מדוע זה הזמן שSaaS תהפוך לברירת המחדל עבור עסקים


נכתב ע"י Radmila Milenkovich on April 15, 2020

תוכנה כשירות (SaaS) הוא ביטוי שרבים לא שמעו עליו לפני פרוץ COVID-19. עם זאת, המעבר הכפוי לאחרונה למשרד הביתי עבור כה רבים מאיתנו הפכה את SaaS לצורך הכרחי לעסקים ברחבי העולם. במאמר זה נבחן מה המשמעות של SaaS בדיוק, כיצד היא בהשוואה לשיטות מסורתיות של רכישת תוכנה, ומדוע עכשיו הגיע הזמן לאמץ אותה.

המגיפה השפיעה על כולנו בדרכים רבות ושונות, ועולם העסקים ללא ספק השתנה דרמטית כתוצאה מכך. לאלו מאיתנו שהתמזל מזלנו להיות מסוגלים לעבוד מהבית, הדורשים רק מחשב נייד וסט אוזניות, המשכנו את ימינו כמעט כמו קודם – רק מהנוחות של הבית במקום המשרד. היום-יום עדיין מורכב מתגובה להודעות דוא"ל, קפיצה לשיחות ועידה של צוותי מיקרוסופט, תכנון ותיעוד ב- Confluence, פרסום פוסטים בבלוג ב- Hubspot, שיתוף תוכן עם סוכנויות באמצעות FotoWare ויצירת עיצובים גרפיים חדשים עם Canva. הסיבה שכל זה אפשרי היא בזכות טכנולוגיית הענן – באמצעות תוכנה הפועלת בשרת של מישהו אחר. זוהי – תוכנה כשירות.

ניקח צעד אחורה – מהי בדיוק SaaS?

תוכנה כשירות הוא המושג של אספקת חבילת תוכנה כשירות מבוסס אינטרנט בו הספק דואג לעדכוני תשתיות (חומרה) ותוכנה. יתכן שאתה חושב "האם זה לא המקרה עם כל התוכנות?" – טוב, לא ממש. באופן מסורתי, עסקים רבים בחרו להפעיל את כל התוכנות שלהם באופן מקומי, לרוב בגלל מדיניות פנימית או רמות אבטחה מיוחדות. במילים אחרות, התוכנה מותקנת, מופעלת ומתוחזקת בשרתים מקומיים משל עצמם ולא במתקן מרוחק.

במקרה של נסיבות חריגות, כמו התפרצות COVID-19, כולנו נדחקנו מאזורי הנוחות שלנו כמו שלא היו מעולם. הגבלות נסיעות וכללי הסגר הגבילו מאוד את האפשרויות לשיתוף פעולה בין עמיתים, שותפים וסוכנויות. עם זאת, המופע חייב להימשך – עדיין יש לנו עבודות לעשות! יש לפרסם מאמרים חדשותיים ועל המותגים להמשיך לפרסם, ולתחזק את התקשורת והמוצרים שלהם גלויים לציבור. עבור עסקים רבים הדבר גרם לבעיות חמורות בכך שצוות העובדים אינו יכול לגשת לכלים ולמשאבים הדרושים להם כדי לבצע את עבודתם.

SaaS פותרת בעיה זו ומאפשרת לך לגשת לכלי העבודה שלך בכל עת, מכל מכשיר ומכל מקום.

רבים מלקוחותינו חיפשו לבצע את המעבר לענן, אשר הסתמך בעבר על מערך מקומי מסיבות ביצועים. עם זאת, התפרצות COVID-19 נראה שמעלה במהירות את הצורך הזה עבור עסקים רבים, מכיוון שרוב כוח העבודה הלא חיוני נמצא כעת מרוחק.

אז, מה ההבדלים העיקריים בין מערכת מקומית לבין SaaS?

