקבצים בתהליכי היצור. […]כל השלבים שאנו עוברים נמצאים בהיסטוריה זו. כך שתמיד תוכל לבוא ולראות מי עבד על מה."

צילום מסך של המראה של כרטיסי המשימה השונים בממשק FotoWare Pro

מערכת אחת למגזינים רבים
בנוסף, העובדה כי המערכת אחידה מבטיח שהתהליכים יהיו זהים לכל מגזין, דבר המקל על עובדים לסייע למחלקות אחרות בעת הצורך:

"יש לנו מחלקות שונות שעובדות על מגזינים שונים, אך אחת המטרות העיקריות שלנו עם תהליכי העבודה של המערכת החדשה היא שאנו מקבלים תהליכי עבודה זהים לכולם. כמובן, זה שונה כאשר יש לך מגזין שבועי או אם יש לך מגזין רבעוני. אך השלבים [יכולים להתבצע] על-ידי כל מחלקה באותו אופן, ותהליך השימוש במטה-דאטה יקל עלינו לקבל קו נקי יותר. לדוגמה, מישהו שעובד עבור מגזין אחר יכול לעזור לך, במקרה הצורך. זוהי אחת המטרות העיקריות של תהליכי העבודה עבור הוצאות לאור: לקבל דרך אחת לבצע את העבודה".

האם דרוש לך פתרון של DAM?
פתרון DAM הוא הרבה יותר מאשר בנק תמונות טיפוסי. זהו מרכז המערכת האקולוגית של התוכן, המאפשרת לך לבצע אוטומציה ולייעל משימות, לשתף פעולה בייצור תוכן, לנהל ביעילות תמונות ברזולוציה גבוהה ועוד הרבה יותר, כל זאת מבלי שתצטרך להעביר קבצים ממקום למקום באופן ידני.

25 שנה לתוכנת FOTOSTATION

מאת Olav Andreas Frening פורסם באתר FotoWare בתאריך 01-05-2020

Ole Christian Frenning and Anders Bergman founders of FotoWare

2020 היא שנה מיוחדת בשבילנו ב FotoWare , זה ציון דרך של 25 שנים מאז שהתוכנה של FotoStation ראתה את ימיה הראשונים כמוצר של החברה, ואנו מרגישים כי זו סיבה למסיבה אמיתית ! מה שהופך את האירוע למיוחד בשבילנו , הוא העובדה שכל הסיפור של החברה FotoWare התחיל עם המוצר הזה שנקרא FotoStation .

האיור המקורי של ממשק האב טיפוס של פוטוסטיישיין , שנכתב ב 1995. משתמשים ותיקים יוכלו לזהות בקלות את ההמושגים הבסיסיים הזהים.

איך הכל התחיל ?

כאשר הושקה התוכנה בשנת 1995, פוטוסטיישין שווקה כתחנת עבודה יעודית לתמונות עם במטא-דאטה שיכולה לטפל בכמויות גדולות של תמונות בדסק החדשות של העיתונות. זה לא היה דבר קטן בכלל, מלפני רבע מאה . היום, הצילום הדיגיטלי הוא הנורמה, לכולם יש מצלמה מובנית בטלפונים חכמים שלהם, וילדים בקושי מבינים כאשר אתה מנסה להסביר להם , איך גליל של סרט היה רק מקום ל36 תמונות בלבד, וגם היה צריך לפתח את סרט הצילום לפני שאתה יכול בכלל לראות משהו.

בשנת 1995, הצילום הדיגיטלי היתה טכנולוגיה חדשה שעלתה הון והיתה מושמצת על ידי צלמים רבים כפורמט באיכות ירודה ומלאה בחסרונות טכניים. ובכל זאת, העיתונות. כן אימצה את הטכנולוגיה הזו , מה שאומר שהצלמים שלהם יכולים לצאת לצילומים בשטח מבלי לסחוב איתם חדר חושך נייד, זה הגיוני להבין היום למה צלמים של העיתונות בזמנו סבלו מבעיות רבות בגב …

