נכתב והועלה לאתר פוטואוור ע"י Amalie Widerberg בתאריך March 26, 2021
צוותי השיווק של היום מתמודדים עם מספר אתגרים הקשורים לאופי של העידן הדיגיטלי בו אנו חיים. הצורך להבטיח את נוכחות המותג שלך והתצוגה שלו בצורה עקבית על פני מספר רב של פלטפורמות, הן פיזית והן דיגיטלית, מגיע עם אתגרים לא פשוטים. זה אומר שמשווקים לא רק צריכים להיות אנשי תקשורת יצירתיים וטובים המסוגלים לקיים אינטראקציה עם קהלים רבים, אלא שהם גם צריכים להיות מצוידים בכלים הנכונים כדי לעזור להם לנהל את הכמויות העצומות של תוכן ונכסי שיווק שהם נדרשים לייצר.
במאמר זה אנו בוחנים 6 מהאתגרים הגדולים ביותר שצוותי שיווק נתקלים בניהול כמויות גדלולת של קבצים דיגיטליים. כמו כן, נספר לך כיצד לפתור אתגרים אלה על ידי יישום פתרון ניהול נכסים דיגיטליים (DAM) כחלק מה MarTech שלך.
Feature image: Fabian Irsara, Unsplash
עבור משווקים, נוכחות רב-ערוצית חזקה דורשת יצירת פיד עקבי של תוכן על בסיס קבוע, וצוותי שיווק אמורים למעשה להפוך לחדר החדשות הפנימי של המותג שלהם. התוצאה היא מספר רב של נכסים וקבצים שיש לאחסן ולנהל בקפידה על מנת למצוא, להשתמש בהם וגם לעשות בהם שימוש מחדש ובקלות. עם זאת, ניהול תוכן זה אינו קל כפי שהוא נשמע – החל מקשיים בהסכמות למתן שמות לנכסים ועד כוננים קשיחים המתמלאים בקבצים כפולים, האתגרים של ניהול המדיה הם רבים.
תוכן העניינים
אתגר 1. מתקשים למצוא את קבצי/נכסי השיווק אתגר 2. בעייתי לדעת האם קבצים מסויימים ניתנים לשימוש ובאיזה אופן אתגר 3. בעבודה עם קבצים ויזואליים יש חוסר יעילות משווע אתגר 4. לוקח יותר מידי זמן לעלות קמפיין אתגר 5. עבודה שיתופית בצוות אינה יעילה והערות חשובות הולכות לאיבוד אתגר 6. שיתוף לגורמים חיצוניים לוקח יותר מידי זמן האם מערכת ניהול לנכסים דיגיטלים מהווה השקעה נכונה עבור הצוות שלך ?אתגר 1. מתקשים למצוא את קבצי/נכסי השיווק
כמה פעמים מצאת את עצמך מחפש קובץ שאתה יודע שהוא מאוחסן בתיקיה כלשהי, אבל לא הצלחת למצוא אותו? לעתים קרובות, ישנם מספר מקומות זה יכול להיות – אחסון בענן, כמו Dropbox, גוגל דרייב, OneDrive, או SharePoint? אולי זה על כונן קשיח חיצוני? אם כן, איזה כונן קשיח, ואיפה הוא? ייתכן שיש עשרות או מאות כאלו לעבור עליהם, ואז אתה צריך למצוא את התיקייה הנכונה בכונן הקשיח. או אולי זה מאוחסן מקומית במחשב של מישהו. סביר להניח שבסופו של דבר תשאל כמה מעמיתים שלך לעבודה, אבל כנראה שאף אחד לא באמת יודע.
בשלב זה, סביר להניח שבזבזת הרבה יותר זמן בחיפוש אחר הקובץ ממה שתכננת במקור, וזה אפילו לא לוקח בחשבון את הזמן שעמיתיך השקיעו בעזרה לך. ביצוע חיפוש מהיר בכל אחד מהמיקומים האלה אינו קל גם אלא אם כן אתה יודע את מיקום התיקיה המדויק שבו היא צריכה להיות, או את שם הקובץ המדויק – וזה מסתמך גם על העמיתים שלך שכולם אכן נותנים שמות בפורמט הנכון, ללא יותר מידי שגיאות הקלדה !
כאשר בסופו של דבר תמצא את התיקיה המתאימה, אתה רק מקווה שלא תמצא שמות קבצים כסגנון הבא:
2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final
2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-1
2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-final
2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-final-FINAL
2020_SocialMedia_Fall_Campaign_SeptemberRevision-final-v4-FINAL
ברור לגמרי שהדרך הזו אינה יעילה כלל לניהול של הקבצים שלך.