  • SaaS מאפשרת לך לשלם חודשית או שנתית, בעוד שלפתרונות מקומיים לרוב יש לך השקעה גדולה מראש – הצעה פחות אטרקטיבית בתקופות כלכליות סוערות.
  • באמצעות SaaS, אתה יכול להתחיל לעבוד תוך כמה דקות פשוטו כמשמעו – כך שתוכל לבצע את העבודה שלך מהר יותר. משמעות ה"שירות "פירושה שאנו דואגים לכל הקסם שקורה מאחור, אינך צריך לקנות חומרה ולבצע התקנות.
  • תחזוקה ועדכונים מטופלים על ידי ספק SaaS באופן אוטומטי – כך שלא תצטרכו להסתכן בהשקעה ב- IT והשקעות נוספות שיכולות לשמש טוב יותר במקומות אחרים.
  • SaaS הוא בטוח יותר מאשר רכישת תוכנה – חלק מהקוראים עשויים לא להסכים איתי בנושא, בגלל מדיניות פנימית יוצאת דופן. אבל כשאסון טבע יכה, האם אתה מעדיף שיהיה חדר שרתים אחד שיוכה בשיטפון, או שאתה מעדיף שהנתונים שלך ישוכפלו אוטומטית למספר מרכזי נתונים ברחבי העולם?
  • SaaS מציעה תשתית והתרחבות מדורגת, כלומר שכפול נתונים ויתירות קיימים במחיר הנמוך לאין שיעור מכל פתרון רכישה (on-prem) שאי פעם יוכל להתקרב אליו.
  • SaaS הוא אינו תלוי לחלוטין בחומרה. אתה יכול להשתמש בתוכנה בגישה מכל סוג דפדפן ומכל מכשיר – Mac, Windows, טאבלט או נייד – זה לא משנה.

כיום, התמקדות בלקוח חשובה יותר מתמיד. עבור חברות תוכנה זה אומר לקחת אחריות על מנת להקל על המשתמשים לבצע את עבודתם, לא משנה היכן הם נמצאים.

ב- FotoWare, אני שמחה לראות כיצד הלקוחות שלנו נהנים מפתרון ה- SaaS שלנו, ונעזרים בו לחפש, למצוא ולשתף את הקבצים הדיגיטליים שלהם בקלות. למידע נוסף על הלקוחות המדהימים שלנו וכיצד הם משתמשים ב- FotoWare, תוכלו לקרוא את הסיפורים שלהם כאן.

מהם WORKFLOWS ?

פורסם באתר Fotoware.com

תהליכי עבודה היא קבוצה של תהליכים יומיומיים או ממוקדי משימה שאנו מנהלים במערכת ניהול נכסים דיגיטלית. הפוך התהליכים לאוטומטיים או גרום לקבצים שלך להיות זמינים לשוק מוקדם ככל האפשר על ידי יצירת תהליכי עבודה בקלות לעיצוב, סקירה, אישור ופרסום של קבצים. ייעל יצירת תוכן וטיפול בנכסים באמצעות אוטומציה של תהליכי עבודה ידניים.

החזר השקעה

תהליכי עבודה נכונים ויעילים הם הדרך הטובה ביותר למיטוב ה-ROI של המערכת.

ניהול הרשאות

השתמש בקבוצות לשלוט מי יכול לגשת לקבצים מסוימים. משתמשים יראו רק את הקבצים להם יש הרשאה עבורם.

השאר מעודכן

צפה ואתר במהירות את סטטוס הקבצים במערכת על ידי שימוש בסימונים וקבלת התראות.

ייעול העבודה

חוזר על אותה פעולה שוב ושוב? צור פעולה אוטומטית שתבצע את המשימות עבורך.

7 רעיונות לתהליכי עבודה היכולים לחסוך זמן לצוות שלך

למד מהדוגמאות המובאות כאן כיצד תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטליים של Fotoware יכולים לעזור ולזרז פעולות נפוצות (ומשעממות) או להפוך לאוטומטיות לגמרי ולגרום ליום שלך להיות קצת יותר קל.

מארקרים לאישור שימוש בקובץ
על ידי שימוש בסימני אייקון קטן בראש תצוגת הקובץ בארכיון, משתמשים יכולים לקבוע במהירות אם ניתן להשתמש בקובץ או לא. סימנים מוגדרים על ידי מנהל המערכת וניתן להגדיר אותם כך שיופיעו בכל הקבצים שיש להם ערך מסוים בשדה מוגדר – למשל תאריך תפוגה של רישיון או מקום בו הנכס מורשה לשימוש.
לדוגמא, באמצעות FotoWare הצליחו הפייננשל טיימס להבטיח כי העיתונאים שלהם, צוות המדיה החברתית והצוותים במערכות עיתונים בקבוצה ,יוכלו לזהות ולדעת בקלות באילו תמונות הם יכולים או לא יכולים להשתמש.

