6 אתגרים שעומדים בפני אנשי שיווק בניהול נכסים דיגיטליים

נכתב והועלה לאתר פוטואוור ע"י Amalie Widerberg בתאריך March 26, 2021

צוותי השיווק של היום מתמודדים עם מספר אתגרים הקשורים לאופי של העידן הדיגיטלי בו אנו חיים. הצורך להבטיח את נוכחות המותג שלך והתצוגה שלו בצורה עקבית על פני מספר רב של פלטפורמות, הן פיזית והן דיגיטלית, מגיע עם אתגרים לא פשוטים. זה אומר שמשווקים לא רק צריכים להיות אנשי תקשורת יצירתיים וטובים המסוגלים לקיים אינטראקציה עם קהלים רבים, אלא שהם גם צריכים להיות מצוידים בכלים הנכונים כדי לעזור להם לנהל את הכמויות העצומות של תוכן ונכסי שיווק שהם נדרשים לייצר.

במאמר זה אנו בוחנים 6 מהאתגרים הגדולים ביותר שצוותי שיווק נתקלים בניהול כמויות גדלולת של קבצים דיגיטליים. כמו כן, נספר לך כיצד לפתור אתגרים אלה על ידי יישום פתרון ניהול נכסים דיגיטליים (DAM) כחלק מה MarTech שלך.

Feature image: Fabian Irsara, Unsplash

עבור משווקים, נוכחות רב-ערוצית חזקה דורשת יצירת פיד עקבי של תוכן על בסיס קבוע, וצוותי שיווק אמורים למעשה להפוך לחדר החדשות הפנימי של המותג שלהם. התוצאה היא מספר רב של נכסים וקבצים שיש לאחסן ולנהל בקפידה על מנת למצוא, להשתמש בהם וגם לעשות בהם שימוש מחדש ובקלות. עם זאת, ניהול תוכן זה אינו קל כפי שהוא נשמע – החל מקשיים בהסכמות למתן שמות לנכסים ועד כוננים קשיחים המתמלאים בקבצים כפולים, האתגרים של ניהול המדיה הם רבים.

תוכן העניינים

אתגר 1. מתקשים למצוא את קבצי/נכסי השיווק

אתגר 2. בעייתי לדעת האם קבצים מסויימים ניתנים לשימוש ובאיזה אופן

אתגר 3. בעבודה עם קבצים ויזואליים יש חוסר יעילות משווע

אתגר 4. לוקח יותר מידי זמן לעלות קמפיין

אתגר 5. עבודה שיתופית בצוות אינה יעילה והערות חשובות הולכות לאיבוד

אתגר 6. שיתוף לגורמים חיצוניים לוקח יותר מידי זמן

האם מערכת ניהול לנכסים דיגיטלים מהווה השקעה נכונה עבור הצוות שלך ?

אתגר 1. מתקשים למצוא את קבצי/נכסי השיווק

כמה פעמים מצאת את עצמך מחפש קובץ שאתה יודע שהוא מאוחסן בתיקיה כלשהי, אבל לא הצלחת למצוא אותו? לעתים קרובות, ישנם מספר מקומות זה יכול להיות – אחסון בענן, כמו Dropbox, גוגל דרייב, OneDrive, או SharePoint? אולי זה על כונן קשיח חיצוני? אם כן, איזה כונן קשיח, ואיפה הוא? ייתכן שיש עשרות או מאות כאלו לעבור עליהם, ואז אתה צריך למצוא את התיקייה הנכונה בכונן הקשיח. או אולי זה מאוחסן מקומית במחשב של מישהו. סביר להניח שבסופו של דבר תשאל כמה מעמיתים שלך לעבודה, אבל כנראה שאף אחד לא באמת יודע.

בשלב זה, סביר להניח שבזבזת הרבה יותר זמן בחיפוש אחר הקובץ ממה שתכננת במקור, וזה אפילו לא לוקח בחשבון את הזמן שעמיתיך השקיעו בעזרה לך. ביצוע חיפוש מהיר בכל אחד מהמיקומים האלה אינו קל גם אלא אם כן אתה יודע את מיקום התיקיה המדויק שבו היא צריכה להיות, או את שם הקובץ המדויק – וזה מסתמך גם על העמיתים שלך שכולם אכן נותנים שמות בפורמט הנכון, ללא יותר מידי שגיאות הקלדה !

כאשר בסופו של דבר תמצא את התיקיה המתאימה, אתה רק מקווה שלא תמצא שמות קבצים כסגנון הבא:

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-1

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-final

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-final-FINAL

2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-v4-FINAL

ברור לגמרי שהדרך הזו אינה יעילה כלל לניהול של הקבצים שלך.

הפיתרון: אחסון של כל הקבמים שלך במקום יחיד ומרכזי שישמש הHUB לאירגון.