FotoStation פותחה במקור על ידי Interfoto (היום הוא ידוע בשם Foto.no), כאשר FotoWare היה מחלקת תוכנה של אינטרפוטו. Interfoto היו בעלי זכויות ההפצה של מצלמות ניקון וציוד דיגיטלי, כבנדל נמכרו עם מחשב נייד Compaq עם שני סורקי שקופיות של Coolpix, אלו סורקים המחוברים באמצעות ממשק SCSI למחשב הנייד ומודם PCMCIA, במארז מיוחד. מכירות אלו הביאו ללחץ של הצלמים לחפש פתרון אמין, והרבה יותר נייד, על מנת לשלוח את התמונות שלהם חזרה לדסק החדשות.

למרות כל השנים, ממשק פריסת תהליך העבודה של FotoStation נשמר ברובו

בעוד איכות הצילום הדיגיטלי היה די גרוע בהתחלה, הטכנולוגיה התפתחה במהירות. כאשר קודאק השיקה מצידה את המצלמה הדיגיטלית שלה DCS , פוטןסטיישין היתה המוצר הראשון שכלל את ה-API של קודאק ישירות בתוכנה, כך צלם יכל לייבא ולעבד את הקבצים הגולמיים ישירות מן המצלמה דרך ממשק ה-SCSI, או באמצעות ייבוא של התמונות מהכונן הקשיח PCMCIA בתוך המצלמה. . לא פלא שהסוללה נגמרה במהירות ולא משנה את העובדה כי רק הגוף של מצלמה אחת עלתה כ- 25.000 דולר , והייתה מצלמת איכות של תמונות בדומה לזה של iPhone הדור הראשון. ! ובכל זאת, הם נמכרו בעשרות …

מצויידת לעתיד

FotoStation של תחילת שנות ה-2000 השיגה מוניטין של תחנות עבודה רצינית לניהול תמונה יחד עם הכוח של המטא-דאטה. כאשר ניקון הגיעו אלינו עם הצעה לפיתוח גרסה קלה של פוטוסטיישין על מנת להפיץ אותה לצרכנים חדשים של מצלמות Coolpix הדיגיטליות שלהם, פיתחנו את גירסה 4.0 לגרסה המיועדת לצרכן להשלים את ההצעה לרכישת המצלמה של ניקון. משטח על גבי משטחים טסו ליפן, שם ארזו את התוכנה עם מצלמות Coolpix של ניקון ונשלחו לרחבי העולם, זה גרם להעלאת המודעות של FotoWare בין הצרכנים מתקדמית בכל רחבי העולם .

מאז הימים האלה, FotoWare הפכו לחברה עם פתרון מבוסס ענן-הראשון בעולם , אשר נתן לFotoStation חיים חדשים כמקור לניהול תמונות עם מטא-דטא הרכוב ומקושר לסביבות ענן . לצלמים, הגישה המקומית לתמונות שלהם היא חיונית בשלבים הראשוניים לאחר לכידת התמונה שכן הם דורשים ורוצים כלים מקצועיים לפתח ולהתאים הקבצים גולמיים שלהם מהמצלמה.

חיבור של FotoStation לתוך מערכת DAM של FotoWare נותנת את הטוב של 2 העולמות – יכולת חזקה של עיבוד מקומי עם שיתוף אחסנה והפצה של התמונות באון ליין .

פוטוסטיישן הוא הפיתרון המבריק שמתבקש בדרך כלל לתרחיש בשימוש זה, ומאפשר לצלמים להפעיל את הקסם שלהם ב-Photoshop, Capture One או כל יישום מקומי אחר שהם משתמשים בו, תוך כדי תהליך הארגון ותיוג התמונות במהירות הרוח בפוטוסטיישן . לאחר מכן ניתן להעלות את התמונות ישירות לפלטפורמת הענן של הצלם – FotoWare – מה שהופך את התמונות לנגישות מכל מכשיר ומונגשות לציבור כנדרש.

