אוטומציה לתהליכי עבודה בניהול נכסים דיגיטליים

בניה אוטומציה של תהליכי עבודה בצורה שחלמת, כך שיתנו ROI גבוה לניהול הנכסים הדיגיטליים שלך ויפנה זמן לצוות שלך. קבל מידע נוסף על ידי הורדת הספר האלקטרוני שלנו.

מהם תהליכי עבודה?

תהליכי עבודה הינם סטים מובנים מראש של תהליכים עסקיים או מבוססי משימות שמטרתם להסתיים במערכת ניהול נכסים דיגיטלית. הרעיון להפוך משימות שגרתיות ושורפות זמן לאוטומטיות או להכין את הקבצים שלך בצורה כזו שהם מוכנים לפרסום מוקדם יותר על-ידי יצירת תהליכי עבודה בקלות למטלות כמו עיצוב, סקירה, אישור ופרסום של אותם נכסים. ייעול של יצירת התוכן והטיפול בהם על-ידי תהליכי עבודה ידנים לאוטומטים.

החזר השקעה

תהליכי עבודה בנויות ומהודקות היטב הן הדרך הטובה ביותר להעלות את הערך להחזר השקעה מהיר של DAM.

ניהול הרשאות גישה

השתמש בקבוצות כדי לשלוט מי יוכל לגשת/לא לגשת לקבוצת קבצים מסוימת. משתמשים רואים אך ורק קבצים שיש להם את הרשאות הגישה עבורם.

להישאר עדכני עם הקבצים

קבל סקירה כללית ומהירה אחר מצב של כל הנכסים שלך באמצעות מרקרים ו/או קבלת התראות.

תפעול זורם וקל

עושה את אותה המטלה שוב ושוב? צור פעולות שיהפכו א התהליכים הלו לאוטומטיים ויפחיתו את הזמן שמבוזבז על משימות יומיומיות.

7 רעיונות של תהליכי עבודה שיחסכו זמן רב לצוות שלך

ראה דוגמאות של תהליכי עבודה לניהול נכסים דיגיטליים על פעולות נפוצות ומבאסות שאת/ה יכול להאיץ או להפוך לאוטומטיות לחלוטין, במערכת FotoWare כדי להפוך את היום שלך רק קצת יותר נחמד ויעיל.

סימון מרקר לאישור שימוש בקובץ

באמצעות סמנים ( מקרקרים ) המציגים סמל קטן בחלק העליון של בקבצים בארכיון, משתמשים יכולים לראות מייד בצורה ויזואלית האם ניתן להשתמש בנכס או לא. סמנים מוגדרים על-ידי מנהל המערכת וניתן לקבוע את הקריטריונים להופעתם בכל הנכסים בעלי ערך מסוים שנמצא בשדה מטה-דאטה ספציפי – לדוגמה, תאריך התפוגה של רשיון או כאשר הנכס קיבל את הרשיון לשימוש.

באמצעות FotoWare, הFinancial Times הצליחו להבטיח שהעיתונאים, צוות המדיה החברתית והצוותים בפרסומים הקשורים לעיתון, יוכלו לזהות ולדעת בדיוק באילו תמונות הם יכולים או לא יכולים להשתמש. תוכל להוריד מהלינק את הספר האלקטרוני שלנו כדי ללמוד עוד על השימוש של הפייננשל טיימס וכיצד להגדיר גם עבור הצוות שלך!

סימון מרקר שמראה על חוסר של מטא-דאטה

נתוני מטה-דאטה הם תכונה מרכזית של כל מערכת ניהול נכסים דיגיטליים. היא מאפשרת לך למצוא אותם בקלות ולהשתמש בהם מחדש ובכך, להגדיל את מחזור החיים של תוכן זה ולמקסם את ערכו. מטה-דאטה גם עוזרים לך להפוך משימות שגרתיות לאוטומטיות, ומאפשרים לך להקדיש זמן רב יותר לביצוע המטלות שבאמת דורשות את תשומת ליבך. מה שאומר שחייבים להבטיח שאכן המשתמשים יוסיפו מטה-דאטה לתוכן, וזה משימה קריטית.

במערכת FotoWare הפנימית שלנו, נקטנו צעדים כדי להבטיח כי אין קובץ שעולה למערכת ללא מטה-דאטה שכ"כ חשוב לתיוג של החומר – אבל, במידה וזה כן קרה, מכל סיבה שהיא, יהיו סמנים שיופיעו באופן אוטומטי כתזכורת למשתמשים להוסיף מטה-דאטה.