בהטמעה של פתרון ניהול נכסים דיגיטליים (DAM), ניתן לאחסן את כל נכסי השיווק החשובים שלך במיקום אחד. פעולה זו מורידה לגמרי את הצורך לחפש כל הזמן במקומות שונים, וגם מבלי לעבור דרך מבני תיקיות מסובכים כדי למצוא את התוכן שאתה צריך. מערכת DAM תספק קובץ מקור יחיד, אמיתי , לכל המחלקה שלך מכיוון שהמערכת מאפשרת להוריד את הקובץ ישירות לכל גודל או תבנית שתצטרך, מבלי לבצע שינויים במקור שתמיד יהיה זמין ב- DAM.

מידע נוסף: מהי השונות בין מערכת DAM לאחסון בענן

בנוסף, כל הקבצים מתויגים עם מטה-דאטה, הם ניתנים לחיפוש על ידי מילות מפתח במקום שמות קבצים, מה שהופך את התהליך של מציאתם הרבה יותר קל. כאן אתה יכול לקרוא על דרכים שונות לחפש תוכן ב- FotoWare DAM, כול הדרכים הללו מהירים יותר מאשר לנסות להבין איך העמית שלך רשם את שם הקובץ או התמונה של הקמפיין שלך.

אתגר 2. בעייתי לדעת האם קבצים מסויימים ניתנים לשימוש ובאזיה אופן

לאחר שמצאת את הקבצים שאתה מחפש, עליך גם לדעת אם אתה יכול להשתמש בהם או לא – ואיך תוכל להשתמש בהם. לעתים קרובות, אם רכשת תמונות של סטוק באינטרנט או סרטונים, ייתכן שהרשיון כבר פג תוקפו וייתכן שיהיו לו מגבלות שימוש אחרות. מצבים כאלה יכולים לעתים קרובות להוביל לבזבוז של הרבה זמן על מנת לנסות להבין ולמצוא את המידע הזה על קבצים ספציפיים, שכן הפרת רישיונות זכויות יוצרים יכול להיות טעות יקרה מאוד לעשות! אם מידע זה לא תועד בשום מקום, ייתכן שאתה מסתמך אך ורק על זיכרון ( מעומעם משהו ) של עמית שלך.

זה לא חל רק על רשיון תמונות מסטוק כלשהו, אלא, מאז ה- GDPR נכנס לחיינו, אתה צריך להיות בטוח שיש לך הסכמה לגיטימית של העובדים אם אתה משתמש בתמונות שלהם בכל סוג של משאבי אנוש או חומרים שיווקיים. אי עמידה ב- GDPR עלולה גם בסופו של דבר לקנוס את הארגון שלך עד 4% מהמחזור השנתי שלו!

מידע נוסף : האם התמונות שלך מתואמות לתקן GPDR?

הפיתרון: שימוש במטה-דאטה להוספת מידע חשוב לקבצים שלך.

תיוג הקבצים שלך באמצעות מטה-דאטה הוא חלק חיוני באחסון שלהם במערכת ניהול נכסים דיגיטליים. משמעות הדבר היא שתמיד יש לך את פרטי הקובץ המאוחסנים יחד עם הקובץ עצמו, והוא נשאר מחובר לקובץ גם בעת ההורדה. באפשרותך להוסיף לקובץ פרטי רשיון זכויות יוצרים, תאריכי תפוגה, הגבלות שימוש ועוד הרבה יותר, וכל זה על מנת להקל על כל חברי הצוות שלך לזהות במהירות ובקלות אם הם יכולים להשתמש בקובץ למטרה מסוימת, מבלי לשאול אף אחד יותר.

מטה-דאטה גם חיוני כדי לסייע לארגונים לשמור על- GDPR – במיוחד סעיף 7, מכיוון שהוא מאפשר לך לדעת בקלות אילו אנשים נמצאים בתמונות. אם עמית שלך לעבודה עוזב את החברה ומבטל את הסכמתו, עליך למחוק את כל התמונות שבהן מוצג אדם זה. באמצעות פתרון DAM, יש לך הזדמנות לעשות זאת בקלות, שכן באפשרותך לחפש תמונות אלה באמצעות המטה-דאטה לזיהוי העובד (לדוגמה, מספר מזהה העובד הייחודי שלהם).

אתגר 3. בעבודה עם קבצים ויזואליים ישנו חוסר יעילות משווע

האתגר נפוץ עבור קריאייטיבים ומעצבים רבים העובדים עם קבצי מדיה חזותית הוא לעבור ולעבוד עם מספר כלים ותוכנות שונות. ישנו גם הכאב הקבוע של הצורך להוריד קבצים מפתרון האחסון ולהעלות אותם חזרה לתוכנה או הכלי שעליו עובדים. כל אלה אולי נראים כמו משימות קלות, אבל זה במהירות הופך להיות להר של משימות לביצוע, ובסופו של יום, זה מבזבז הרבה זמן, במקום לעבוד בפועל ! זהו גם תהליך מסורבל, אשר גורם ליצירת גרסאות כפולות של הקבצים, פיצוץ של הכוננים קשיחים המקומיים בחומר שבחלקו מיותר, ולמעשה גורם לאיבוד לגירסאות חשובות של הקבצים עם הזמן.