הנה ההוכחה, אנחנו חושבים, שפוטוסטישיין באמת עמדה במבחן הזמן של עשרים וחמש שנה! והיא רלוונטית היום יותר מתמיד ולכן מגיע לה חגיגה: כדי לסמן את יום השנה ה -25 שלנו, הפעלנו קוד הנחה מיוחד המאפשר לך לקנות לקנות FotoStation 8 עבור €25 בלבד, במקום €159 !

לחץ כאן כדי לקנות FotoStation והשתמש בקוד 25years  בקופה. המבצע בתוקף עד 31 במאי 2020, ולכן קנה FotoStation עכשיו ולהשתמש בה לתמיד !

עבודה עם מטא דאטה ( METADATA ) רלוונטי ועדכני באמצעות משטר ישום נכון .

By Olav Andreas Frenning on January 29, 2020

מטא דאטה , מטא מה ?

OK , בוא נתחיל מחדש . משטר מטא-דאטה הוא התהליך של ניהול הצורה והדרך שבה מתארים ומקטלגים את התוכן שלך באמצעות מטא דאטה במערכת ניהול הנכסים שלך , או , בניסוח אחר : מטה-דאטא זה מה שעוזר למשתמשים לגלות תוכן רלבנטי – על ידיד הפרדת החיטה מהמוץ. יישום של משטר מטה-דאטא כרוך בניהול כללים לאופן והצורה שבו יש לתאר את הנכסים בDAM שלך, כך שכולם ידעו כיצד לתאר תוכן משותף , וכן כדי שאחרים יוכלו למצוא את החומר הדרוש להם מבלי להתאמץ. ואז לוודא שהנהלים הללו נשמרים ונאכפים על מנת להבטיח את המטא-דאטה נכון וגורם לכך שהתוכן, נשאר רלוונטי לאורך זמן.

מדוע משטר הניהול למטאדאטה משנה בכלל ?

מערכת ניהול נכסים דיגיטליים (DAM) נמצאת בליבת הארגון שלך ותהיה בשימוש במשך שנים רבות כדי לשמור על הנכסים שלך בשליטה . נכסים אלו יכולים להיות נכסי מותג כגון לוגו חברה וגרפיקה, אוספי מסמכים, תמונות, וידאו או כל קטגוריה אחרת של תוכן. מערכת ה DAM מסייעת לארגון ולשיתוף נכסים בין העובדים, ותסייע לפרסום נכסים למערכות מקושרות כגון מערכות ניהול תוכן, מערכות עריכה ומערכות משולבות אחרות.
בעוד ארגון כמות קטנה של קבצים הוא קל יחסית, המטרה של מערכת DAM היא להיות מקום מרכזי ויחיד לגישה, חיפוש ומציאה של כל סוגי התוכן, חדש וישן, וכן כדי לעשות שימוש חוזר בתוכן רלוונטי בדרכים משמעותיות, תוך שמירה על זכויות השימוש וסטטוס אישרור , זכויות גישה, תוחלת חיים של תוכן וכן הלאה.

תיכנון – הוא המפתח לאירגון התוכן.

מטא דאטה – זהו הכלי שיבצע את העבודה.

משטר ניהול – זה מה שישמור על התוכן שלך בצורה הדוקה לאורך זמן.

מערכת DAM , אם תשאיר אותה ללא ניהול אדוק אחיד ומסודר , בדומה לשרת קבצים, היא פשוט תתמלא בתוכן אקראי ככל שהזמן עובר, ותהפוך בהדרגה לחסרת תועלת. אם לא ניתן למצוא בקלות תוכן , ולא ניתן לעשות שימוש חוזר בתוכן, הרי שמערכת הDAM נכשלה במשימתה הבסיסית -קלות של חיפוש ומציאת חומרים ותוכן , שיתוף ושימוש. משטר הניהוך כרוך בביצוע שיגרות עבור תוכן האצור במערכת וכן של המטה דאטה שלו כדי להפוך את התוכן הנוכחי, רלוונטי קל למצוא ולהשתמש, תוך כדי שמירה על התוכן הכולל ערך היסטורי, שפחות משפיע על העבודה היום -יומית של המשתמשים.
רוטינות כאלה יכולות לכלול ניטור השימוש במערכת, חפירה בנתונים להבנה מה משתמשים מחפשים ? איזה תוכן ?ומה יחודי בחומר הזה , עדכון מטה-דאטה כדי לשקף באופן מדויק יותר את השימוש בפועל, והכשרת משתמשים לנצל את המירב של המערכת.

