תגית: ניהול זכויות יוצרים

נכתב והועלה לאתר פוטואוור ע"י Amalie Widerberg בתאריך June 15, 2021

לאחרונה הכרזנו על השקה של תוכנה חדשה לניהול הסכמות ב- FotoWare, שמאוד מקלה על משתמשים לאסוף ולנהל טפסי הסכמה, ובעזרתם לשמור על כללי GDPR . פוטואוור הינה הראשונה בעולם שכוללת את הפתרון זה במערכת לניהול נכסים דיגיטליים ומציעה תכונה זו, שהופכת לחשובה יותר ויותר מאז כניסה של GDPR לתוקף . אז, איך התכונה הזאת עובדת,? ומה היא יכולה להציע לצוות שלך? תמשיכו לקרוא כדי לגלות.

האתגר בניהול GPDR לתמונות

למרות שה-GDPR קיים כבר שלוש שנים, לארגונים רבים עדיין יש בעיות של תאימות, במיוחד ביחס לטיפול וניהול של תמונות עם אנשים הניתנים לזיהוי. זה לא רק ביחס למדינות של האיחוד האירופי, אלא גם למדינות שמחוץ לאיחוד האירופי שכן גם אלו יכולות להידרש לשמירת על כללי GPDR בהתאם למקום שבו הם עושים עסקים. השימוש בתמונות יכול להיות בעייתי במיוחד, עם תהליכים רבים שאינם יעילים, שכן לעתים קרובות זה כרוך בטיפול בכמויות גדולות של נתונים אישיים ועם כמה תמונות לאותו נושא אחד. לכן פתרונות לניהול תמונה תואמי GDPR הופכים לחשובים יותר ויותר כיום.

היתרונות של ניהול טפסי הסכמה בפוטואוור

האם יש לך מערכת מתאימה לתיעוד ומסמוך של הסכמות לתמונות שאתה מאחסן ומשתמש בהן? או שיש לך תהליך מסודר של מה עושים כאשר מישהו מבטל את הסכמתו? ומה לגבי אירועים גדולים יותר, איך אתה אוסף ומחתים את טפסי ההסכמה כאירועים עם הרבה משתתפים שונים? שאלות אלה מייצגות את סוג האתגרים שניתן לפתור באמצעות טפסי ההסכמה החדשים ב- FotoWare.

התכונה מציעה מספר יתרונות, כולל:

• בקשה ואיסוף הסכמה במהירות ובקלות
• מתן סקירה מלאה של מי הסכים ומה – לדוגמה, בעוד שאדם אחד יכול להסכים לשתף את התמונות שלו במדיה החברתית, אדם אחר עשוי רק להסכים לאחסן ולשתף אותן באופן פנימי אצלך בלבד.
• גמישות ויעילות עם היכולת להשתמש בתכונה הזו בנייד, כמו גם במחשב שולחני.
• האפשרות לעצב טפסי הסכמה מרובים שמותאמים לצרכים משתנים .
• קוד QR מוטבע שיכול לאפשר למספר רב של אנשים לספק הסכמה מיוזמתם.

שלוש דרכים לשימוש בטפסי ההסכמה

1. איסוף הסכמה מאנשים באופן פנימי או חיצוני באמצעות דואר אלקטרוני

בעזרת תכונה חדשה זו, ניתן ליצור טפסים חדשים בכל זמן ולשלוח אותם לאנשים שמהם רוצים לאסוף את הסכמה. ניתן לשלוח עם מען ריק למשתמשים או על-ידי שיוך עם כתובות דואר אלקטרוני . ברגע שמישהו מקבל דוא"ל הוא / היא יסמנו את התיבות כדי לתת את הסכמתם ולהסכים למה ניתן להשתמש בתמונות. העורך יכול להגדיר תיבות אלה והוא עשוי לבקש מהנמען להסכים לאחסון פנימי, שיתוף או פרסום של תמונות.