הפיתרון: שילוב של כלי העבודה שלך על מנת שתוכל לעבוד ישירות מהתוכנות / כלים שלך עם הנכסים/קבצים.

במציאות הדיגיטלית של ימינו, לצוותי שיווק יש בד"כ מגוון רחב של יכולת טכנולוגיות , עם כלים רבים ושונים לביצוע של משימות כאלו ואחרות. לכן חשוב לוודא שניתן לחבר ולשלב כלים אלה באלה, באופן שמפחית את המשימות שגוזלות זמן רב. פתרונות DAM מציעים מספר אפשרויות אינטגרציה, כדי לעזור למשתמשים לגשת לקבצים החשובים שלהם – במיוחד תמונות, סרטונים, גרפיקה, קבצי לוגו ועוד – מהכלים והתוכנות שבהם הם משתמשים הכי הרבה. לדוגמה, שילוב פתרון DAM עם CMS של האתר אינטרנט שלך (כמו WordPress או Episerver) פירושו שאינך צריך לשרוף זמן בהורדה והעלאה של הקובץ, אתה יכול פשוט לחפש, למצוא ולהשתמש בקובץ מהCMS עצמו ומבלי להחליף תוכנה. כנ"ל לגבי כלים כמו Photoshop, InDesign, Illustrator ואפילו Microsoft Word ו- Powerpoint.

על-ידי שמירת כל התוכן שלך במערכת מרכזית, וגישה ישירה אליו מתוכנות שונות, תוכל לחסוך זמן, לחסוך מקום ולהיות בטוח שאתה תמיד משתמש בקבצים המאושרים לשימוש.

מידע נוסף : היתרונות של אינטגרציות ועבודה עם כלי פלאג-אין.

אתגר 4. לוקח יותר מידי זמן לעלות קמפיין

הזמן הוא למעשה העיקר כאשר משיקים קמפיין שיווקי חדש. עבור משווקים רבים, יש יותר מדי צעדים המעורבים בתהליכי היצירה בכדי שיכולו לעמוד בלוחות הזמנים בקלות. הצורך לקבל כל תמונה מאושרת על ידי האנשים הנכונים ובזמן ,יכול קחת יותר מידי זמן להגיע לזה .

הפיתרון: עבודה עם תהליכי עבודה אוטומטיים על מנת לזרז משימות ידניות

אחד מהיתרונות הגדולים של פתרון DAM הוא היכולת ליצור זרימה של תהליכי עבודה אוטומטיים שמשנות את מצב הקובץ בצורה שנקבעה מראש – לדוגמה תהליך עבודה של אישור. ניתן לטפל בתהליך כולו של אישור תמונות לשימוש מתוך מערכת הDAM עצמה, להודיע לאנשים הנכונים אוטומטית ברגע שיש צורך באישור שלהם, ולתת להם את היכולת לסמן את התמונה כדי לאשר אותה או לדחות את השימוש בה . עם שילוב של CMS, אתה יכול אפילו לוודא שהתמונות מתפרסמות באתר שלך מיד לאחר האישור הסופי. באפשרותך לקרוא עוד אודות החשיבות של זרימות עבודה כאן, או להוריד את הספר האלקטרוני שלנו להלן כדי לקרוא על 7 תהליכי עבודה הנפוצים ביותר עם פתרון DAM.

חסוך בזמן עבורך ועבור הצוות שלך

7 תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטלית

למד/י על 7 תהליכי עבודה נפוצים במיוחד לחסכון בזמן עבודה

אתגר 5. עבודה שיתופית בצוות אינה יעילה והערות חשובות הולכות לאיבוד

כולנו מכירים את הקשיים שישנם בהעברת מידע. הודעות לפעמים נאבדות בצ'אטים או בשרשורי דואר אלקטרוני שונים, כך שקל לאבד במהירות את המעקב אחר משוב חשוב, ושיתכן שלעולם גם לא ייושם. בעוד שהרבה מהתקשורת יכולה להיעשות באמצעות מטה-דאטה (תאריכי תפוגה, אשראי, מצבי אישור וכו '), משוב ארוך ומעמיק יותר ישותף לעתים קרובות באמצעות מספר רב של פלטפורמות תקשורת כמו Slack, Teams, email, אם לא באופן אישי או בשיחת טלפון! זה מאט את תהליך של שיתוף הפעולה ומגדיל את הסיכויים להיעלמות הערות ומשובים הנדרשים בתהליך.

הפיתרון: שיתוף פעולה ישירות על הקבצים עצמם.

מערכת DAM מאפשרת לך בנוסף לאחסון של כל הקבצים במיקום מרכזי אחד, גם את היכולת שלכל קובץ מצורף כל המידע הרלוונטי שלו . וזה אומר שבנוסף למטא-דאטה, יצטרפו לקובץ גם ביאורים, הערות שמשתמשים יכולים להוסיף על הקובץ כדי להעביר משוב ספציפי לקובץ.