עם משטרשל נתוני מטא דאטה במקום , משתמשים ימצאו בקלות וביעילות את מה שהם צריכים

ב FotoWare יש לנו מעל 20 שנות ניסיון לסייע לעסקים בהצלחה לתכנן ולפרוס פתרונות ניהול נכסים דיגיטליים שיהפכו וישארו כלי עסקי הכרחי שלא ניתן לוותר עליו . השיעורים שלמדנו הודרו בקפידה הספר האלקטרוני שלנו משטר המטא-דאטה, אשר זמין כהורדה בחינם.

תוכל לקבל מידע ותשובות לשאלות חשובות כמו :

  • כאשר מתכננים מערכת DAM , מי אמור להיות מעורב בתהליך בארגון ?
  • איזה מטה דאטה צריך להטמיע ? וכמה נחשב למספיק ?
  • כיצד ניתן לאמוד את תגובת המשתמשים לתוכן והארגון שלו ?
  • כיצד ליצור רוטינות לעדכון מטה-דאטה והתוכן הנוכחי באופן שיישאר רלוונטי?

מהם WORKFLOWS ?

פורסם באתר Fotoware.com

תהליכי עבודה היא קבוצה של תהליכים יומיומיים או ממוקדי משימה שאנו מנהלים במערכת ניהול נכסים דיגיטלית. הפוך התהליכים לאוטומטיים או גרום לקבצים שלך להיות זמינים לשוק מוקדם ככל האפשר על ידי יצירת תהליכי עבודה בקלות לעיצוב, סקירה, אישור ופרסום של קבצים. ייעל יצירת תוכן וטיפול בנכסים באמצעות אוטומציה של תהליכי עבודה ידניים.

החזר השקעה

תהליכי עבודה נכונים ויעילים הם הדרך הטובה ביותר למיטוב ה-ROI של המערכת.

ניהול הרשאות

השתמש בקבוצות לשלוט מי יכול לגשת לקבצים מסוימים. משתמשים יראו רק את הקבצים להם יש הרשאה עבורם.

השאר מעודכן

צפה ואתר במהירות את סטטוס הקבצים במערכת על ידי שימוש בסימונים וקבלת התראות.

ייעול העבודה

חוזר על אותה פעולה שוב ושוב? צור פעולה אוטומטית שתבצע את המשימות עבורך.

7 רעיונות לתהליכי עבודה היכולים לחסוך זמן לצוות שלך

למד מהדוגמאות המובאות כאן כיצד תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטליים של Fotoware יכולים לעזור ולזרז פעולות נפוצות (ומשעממות) או להפוך לאוטומטיות לגמרי ולגרום ליום שלך להיות קצת יותר קל.

מארקרים לאישור שימוש בקובץ
על ידי שימוש בסימני אייקון קטן בראש תצוגת הקובץ בארכיון, משתמשים יכולים לקבוע במהירות אם ניתן להשתמש בקובץ או לא. סימנים מוגדרים על ידי מנהל המערכת וניתן להגדיר אותם כך שיופיעו בכל הקבצים שיש להם ערך מסוים בשדה מוגדר – למשל תאריך תפוגה של רישיון או מקום בו הנכס מורשה לשימוש.
לדוגמא, באמצעות FotoWare הצליחו הפייננשל טיימס להבטיח כי העיתונאים שלהם, צוות המדיה החברתית והצוותים במערכות עיתונים בקבוצה ,יוכלו לזהות ולדעת בקלות באילו תמונות הם יכולים או לא יכולים להשתמש.