הפיתרון: אחסון של כל הקבמים שלך במקום יחיד ומרכזי שישמש הHUB לאירגון.
בהטמעה של פתרון ניהול נכסים דיגיטליים (DAM), ניתן לאחסן את כל נכסי השיווק החשובים שלך במיקום אחד. פעולה זו מורידה לגמרי את הצורך לחפש כל הזמן במקומות שונים, וגם מבלי לעבור דרך מבני תיקיות מסובכים כדי למצוא את התוכן שאתה צריך. מערכת DAM תספק קובץ מקור יחיד, אמיתי , לכל המחלקה שלך מכיוון שהמערכת מאפשרת להוריד את הקובץ ישירות לכל גודל או תבנית שתצטרך, מבלי לבצע שינויים במקור שתמיד יהיה זמין ב- DAM.
מידע נוסף: מהי השונות בין מערכת DAM לאחסון בענן
בנוסף, כל הקבצים מתויגים עם מטה-דאטה, הם ניתנים לחיפוש על ידי מילות מפתח במקום שמות קבצים, מה שהופך את התהליך של מציאתם הרבה יותר קל. כאן אתה יכול לקרוא על דרכים שונות לחפש תוכן ב- FotoWare DAM, כול הדרכים הללו מהירים יותר מאשר לנסות להבין איך העמית שלך רשם את שם הקובץ או התמונה של הקמפיין שלך.
אתגר 2. בעייתי לדעת האם קבצים מסויימים ניתנים לשימוש ובאזיה אופן
לאחר שמצאת את הקבצים שאתה מחפש, עליך גם לדעת אם אתה יכול להשתמש בהם או לא – ואיך תוכל להשתמש בהם. לעתים קרובות, אם רכשת תמונות של סטוק באינטרנט או סרטונים, ייתכן שהרשיון כבר פג תוקפו וייתכן שיהיו לו מגבלות שימוש אחרות. מצבים כאלה יכולים לעתים קרובות להוביל לבזבוז של הרבה זמן על מנת לנסות להבין ולמצוא את המידע הזה על קבצים ספציפיים, שכן הפרת רישיונות זכויות יוצרים יכול להיות טעות יקרה מאוד לעשות! אם מידע זה לא תועד בשום מקום, ייתכן שאתה מסתמך אך ורק על זיכרון ( מעומעם משהו ) של עמית שלך.
זה לא חל רק על רשיון תמונות מסטוק כלשהו, אלא, מאז ה- GDPR נכנס לחיינו, אתה צריך להיות בטוח שיש לך הסכמה לגיטימית של העובדים אם אתה משתמש בתמונות שלהם בכל סוג של משאבי אנוש או חומרים שיווקיים. אי עמידה ב- GDPR עלולה גם בסופו של דבר לקנוס את הארגון שלך עד 4% מהמחזור השנתי שלו!
מידע נוסף : האם התמונות שלך מתואמות לתקן GPDR?
הפיתרון: שימוש במטה-דאטה להוספת מידע חשוב לקבצים שלך.
תיוג הקבצים שלך באמצעות מטה-דאטה הוא חלק חיוני באחסון שלהם במערכת ניהול נכסים דיגיטליים. משמעות הדבר היא שתמיד יש לך את פרטי הקובץ המאוחסנים יחד עם הקובץ עצמו, והוא נשאר מחובר לקובץ גם בעת ההורדה. באפשרותך להוסיף לקובץ פרטי רשיון זכויות יוצרים, תאריכי תפוגה, הגבלות שימוש ועוד הרבה יותר, וכל זה על מנת להקל על כל חברי הצוות שלך לזהות במהירות ובקלות אם הם יכולים להשתמש בקובץ למטרה מסוימת, מבלי לשאול אף אחד יותר.
מטה-דאטה גם חיוני כדי לסייע לארגונים לשמור על- GDPR – במיוחד סעיף 7, מכיוון שהוא מאפשר לך לדעת בקלות אילו אנשים נמצאים בתמונות. אם עמית שלך לעבודה עוזב את החברה ומבטל את הסכמתו, עליך למחוק את כל התמונות שבהן מוצג אדם זה. באמצעות פתרון DAM, יש לך הזדמנות לעשות זאת בקלות, שכן באפשרותך לחפש תמונות אלה באמצעות המטה-דאטה לזיהוי העובד (לדוגמה, מספר מזהה העובד הייחודי שלהם).