לאחר מילוי הטופס ובדיקת הצ'קבוקס, הנמען יכול לחתום על הטופס, על-ידי העלאת קובץ חתימה או על-ידי חתימה ישירות על המסך. לאחר מכן הנמען יכול ללחוץ על 'אשר' ולשלוח את הטופס, שיופיע במערכת ויסומן כ'חתום'.

2. איסוף טפסי הסכמה מאנשים רבים ושונים על ידי שימוש בקוד QR

לפעמים יש צורך לאסוף הסכמה מכל כך הרבה אנשים שאתה אפילו לא יודע את השם או הדוא"ל של כולם. כמו במהלך אירוע או תחרות, ובמצבים כאלה, קוד QR הוא פתרון מעולה למצב. לכל טופס יש את הקוד הייחודי שלו, אותו ניתן להוריד ולהדפיס בעת הצורך. בדרך זו, המשתתפים יכולים לייצר הסכמה בעצמם מבלי לקבל כל בקשה או דוא"ל מהעורך. הם פשוט סורקים את הקוד וומנותבים מחדש לטופס אישי עבורם, וממלאים את המידע הדרוש.

3. מעקב אחר כל הטפסים והסטטוס שלהם בכל זמן

אחד ההיבטים החשובים ביותר בהבטחת תאימות ל- GDPR הוא בקרה. אתה חייב להיות בעל יכולת ידיעה על כל מי שחתם על הסכמה ועל מה הם באמת הסכימו. אם לא, כיצד תדע אם מותר לך להשתמש בתמונה עבור משימה ספציפית? זה המקום שבו טפסי ההסכמה ב FotoWare עושים לך את החיים קלים יותר.

על ידי ניהול כל טפסי ההסכמה באמצעות מערכת מרכזית אחת, אתה תמיד יודע היכן לחפש ולמצוא אם יאכן יש אי ודאות לגבי זכויות שימוש. באפשרותך למצוא בקלות את הטפסים הנכונים, למיין אותם לפי שמות החותמים, תאריך הבקשה, תאריך החתימה ועוד.

בדרך זו, אם תהית אי פעם אם עובד הסכים לשימוש בתמונות שלו במדיה החברתית, או אילו משתתפים חתמו על טופס ההסכמה במהלך אירוע, תוכל למצוא את התשובה בכמה קליקים בלבד.

העתיד עבור GDPR וטפסי הסכמה

מדיניות GDPR ופרטיות לא תיעלם בזמן הקרוב, וסביר להניח שתשפיע על העתיד בצורה שבה אנחנו עובדים עם תמונות למשך שנים רבות קדימה. ניהול הסכמות לשימוש כזה או אחר בתמונות, זה משהו שיש לאמץ במוקדם ולא במאוחר, וזה המטרה של טפסי הסכמה ב FotoWare.

תכונה זו זמינה כבר עכשיו לכל לקוחות SaaS בעלי חבילת Professional , או כהרחבה לחבילות של Team and Small Business. התכונה תהיה זמינה גם למשתמשים של התקנות on-premise  בהמשך השנה.

זהו חידוש עם פוטנציאל עצום לחסכון של שעות עבודה ידניות עבור ארגונים, זה יעזור גם למנוע את הסיכוי של עונשים כספיים לא מבוטלים על אי עמידה בתקן של GDPR. יש לפוטואוור תוכניות רבות לפיתוח נוסף בתחום זה, אז הישארו מקוונים לנושא.

האם אתה מחפש פתרון ניהול נכסים דיגיטליים עבור הצוות שלך?

מומחי FotoWare המסורים שלנו ישמחו להראות לך כיצד ה- FotoWare DAM יכול לעבוד עבור הארגון שלך. הזמן הדגמה לא מחויבת היום וראה כיצד תוכל להבטיח תאימות תקן יעילה ל- GDPR במו עיניך.