מארקרים לסימון מידע חסר
מידע הקובץ (Meta Data) הוא תכונה מרכזית בכל מערכת ניהול נכסים דיגיטלית. המידע הזה מאפשר לך למצוא ולהשתמש בקלות בתוכן אותו אתה יוצר, להגדיל את מחזור החיים של אותו תוכן ולמקסם את ערכו. המידע עוזר גם להפוך משימות יומיומיות לאוטומטיות, ומאפשרות לך להקדיש זמן רב יותר לעשות את מה שאתה עושה הכי טוב. משמעות הדבר היא שיש להבטיח כי המשתמשים מוסיפים מידע לקבצים.
עם מערכת Fotoware הפנימית בחברה, נקטנו בצעדים להבטיח ששום קובץ לא יועלה ללא הנתונים החשובים להם הוא זקוק – אך במקרה שזה אכן יקרה, מכל סיבה שהיא, ניתן להחיל סימנים אוטומטית כתזכורת למשתמשים להוסיף עוד נתונים ומידע.

תהליך אישור עם טפסי הסכמה
ב- FotoWare, כל קבוצת משתמשים שמשתתפת באישורי תמונות נמצאת במקום משלה בהיררכיה. כאשר מוצעות תמונות לאישור, תהליך האישור עובר בכל אחת מהקבוצות בהיררכיה. תהליך האישור ברור ומהיר בעזרת תהליך עבודה מסודר שגם מספק מסלול תיעוד ברור.
לדוגמא: בעבר אישורי תמונות ב-San Francisco Ballet נעשו באופן ידני ולכן לקח זמן מיותר להסתובב ולמצוא את האנשים הנכונים לקבלת האישור, והיה קשה לקבל החלטה מדויקת עם תדפיסים.

התראה על קבצים חדשים הנכנסים למערכת
ניתן ליצור סימניה המבצעת חיפוש אחר מידע בתג המדובר. זה אומר שכל תוצאות החיפוש שלך נמצאות במרחק לחיצה אחת בלבד. קל אפילו יותר, הגדר התראה לתוצאת חיפוש ספציפית וקבל הודעה בתדירות המועדפת עליך – מבסיס מיידי לחודשי.

קבל התראה על מידע חסר בקבצים
באתר FotoWare הפנימי בחברה החלטנו לאפשר למשתמשים להעלות תוכן רק על ידי מתן מינימום של מידע: כותרת, תיאור ולפחות תגית אחת. אנו מודיעים למשתמשים שהם צריכים למלא מידע נוסף על הנכסים שהעלו באמצעות פעולה מתוך המערכת המשלבת עדכון הנתונים עם רשת האינטרנט (Webhook).

GDPR
אתה יכול לעמוד בדרישות ה- GDPR עם כל הנכסים שלך בתוך FotoWare על ידי ניהול טפסים ומידע הקובץ. לדוגמה, ניתן לאחזר בקלות את הנכסים הקשורים להסכמה הנדונה ולנקות את התוכן או לנהל גישה אליו. ניתן להשתמש בסימונים במערכת FotoWare בשילוב עם האמור לעיל כדי לציין חזותית את רמת ההסכמה שניתנה.
לדוגמא: National Healthcare UK מבטיחה שכל התצלומים הרפואיים שלהם עומדים בתאימות ל- GDPR באמצעות FotoWare.

שימוש במטה-דאטה לקביעת הרשאות
ניתן להגדיר את רמת הגישה ברמת הארכיון, אוספים או קבצים בודדים. על ידי בחירת קובץ ופתיחת תפריט הפעולות המשתמש יכול להגדיר גישה לרמה המותאמת מראש. ניתן לנהל זאת בקלות על ידי הגדרת קבוצות משתמשים.
לדוגמא: ב-The National Institute of Dramatic Art יש כמה רמות: עובדים שכירים, סטודנטים והציבור הרחב. מנהל המערכת יכול לבחור את הקבצים ולהקצות את ההרשאה הרצויה. לא נוצרות כפילויות של הקבצים והסימנים בתצוגה המקדימה נותנים למשתמשים אינדיקציה ויזואלית ברורה למי ולאילו קבצים יש הרשאה.