אתגר 3. בעבודה עם קבצים ויזואליים ישנו חוסר יעילות משווע
האתגר נפוץ עבור קריאייטיבים ומעצבים רבים העובדים עם קבצי מדיה חזותית הוא לעבור ולעבוד עם מספר כלים ותוכנות שונות. ישנו גם הכאב הקבוע של הצורך להוריד קבצים מפתרון האחסון ולהעלות אותם חזרה לתוכנה או הכלי שעליו עובדים. כל אלה אולי נראים כמו משימות קלות, אבל זה במהירות הופך להיות להר של משימות לביצוע, ובסופו של יום, זה מבזבז הרבה זמן, במקום לעבוד בפועל ! זהו גם תהליך מסורבל, אשר גורם ליצירת גרסאות כפולות של הקבצים, פיצוץ של הכוננים קשיחים המקומיים בחומר שבחלקו מיותר, ולמעשה גורם לאיבוד לגירסאות חשובות של הקבצים עם הזמן.
הפיתרון: שילוב של כלי העבודה שלך על מנת שתוכל לעבוד ישירות מהתוכנות / כלים שלך עם הנכסים/קבצים.
במציאות הדיגיטלית של ימינו, לצוותי שיווק יש בד"כ מגוון רחב של יכולת טכנולוגיות , עם כלים רבים ושונים לביצוע של משימות כאלו ואחרות. לכן חשוב לוודא שניתן לחבר ולשלב כלים אלה באלה, באופן שמפחית את המשימות שגוזלות זמן רב. פתרונות DAM מציעים מספר אפשרויות אינטגרציה, כדי לעזור למשתמשים לגשת לקבצים החשובים שלהם – במיוחד תמונות, סרטונים, גרפיקה, קבצי לוגו ועוד – מהכלים והתוכנות שבהם הם משתמשים הכי הרבה. לדוגמה, שילוב פתרון DAM עם CMS של האתר אינטרנט שלך (כמו WordPress או Episerver) פירושו שאינך צריך לשרוף זמן בהורדה והעלאה של הקובץ, אתה יכול פשוט לחפש, למצוא ולהשתמש בקובץ מהCMS עצמו ומבלי להחליף תוכנה. כנ"ל לגבי כלים כמו Photoshop, InDesign, Illustrator ואפילו Microsoft Word ו- Powerpoint.
על-ידי שמירת כל התוכן שלך במערכת מרכזית, וגישה ישירה אליו מתוכנות שונות, תוכל לחסוך זמן, לחסוך מקום ולהיות בטוח שאתה תמיד משתמש בקבצים המאושרים לשימוש.
מידע נוסף : היתרונות של אינטגרציות ועבודה עם כלי פלאג-אין.
אתגר 4. לוקח יותר מידי זמן לעלות קמפיין
הזמן הוא למעשה העיקר כאשר משיקים קמפיין שיווקי חדש. עבור משווקים רבים, יש יותר מדי צעדים המעורבים בתהליכי היצירה בכדי שיכולו לעמוד בלוחות הזמנים בקלות. הצורך לקבל כל תמונה מאושרת על ידי האנשים הנכונים ובזמן ,יכול קחת יותר מידי זמן להגיע לזה .
הפיתרון: עבודה עם תהליכי עבודה אוטומטיים על מנת לזרז משימות ידניות
אחד מהיתרונות הגדולים של פתרון DAM הוא היכולת ליצור זרימה של תהליכי עבודה אוטומטיים שמשנות את מצב הקובץ בצורה שנקבעה מראש – לדוגמה תהליך עבודה של אישור. ניתן לטפל בתהליך כולו של אישור תמונות לשימוש מתוך מערכת הDAM עצמה, להודיע לאנשים הנכונים אוטומטית ברגע שיש צורך באישור שלהם, ולתת להם את היכולת לסמן את התמונה כדי לאשר אותה או לדחות את השימוש בה . עם שילוב של CMS, אתה יכול אפילו לוודא שהתמונות מתפרסמות באתר שלך מיד לאחר האישור הסופי. באפשרותך לקרוא עוד אודות החשיבות של זרימות עבודה כאן, או להוריד את הספר האלקטרוני שלנו להלן כדי לקרוא על 7 תהליכי עבודה הנפוצים ביותר עם פתרון DAM.