מידע נוסף – מדוע Fotoware מהווה כלי כ"כ נחוץ עבור Elbphilharmonie's marketing

ב- FotoWare, ניתן להוסיף ביאורים ישירות על תמונה, הערות ועוד. בדרך זו, כל התקשורת לגבי כל קובץ, מאוחסנת יחד עם הקובץ עצמו, מה שמקל עליך לדעת בדיוק מה הוזכר/נאמר/נכתב על עיצוב מסוים, מצגת, תמונה או כל דבר אחר שאחסנת ב- DAM שלך.

אתגר 6. שיתוף לגורמים חיצוניים לוקח יותר מידי זמן

משווקים לעתים קרובות צריכים לשתף קבצים חיצונית לארגון, למשל לעיתונות או לסוכנויות חיצוניות ושותפים. זה יכול להפוך במהירות לתהליך שגוזל זמן רב, בגלל קבצים שיש לשנות את גודלם, לשכפל או לשלוח אותם על-פני הודעות דוא"ל רבות, או להשתמש בכלים שונים כמו WeTransfer, בשל מגבלות גודל הקובץ. הכל מסתכם במשימות חוזרות ונשנות יותר, שמסיחות את הדעת ולוקחות זמן מהאחריות האמיתית של השיווק עצמו.

פיתרון: שיתוף של אלבומים, ומתן גישה למחוץ לארגון לשרת את עצמם ברגע שהם צריכים את החומר.

הדרך הפשוטה ביותר לשתף קבצים ב- DAM היא על ידי הוספת הקבצים לאלבום ושיתוף אותם באמצעות דואר אלקטרוני או מתן קישור ייחודי למי שאתה רוצה שתהיה לך גישה אליו. ניתן לעשות זאת בקלות רבה בשלושה קליקים בלבד וכך להעניק לאנשים שנבחרו גישה לכל הקבצים באותו אלבום הספציפי.

דרך נוספת לשתף פעולה עם גורמים חיצוניים היא לאפשר להם גישה לארכיון משותף כדי שיוכלו לשרת את עצמם ולמצוא את מה שהם צריכים על ידי חיפוש הקבצים באמצעות מילות מפתח ומסננים. לאחר מכן הם יכולים להוריד חומר נבחר בגדלים הדרושים להם ויכולים לבצע זאת ללא צורך לפנות למחלקת השיווק לקבלת תמיכה.

מידע נוסף: איך אגודת הבית הלבן הגדילה את ה ROI ע"י ארכיוניפ פנימיים וחיצוניים

האם מערכת ניהול לנכסים דיגיטלים מהווה השקעה נכונה עבור הצוות שלך ?

אתה יכול להבין בדיוק כמה כסף האתגרים האלה עולים לארגון שלך עם מחשבון ה ROI שלנו. בדוק את זה כדי לראות מה אתה יכול לשמור עם פתרון FotoWare DAM. אל תהססו לפנות אלינו לפגישה לא מחייבת כדי לחשוב ביחד כיצד FotoWare יכולה לעזור לך.

אוטומציה מלאה לתהליכי העבודה בהוצאה לאור: סיפור לקוח Klambt Verlag

By Amalie Widerberg on August 6, 2021

Klambt Verlag היא אחת מקבוצות המדיה הגדולות באירופה, שהוקמה במקור ב-1843. Klambt, הממוקמת בגרמניה, מפרסמת כ- 70 מגזינים, עם תוכן הנע בין יופי ובריאות ועד מזון ונושאים אחרים. יש להם ארכיון תמונות אדיר, מעבדים אלפי תמונות בשבוע, ומיליוני קבצים מדי שנה. למד ממר Rodi Beck – Dam Administrator, Klambt Verlag, כיצד גם אתה תוכל לנהל באופן יעיל ומאובטח כמויות גדולות של קבצים.

המגזין הראשון של Klambt נקרא 'Der Hausfreund' ופורסם לראשונה ב- 1843. לאחר מלחמת העולם השנייה שונה שמו ל'Sonne ins Heim' שמשמעותו "שמש בבית", וב-1967 שינה Klambt את שם המגזין שוב ל'7 TAGE', שעדיין מתפרסם היום.

ידוע כי תמונות הן המפתח בעת עבודה עם מדיה, וגם עבור Klambt, אין זה יוצא מהכלל, כאשר כמות עצומה של תמונות עוברות במערכת בכל יום. מציאת התמונה הנכונה היא חיונית משום שהיא משפיעה על מחיר הייצור ועל הערך הכולל של המגזין.

"כאשר אתה מסתכל על מגזין, הוא מבוסס על תמונות, רוב התוכן הוא תמונות. בדפים מסוימים, תראה 10-15 תמונות, כך שזה התוכן העיקרי: אנחנו עושים את הסיפור סביב [התמונות]. לכן, אנו זקוקים ל-FotoWare כדי לאתר את התמונות הטובות ביותר שאנו יכולים לקבל".