תהליכי עבודה לחיסכון בזמן … שגם יגרמו לך להיראות טוב

נכתב ע"י Olav Andreas Frenning ב May 22, 2019

משתמשים בעלי מערכת יחסים ארוכת שנים עם FotoWare יודעים בדיוק מה אנחנו חושבים לגבי תיקיות.
במשך שנים אנחנו מנסים לשכנע אחרים כי עם קטלוג מידע נכון ומדויק אפשר לגמרי להסתדר בלעדיהן (עם התיקיות, כלומר). עם זאת, יש משהו בתיקיות שגורם לאנשים לא לרצות להיפרד מהן; הן נותנות תחושה של סדר וארגון שקשה להשתוות אליו.

בעננים אין תיקיות

כפי שנוכחת לדעת אם אתה משתמש בפתרון של Fotoware בענן , אין תיקיות בפועל שאתה יכול להשתמש כדי לארגן את התוכן שלך. זה פשוט בגלל הדרך בה אחסון ענן עובד – אחסון בענן אינו בדיוק כמו מערכת הקבצים המקומית במחשב. עם זאת, בכדי לא לאכזב את המשתמשים יותר מדי, ניתן להשתמש בפתרון המתוחכם שלנו – SmartFolders בכדי לחקות את מבנה התיקיות הישן כך שהמשתמשים במערכת של FotoWare ירגישו בנוח.

SmartFolders – כמעט תיקייה – אבל מתוחכם יותר

לא מזמן כתבנו ספר אלקטרוני על היתרונות של שימוש בטקסונומיה כדי לארגן את התוכן שלך. השימוש בטקסונומיה מושלם לארגון תוכן שנמצא בקטגוריות מסודרות ומוגדרות מראש. אך פחות מתאים עבור משתמשים אשר מדי פעם צריכים להגדיר מסננים משלהם או עוגנים על מנת לחזור בקלות לאוסף מסוים של קבצים. כאן השימוש ב- SmartFolders נכנס לפעולה: כמו טקסונומיה, השימוש ב- SmartFolders יכול לדמות היררכית תיקיות קלאסית, אך איפה השוני? בזה שהקמתן במערכת אינה דורשות זכויות ניהול מיוחדות ואף לא תואר במידענות על מנת להגדיר אותן.

במילים פשוטות, SmartFolder הוא מסנן החיפוש שנראה ומרגיש כמו תיקיה בחלונית הניווט השמאלית בממשק האינטרנטי של FotoWare. אז אם אתה יכול לבצע חיפוש, אתה תהיה בהחלט מסוגל להגדיר SmartFolder. אם אתה בקיא בתחביר החיפוש תוכל לעשות שימוש בכל ביטויי החיפוש והתגים המיוחדים שמנוע החיפוש שלנו תומך בהם. עם זאת, אנו סבורים שרוב המשתמשים ישמחו מאוד להגדיר מסנני חיפוש בסיסיים מאוד, לדוגמא: ביצוע חיפוש מדויק למידע מסוים בשדה טקסט מסוים. ויצירה של חיפוש כזה הוא ממש לא בעיה.

3 דוגמאות לשימוש ב- SmartFolders

אלה 3 דרכים לשימוש יומיומי ב-SmartFolders. אתה בודאי תוכל לחשוב על דרכים לאמץ את השימוש בסביבת העבודה שלך.
• בשימוש ב-SmartFolders אנחנו יכולים למצוא בקלות ובמהירות קבצים שמשתמשים ביקשו למחוק. כאשר משתמשים מסמנים תמונה למחיקה, סימן X אדום מופיע על התמונה על מנת להזהיר משתמשים אחרים משימוש בה, מנהל המערכת בוחן את הקבצים ומוחק אותם.


• שימוש נוסף ב-SmartFolders יכול להיות בסינון ומציאה של קבצים להם נדרש להוסיף מידע על מנת שיהיו זמינים ושימושיים יותר לאחרים.


• צוות השיווק, גם לו אפשרות ליהנות מיתרונות SmartFolders למשל על מנת לאתר במהירות את כל אותם הקבצים השייכים לקמפיין מסוים. כל מה שדרוש הוא קיטלוג קוד הקמפיין לאחד משדות המידע , וסינון של אותו המידע באותו השדה על ידי ה-SmartFolders.