אישור עיבוד של טופסי הסכמה

ב- FotoWare, כל קבוצת משתמשים המשתתפת באישורי תמונות שייכת לדרגת הירארכיה שונה. כאשר תמונות צריכות לקבל אישור, הם עוברות דרך כל אחת מהיראכיה הללו ברצף. תהליך האישור ברור ומהיר עם תהליך עבודה מסודר . זה גם מספק תיעוד ברור של התהליך והאישור של כל קבוצה ודרגה.

בעבר, אישורי תמונה בSan Francisco Ballet נעשו באופן ידני ולכן לקח זמן מיותר לעבור ולמצוא את גל האנשים הנכונים כדי לקבל אישור, כך שהיה ממש קשה לקבל החלטה מדויקת עם ההדפסים. תוכל להוריד מהלינק את הספר האלקטרוני שלנו כדי ללמוד עוד על איך San Francisco Ballet פתרו את הבעיה, וכיצד להגדיר גם עבור הצוות שלך!

קבלת התראה עבור קובץ / נכס עם מטא-דאטה ספציפי נכנס למערכת

באפשרותך ליצור סמן ( מרקר ) הניתנת ל-לחיצה שמבצעת חיפוש אחר אותו תג הנדון. משמעות הדבר היא שכל תוצאות החיפוש שלך נמצאות במרחק קליק אחד בלבד. אפילו יותר קל יהיה להגדיר התראה לקבלת תוצאת חיפוש ספציפית ותקבל הודעה במרווח זמן המועדף עליך – בצורה מיידית ועד חודשית.

קבלת התראה עבור קובץ / נכס חסר במערכת

באתר FotoWare הפנימי שלנו, החלטנו לאפשר למשתמשים להעלות תוכן על ידי מתן מינימום של מטה-דאטה : כותרת, תיאור ועוד תג אחד לפחות. אנו מודיעים למשתמשים שעליהם למלא את אותם מטה-דאטה נוספים שהם חובה במחינתינו בנכסים שהם מעלים בפעולת UPLOAD המשלבת עדכון מטה-נתונים עם webhook.

תאימות לתקן GDPR בטפסים

באפשרותך להיות תואם לתקן של GDPR לכל הנכסים שלך במערכת FotoWare על-ידי ניהול טפסים ומטא-דאטה. לדוגמה, ניתן לאחזר בקלות את הנכסים המשויכים לטופס הסכמה ספציפי ולנקות את התוכן או לנהל את הגישה אליו. ניתן להשתמש בסמנים על הנכסים במערכת FotoWare בשילוב עם האמור לעיל כדי להראות ויזואלית את רמת ההסכמה שניתנה.

National Healthcare UK מבטיחים שכל הצילומים הרפואיים שלהם תואמים ל- GDPR באמצעות FotoWare. תוכל להוריד מהלינק כאן את הספר האלקטרוני שלנו כדי ללמוד עוד על המקרה של National Healthcare UK וכיצד להגדיר אותו עבור הצוות שלך!

בקרת גישה והרשאות ע"י שימוש של מטה-דאטה

ניתן להגדיר את רמת הגישה ברמת הארכיון, באוספים או על קבצים בודדים, על-ידי בחירת קובץ ופתיחת תפריט הפעולה, המשתמש יכול להגדיר גישה לרמה המותאמת אישית מראש. הכי קל לנהל את זה על-ידי הגדרת קבוצות של משתמשים.
לדוגמה, ב-National Institute of Dramatic Art מוגדרים רמת של עובדים, רמת של התלמידים, והציבור. מנהל המערכת יכול לבחור את הקבצים שהוא רוצה להקצות את ההרשאה הרצויה. לא נוצרים כפילויות של הקבצים והסמנים המותאמים אישית בתצוגת הגריד של התצוגה המקדימה מעניקים למשתמשים אינדיקציה ויזואלית ברורה של מי יש את הזכויות לגשת לאוסף בהישג יד.

דוגמאות למרקרים ( סמנים ) שמפעילים תהליכי עבודה

ראה כיצד ניתן להשתמש בסוגים שונים של כלים שונים עבור תהליכי עבודה, כגון סמנים, כדי לספק לך מבט כולל על הנכסים שלך ולחסוך זמן. לחץ על כל תג כדי לקבל מידע נוסף.