מאגר מרכזי עבור כל התוכן
כדי להבטיח שליטה מלאה בכל התמונות ולעבוד איתן ביעילות המרבית האפשרית, חברת Klambt הקימה מערכת מרכזית אחת עבור הקבוצה כולה, שבה ניתן לאחסן ולנהל את כל הקבצים במאגר משותף. באמצעות Color Factory (מוצר FotoWare שתוכנן במיוחד לאוטומציה ועיבוד של נפחים גדולים של קבצים) כמנוע הראשי, הם יכלו לבנות מערכת ייצור מלאה סביב הפתרון (FotoWare Digital Asset Management (DAM שברשותם. דבר זה מאפשר להם לעבוד מהר הרבה יותר עם הקבצים שלהם על-ידי ביטול הצורך לשלוח תמונות הלוך ושוב או להעלות ולהוריד, ובו בזמן להבטיח שכל הפריטים הנשלחים להדפסה יהיו באיכות הגבוהה ביותר הזמינה:
"[כשאנו] יוצרים את ה- PDF להדפסה, דרושים לנו נתונים ברזולוציה גבוהה, דמיין שישנם בחוץ כמה מאות אנשים, והם צריכים לשלוח את הנתונים פנימה והחוצה. אתה לא יכול לעבוד עם הנתונים ברזולוציה הגבוהה מכל מקום , לעתים האינטרנט איטי. לכן הקבצים מאוחסנים ב- FotoWare, ובאפשרותך להעביר אותם בתהליך העבודה מבלי להעביר את הנתונים בפועל."

מערכת מסוג זה אינה אפשרית ללא מערכת DAM בעלת ביצועים ויכולות גבוהים , הניצבת במרכז הפתרון. מעצבים ועורכים גרפיים יצטרכו להקדיש זמן רב מדי להעלאה, להורדה ולשליחה של הודעות ותמונות שונות. עם זאת, באמצעות הפתרון של Klambt , FotoWare מצליחה לשמור כל הערה, הצעה, תמונה ועיצוב במערכת מרכזית אחת. אפילו העבודה הגרפית של הרכבת הדפים הפיזיים מתבצעת ישירות בתוך המערכת, הודות לפלאג-אין עבור Adobe CC.

באמצעות Adobe CC Extension, עובדי Klambt יכולים לעבוד עם InDesign ישירות בתוך פתרון DAM שלהם כפי שנראה לעיל.

ניהול תוכן ממשרדים מרוחקים
דרך עבודה מרכזית זו הייתה גם שימושית במיוחד בכל הנוגע לעבודה מרחוק. כאשר סוכנויות וצלמים רבים שנמצאים רחוק מהמשרד, Klambt נסמכת על המערכת המאובטחת שיכולה לשמור על הקבצים ולהפוך אותם לקלים לאיתור ולניהול מרחוק. זה היה חשוב במיוחד במהלך מגיפת ה Covid-19 , וגרם לרבים לעבוד מרחוק.

"דבר נוסף הוא שחברת FotoWare מסייעת לנו בתהליך העבודה מבחוץ. לדוגמה, בגלל הקורונה נאלצנו להעביר את כל העובדים – בעיקר לעבודה מהבית – ולכן נאלצנו להשתמש בכלי המאפשר לנו להפעיל את תהליכי הייצור מבחוץ".

מעבר ממבנה תיקיות לזרימת עבודה מונחית-נתונים
בכל השנים, Klambt Verlag ניהלה את הקבצים שלה בתוך מבנה תיקיות. עם בניית מערכת העריכה שלהם סביב FotoWare ו-Color Factory, הם יכולים לבסס את זרימת העבודה שלהם על נתוני מטה-דאטה ועם זאת עדיין לשמר מבנה תיקיות, היא מנוהלת באמצעות נתוני מטה-דאטה ומאפשרת אוטומציה של כמה משימות. בדרך זו, כאשר עובד מנווט בין התיקיות בתהליכי העבודה, הוא לא צריך להוריד או להעביר דבר באופן ידני.
"עדיין יש לנו מבנה תיקיות, אך ההבדל הוא כאשר אנו עובדים במערכת החדשה עם FotoWare ותהליכי העבודה, אנחנו רק מזינים את הקבצים למערכת, והם מאוחסנים בתיקיה אחת. הם נשארים שם, וכל השלבים שבהם נראה שאנחנו מעבירים אותם, אנחנו כבר לא מעבירים אותם, אנחנו פשוט משנים את המטה-דאטה."

מפשט את תהליך ההדפסה
המטרה של תהליכי העבודה היא לקבל את כל התמונות מהמצלמה לדפוס, וכן לחשב את עלויות הייצור, אשר עשויות להשתנות בהתאם לגודל, למיקום ולסוכנות של כל תמונה. כל זאת תוך עמידה בחוקי זכויות יוצרים בגרמניה, הדורשים בכל מגזין לכלול פרטי תמונה בכל דף. היום, רודי עובד על אוטומציה של תהליך הוספת מידע זה לעמודי המגזין, שיחסכו עבור Klambt אלפי שעות מדי שנה:
"מילוי המידע לתמונות עדיין צריך להיעשות; ככה זה, עדיין עליך להכניס מטה-דאטה, אך אינך צריך לחשוב על כך בתהליך הפריסה. בדרך כלל אנו זקוקים ל- 20 דקות לכל דף כפול כדי לאסוף מידע זה. פירוש הדבר הוא שנחסוך אלפי שעות בשנה אם נהפוך תהליך זה אוטומטי לחלוטין באמצעות מטה-דאטה."