חסוך בזמן עבורך ועבור הצוות שלך
7 תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטלית
למד/י על 7 תהליכי עבודה נפוצים במיוחד לחסכון בזמן עבודה
אתגר 5. עבודה שיתופית בצוות אינה יעילה והערות חשובות הולכות לאיבוד
כולנו מכירים את הקשיים שישנם בהעברת מידע. הודעות לפעמים נאבדות בצ'אטים או בשרשורי דואר אלקטרוני שונים, כך שקל לאבד במהירות את המעקב אחר משוב חשוב, ושיתכן שלעולם גם לא ייושם. בעוד שהרבה מהתקשורת יכולה להיעשות באמצעות מטה-דאטה (תאריכי תפוגה, אשראי, מצבי אישור וכו '), משוב ארוך ומעמיק יותר ישותף לעתים קרובות באמצעות מספר רב של פלטפורמות תקשורת כמו Slack, Teams, email, אם לא באופן אישי או בשיחת טלפון! זה מאט את תהליך של שיתוף הפעולה ומגדיל את הסיכויים להיעלמות הערות ומשובים הנדרשים בתהליך.
הפיתרון: שיתוף פעולה ישירות על הקבצים עצמם.
מערכת DAM מאפשרת לך בנוסף לאחסון של כל הקבצים במיקום מרכזי אחד, גם את היכולת שלכל קובץ מצורף כל המידע הרלוונטי שלו . וזה אומר שבנוסף למטא-דאטה, יצטרפו לקובץ גם ביאורים, הערות שמשתמשים יכולים להוסיף על הקובץ כדי להעביר משוב ספציפי לקובץ.
מידע נוסף – מדוע Fotoware מהווה כלי כ"כ נחוץ עבור Elbphilharmonie's marketing
ב- FotoWare, ניתן להוסיף ביאורים ישירות על תמונה, הערות ועוד. בדרך זו, כל התקשורת לגבי כל קובץ, מאוחסנת יחד עם הקובץ עצמו, מה שמקל עליך לדעת בדיוק מה הוזכר/נאמר/נכתב על עיצוב מסוים, מצגת, תמונה או כל דבר אחר שאחסנת ב- DAM שלך.
אתגר 6. שיתוף לגורמים חיצוניים לוקח יותר מידי זמן
משווקים לעתים קרובות צריכים לשתף קבצים חיצונית לארגון, למשל לעיתונות או לסוכנויות חיצוניות ושותפים. זה יכול להפוך במהירות לתהליך שגוזל זמן רב, בגלל קבצים שיש לשנות את גודלם, לשכפל או לשלוח אותם על-פני הודעות דוא"ל רבות, או להשתמש בכלים שונים כמו WeTransfer, בשל מגבלות גודל הקובץ. הכל מסתכם במשימות חוזרות ונשנות יותר, שמסיחות את הדעת ולוקחות זמן מהאחריות האמיתית של השיווק עצמו.
פיתרון: שיתוף של אלבומים, ומתן גישה למחוץ לארגון לשרת את עצמם ברגע שהם צריכים את החומר.
הדרך הפשוטה ביותר לשתף קבצים ב- DAM היא על ידי הוספת הקבצים לאלבום ושיתוף אותם באמצעות דואר אלקטרוני או מתן קישור ייחודי למי שאתה רוצה שתהיה לך גישה אליו. ניתן לעשות זאת בקלות רבה בשלושה קליקים בלבד וכך להעניק לאנשים שנבחרו גישה לכל הקבצים באותו אלבום הספציפי.
דרך נוספת לשתף פעולה עם גורמים חיצוניים היא לאפשר להם גישה לארכיון משותף כדי שיוכלו לשרת את עצמם ולמצוא את מה שהם צריכים על ידי חיפוש הקבצים באמצעות מילות מפתח ומסננים. לאחר מכן הם יכולים להוריד חומר נבחר בגדלים הדרושים להם ויכולים לבצע זאת ללא צורך לפנות למחלקת השיווק לקבלת תמיכה.
מידע נוסף: איך אגודת הבית הלבן הגדילה את ה ROI ע"י ארכיוניפ פנימיים וחיצוניים
האם מערכת ניהול לנכסים דיגיטלים מהווה השקעה נכונה עבור הצוות שלך ?
אתה יכול להבין בדיוק כמה כסף האתגרים האלה עולים לארגון שלך עם מחשבון ה ROI שלנו. בדוק את זה כדי לראות מה אתה יכול לשמור עם פתרון FotoWare DAM. אל תהססו לפנות אלינו לפגישה לא מחייבת כדי לחשוב ביחד כיצד FotoWare יכולה לעזור לך.