צילום מסך של האופן שבו הממשק נראה בעת מילוי הנתונים.

השימוש היעיל במטה-דאטה גם מקל על חישוב העלויות מאחר שפרטי התמחור מצורפים לכל פריט, ומתקן את עצמו באופן אוטומטי בעת הצורך. לדוגמה, בעת הוספת תמונה לעמוד, תוכל לראות מאוחר יותר תעתיק של מחירו, אשר יתאים את עצמו אם תשנה את הגודל או את מיקום התמונה.

תהליכי גישה מוגדרים מראש ושיתוף פעולה יעיל
בעוד שלהפיכת תהליכי העבודה של עריכת המגזין מונעת לחלוטין על-ידי מטה-דאטה, יש לה יתרונות רבים – חיפוש מהיר, אחסון קבצים מאובטח ובקרה משופרת …. הם רק חלק מהם , אחד מהיתרונות הבולטים של שיטה זו הוא שיתוף פעולה פנימי.

למרות שהמערכת עצמה מסיבית, היא בנויה באופן המקל על העובדים לנהל את עבודתם. בעת כניסה למערכת, הם יכולים לראות רק את החלקים של תהליכי העבודה הרלוונטיים להם, ולאחר סיום משימה, היא נשלחת באופן אוטומטי לשלב הבא.
במהלך השלבים השונים, כל מחלקה פועלת על חלקי המגזין שבהם היא אחראית, ומקלה על הקצאת משימות ביניהן. הדבר נעשה באמצעות כרטיסי משימה, המסבירים מה דרוש עבור מקטע של המגזין ומסתיים כדף מעוצב לגמרי או שניים. לדוגמה, כאשר מעצב בוחר כרטיס משימה, פעולה זו נכתבת אליו; לאחר שעבודתו תבוצע, המטה-דאטה יכללו מידע זה וישלחו את הכרטיס למעשה לשלב הבא שבו עובד אחר אוסף אותו. וכך היא תימשך עד שכל העמודים יהיו מוכנים להדפסה, בשלב זה, כאשר כל אחד מהם מכיל המון מידע כתוב בהם:
"במטה-דאטה, יש לנו היסטוריה של פעילות הקבצים בתהליכי היצור. […]כל השלבים שאנו עוברים נמצאים בהיסטוריה זו. כך שתמיד תוכל לבוא ולראות מי עבד על מה."

צילום מסך של המראה של כרטיסי המשימה השונים בממשק FotoWare Pro

מערכת אחת למגזינים רבים
בנוסף, העובדה כי המערכת אחידה מבטיח שהתהליכים יהיו זהים לכל מגזין, דבר המקל על עובדים לסייע למחלקות אחרות בעת הצורך:

"יש לנו מחלקות שונות שעובדות על מגזינים שונים, אך אחת המטרות העיקריות שלנו עם תהליכי העבודה של המערכת החדשה היא שאנו מקבלים תהליכי עבודה זהים לכולם. כמובן, זה שונה כאשר יש לך מגזין שבועי או אם יש לך מגזין רבעוני. אך השלבים [יכולים להתבצע] על-ידי כל מחלקה באותו אופן, ותהליך השימוש במטה-דאטה יקל עלינו לקבל קו נקי יותר. לדוגמה, מישהו שעובד עבור מגזין אחר יכול לעזור לך, במקרה הצורך. זוהי אחת המטרות העיקריות של תהליכי העבודה עבור הוצאות לאור: לקבל דרך אחת לבצע את העבודה".

האם דרוש לך פתרון של DAM?
פתרון DAM הוא הרבה יותר מאשר בנק תמונות טיפוסי. זהו מרכז המערכת האקולוגית של התוכן, המאפשרת לך לבצע אוטומציה ולייעל משימות, לשתף פעולה בייצור תוכן, לנהל ביעילות תמונות ברזולוציה גבוהה ועוד הרבה יותר, כל זאת מבלי שתצטרך להעביר קבצים ממקום למקום באופן ידני.

מהם WORKFLOWS ?

פורסם באתר Fotoware.com

תהליכי עבודה היא קבוצה של תהליכים יומיומיים או ממוקדי משימה שאנו מנהלים במערכת ניהול נכסים דיגיטלית. הפוך התהליכים לאוטומטיים או גרום לקבצים שלך להיות זמינים לשוק מוקדם ככל האפשר על ידי יצירת תהליכי עבודה בקלות לעיצוב, סקירה, אישור ופרסום של קבצים. ייעל יצירת תוכן וטיפול בנכסים באמצעות אוטומציה של תהליכי עבודה ידניים.

החזר השקעה

תהליכי עבודה נכונים ויעילים הם הדרך הטובה ביותר למיטוב ה-ROI של המערכת.

ניהול הרשאות

השתמש בקבוצות לשלוט מי יכול לגשת לקבצים מסוימים. משתמשים יראו רק את הקבצים להם יש הרשאה עבורם.

השאר מעודכן

צפה ואתר במהירות את סטטוס הקבצים במערכת על ידי שימוש בסימונים וקבלת התראות.

ייעול העבודה

חוזר על אותה פעולה שוב ושוב? צור פעולה אוטומטית שתבצע את המשימות עבורך.

7 רעיונות לתהליכי עבודה היכולים לחסוך זמן לצוות שלך

למד מהדוגמאות המובאות כאן כיצד תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטליים של Fotoware יכולים לעזור ולזרז פעולות נפוצות (ומשעממות) או להפוך לאוטומטיות לגמרי ולגרום ליום שלך להיות קצת יותר קל.

מארקרים לאישור שימוש בקובץ
על ידי שימוש בסימני אייקון קטן בראש תצוגת הקובץ בארכיון, משתמשים יכולים לקבוע במהירות אם ניתן להשתמש בקובץ או לא. סימנים מוגדרים על ידי מנהל המערכת וניתן להגדיר אותם כך שיופיעו בכל הקבצים שיש להם ערך מסוים בשדה מוגדר – למשל תאריך תפוגה של רישיון או מקום בו הנכס מורשה לשימוש.
לדוגמא, באמצעות FotoWare הצליחו הפייננשל טיימס להבטיח כי העיתונאים שלהם, צוות המדיה החברתית והצוותים במערכות עיתונים בקבוצה ,יוכלו לזהות ולדעת בקלות באילו תמונות הם יכולים או לא יכולים להשתמש.

מארקרים לסימון מידע חסר
מידע הקובץ (Meta Data) הוא תכונה מרכזית בכל מערכת ניהול נכסים דיגיטלית. המידע הזה מאפשר לך למצוא ולהשתמש בקלות בתוכן אותו אתה יוצר, להגדיל את מחזור החיים של אותו תוכן ולמקסם את ערכו. המידע עוזר גם להפוך משימות יומיומיות לאוטומטיות, ומאפשרות לך להקדיש זמן רב יותר לעשות את מה שאתה עושה הכי טוב. משמעות הדבר היא שיש להבטיח כי המשתמשים מוסיפים מידע לקבצים.
עם מערכת Fotoware הפנימית בחברה, נקטנו בצעדים להבטיח ששום קובץ לא יועלה ללא הנתונים החשובים להם הוא זקוק – אך במקרה שזה אכן יקרה, מכל סיבה שהיא, ניתן להחיל סימנים אוטומטית כתזכורת למשתמשים להוסיף עוד נתונים ומידע.

תהליך אישור עם טפסי הסכמה
ב- FotoWare, כל קבוצת משתמשים שמשתתפת באישורי תמונות נמצאת במקום משלה בהיררכיה. כאשר מוצעות תמונות לאישור, תהליך האישור עובר בכל אחת מהקבוצות בהיררכיה. תהליך האישור ברור ומהיר בעזרת תהליך עבודה מסודר שגם מספק מסלול תיעוד ברור.
לדוגמא: בעבר אישורי תמונות ב-San Francisco Ballet נעשו באופן ידני ולכן לקח זמן מיותר להסתובב ולמצוא את האנשים הנכונים לקבלת האישור, והיה קשה לקבל החלטה מדויקת עם תדפיסים.

התראה על קבצים חדשים הנכנסים למערכת
ניתן ליצור סימניה המבצעת חיפוש אחר מידע בתג המדובר. זה אומר שכל תוצאות החיפוש שלך נמצאות במרחק לחיצה אחת בלבד. קל אפילו יותר, הגדר התראה לתוצאת חיפוש ספציפית וקבל הודעה בתדירות המועדפת עליך – מבסיס מיידי לחודשי.

קבל התראה על מידע חסר בקבצים
באתר FotoWare הפנימי בחברה החלטנו לאפשר למשתמשים להעלות תוכן רק על ידי מתן מינימום של מידע: כותרת, תיאור ולפחות תגית אחת. אנו מודיעים למשתמשים שהם צריכים למלא מידע נוסף על הנכסים שהעלו באמצעות פעולה מתוך המערכת המשלבת עדכון הנתונים עם רשת האינטרנט (Webhook).

GDPR
אתה יכול לעמוד בדרישות ה- GDPR עם כל הנכסים שלך בתוך FotoWare על ידי ניהול טפסים ומידע הקובץ. לדוגמה, ניתן לאחזר בקלות את הנכסים הקשורים להסכמה הנדונה ולנקות את התוכן או לנהל גישה אליו. ניתן להשתמש בסימונים במערכת FotoWare בשילוב עם האמור לעיל כדי לציין חזותית את רמת ההסכמה שניתנה.
לדוגמא: National Healthcare UK מבטיחה שכל התצלומים הרפואיים שלהם עומדים בתאימות ל- GDPR באמצעות FotoWare.

שימוש במטה-דאטה לקביעת הרשאות
ניתן להגדיר את רמת הגישה ברמת הארכיון, אוספים או קבצים בודדים. על ידי בחירת קובץ ופתיחת תפריט הפעולות המשתמש יכול להגדיר גישה לרמה המותאמת מראש. ניתן לנהל זאת בקלות על ידי הגדרת קבוצות משתמשים.
לדוגמא: ב-The National Institute of Dramatic Art יש כמה רמות: עובדים שכירים, סטודנטים והציבור הרחב. מנהל המערכת יכול לבחור את הקבצים ולהקצות את ההרשאה הרצויה. לא נוצרות כפילויות של הקבצים והסימנים בתצוגה המקדימה נותנים למשתמשים אינדיקציה ויזואלית ברורה למי ולאילו קבצים יש הרשאה.

תהליכי עבודה לחיסכון בזמן … שגם יגרמו לך להיראות טוב

נכתב ע"י Olav Andreas Frenning ב May 22, 2019

משתמשים בעלי מערכת יחסים ארוכת שנים עם FotoWare יודעים בדיוק מה אנחנו חושבים לגבי תיקיות.
במשך שנים אנחנו מנסים לשכנע אחרים כי עם קטלוג מידע נכון ומדויק אפשר לגמרי להסתדר בלעדיהן (עם התיקיות, כלומר). עם זאת, יש משהו בתיקיות שגורם לאנשים לא לרצות להיפרד מהן; הן נותנות תחושה של סדר וארגון שקשה להשתוות אליו.

בעננים אין תיקיות

כפי שנוכחת לדעת אם אתה משתמש בפתרון של Fotoware בענן , אין תיקיות בפועל שאתה יכול להשתמש כדי לארגן את התוכן שלך. זה פשוט בגלל הדרך בה אחסון ענן עובד – אחסון בענן אינו בדיוק כמו מערכת הקבצים המקומית במחשב. עם זאת, בכדי לא לאכזב את המשתמשים יותר מדי, ניתן להשתמש בפתרון המתוחכם שלנו – SmartFolders בכדי לחקות את מבנה התיקיות הישן כך שהמשתמשים במערכת של FotoWare ירגישו בנוח.

SmartFolders – כמעט תיקייה – אבל מתוחכם יותר

לא מזמן כתבנו ספר אלקטרוני על היתרונות של שימוש בטקסונומיה כדי לארגן את התוכן שלך. השימוש בטקסונומיה מושלם לארגון תוכן שנמצא בקטגוריות מסודרות ומוגדרות מראש. אך פחות מתאים עבור משתמשים אשר מדי פעם צריכים להגדיר מסננים משלהם או עוגנים על מנת לחזור בקלות לאוסף מסוים של קבצים. כאן השימוש ב- SmartFolders נכנס לפעולה: כמו טקסונומיה, השימוש ב- SmartFolders יכול לדמות היררכית תיקיות קלאסית, אך איפה השוני? בזה שהקמתן במערכת אינה דורשות זכויות ניהול מיוחדות ואף לא תואר במידענות על מנת להגדיר אותן.

במילים פשוטות, SmartFolder הוא מסנן החיפוש שנראה ומרגיש כמו תיקיה בחלונית הניווט השמאלית בממשק האינטרנטי של FotoWare. אז אם אתה יכול לבצע חיפוש, אתה תהיה בהחלט מסוגל להגדיר SmartFolder. אם אתה בקיא בתחביר החיפוש תוכל לעשות שימוש בכל ביטויי החיפוש והתגים המיוחדים שמנוע החיפוש שלנו תומך בהם. עם זאת, אנו סבורים שרוב המשתמשים ישמחו מאוד להגדיר מסנני חיפוש בסיסיים מאוד, לדוגמא: ביצוע חיפוש מדויק למידע מסוים בשדה טקסט מסוים. ויצירה של חיפוש כזה הוא ממש לא בעיה.

3 דוגמאות לשימוש ב- SmartFolders

אלה 3 דרכים לשימוש יומיומי ב-SmartFolders. אתה בודאי תוכל לחשוב על דרכים לאמץ את השימוש בסביבת העבודה שלך.
• בשימוש ב-SmartFolders אנחנו יכולים למצוא בקלות ובמהירות קבצים שמשתמשים ביקשו למחוק. כאשר משתמשים מסמנים תמונה למחיקה, סימן X אדום מופיע על התמונה על מנת להזהיר משתמשים אחרים משימוש בה, מנהל המערכת בוחן את הקבצים ומוחק אותם.


• שימוש נוסף ב-SmartFolders יכול להיות בסינון ומציאה של קבצים להם נדרש להוסיף מידע על מנת שיהיו זמינים ושימושיים יותר לאחרים.


• צוות השיווק, גם לו אפשרות ליהנות מיתרונות SmartFolders למשל על מנת לאתר במהירות את כל אותם הקבצים השייכים לקמפיין מסוים. כל מה שדרוש הוא קיטלוג קוד הקמפיין לאחד משדות המידע , וסינון של אותו המידע באותו השדה על ידי ה-SmartFolders.