מארקרים לסימון מידע חסר
מידע הקובץ (Meta Data) הוא תכונה מרכזית בכל מערכת ניהול נכסים דיגיטלית. המידע הזה מאפשר לך למצוא ולהשתמש בקלות בתוכן אותו אתה יוצר, להגדיל את מחזור החיים של אותו תוכן ולמקסם את ערכו. המידע עוזר גם להפוך משימות יומיומיות לאוטומטיות, ומאפשרות לך להקדיש זמן רב יותר לעשות את מה שאתה עושה הכי טוב. משמעות הדבר היא שיש להבטיח כי המשתמשים מוסיפים מידע לקבצים.
עם מערכת Fotoware הפנימית בחברה, נקטנו בצעדים להבטיח ששום קובץ לא יועלה ללא הנתונים החשובים להם הוא זקוק – אך במקרה שזה אכן יקרה, מכל סיבה שהיא, ניתן להחיל סימנים אוטומטית כתזכורת למשתמשים להוסיף עוד נתונים ומידע.

תהליך אישור עם טפסי הסכמה
ב- FotoWare, כל קבוצת משתמשים שמשתתפת באישורי תמונות נמצאת במקום משלה בהיררכיה. כאשר מוצעות תמונות לאישור, תהליך האישור עובר בכל אחת מהקבוצות בהיררכיה. תהליך האישור ברור ומהיר בעזרת תהליך עבודה מסודר שגם מספק מסלול תיעוד ברור.
לדוגמא: בעבר אישורי תמונות ב-San Francisco Ballet נעשו באופן ידני ולכן לקח זמן מיותר להסתובב ולמצוא את האנשים הנכונים לקבלת האישור, והיה קשה לקבל החלטה מדויקת עם תדפיסים.

התראה על קבצים חדשים הנכנסים למערכת
ניתן ליצור סימניה המבצעת חיפוש אחר מידע בתג המדובר. זה אומר שכל תוצאות החיפוש שלך נמצאות במרחק לחיצה אחת בלבד. קל אפילו יותר, הגדר התראה לתוצאת חיפוש ספציפית וקבל הודעה בתדירות המועדפת עליך – מבסיס מיידי לחודשי.

קבל התראה על מידע חסר בקבצים
באתר FotoWare הפנימי בחברה החלטנו לאפשר למשתמשים להעלות תוכן רק על ידי מתן מינימום של מידע: כותרת, תיאור ולפחות תגית אחת. אנו מודיעים למשתמשים שהם צריכים למלא מידע נוסף על הנכסים שהעלו באמצעות פעולה מתוך המערכת המשלבת עדכון הנתונים עם רשת האינטרנט (Webhook).

GDPR
אתה יכול לעמוד בדרישות ה- GDPR עם כל הנכסים שלך בתוך FotoWare על ידי ניהול טפסים ומידע הקובץ. לדוגמה, ניתן לאחזר בקלות את הנכסים הקשורים להסכמה הנדונה ולנקות את התוכן או לנהל גישה אליו. ניתן להשתמש בסימונים במערכת FotoWare בשילוב עם האמור לעיל כדי לציין חזותית את רמת ההסכמה שניתנה.
לדוגמא: National Healthcare UK מבטיחה שכל התצלומים הרפואיים שלהם עומדים בתאימות ל- GDPR באמצעות FotoWare.

שימוש במטה-דאטה לקביעת הרשאות
ניתן להגדיר את רמת הגישה ברמת הארכיון, אוספים או קבצים בודדים. על ידי בחירת קובץ ופתיחת תפריט הפעולות המשתמש יכול להגדיר גישה לרמה המותאמת מראש. ניתן לנהל זאת בקלות על ידי הגדרת קבוצות משתמשים.
לדוגמא: ב-The National Institute of Dramatic Art יש כמה רמות: עובדים שכירים, סטודנטים והציבור הרחב. מנהל המערכת יכול לבחור את הקבצים ולהקצות את ההרשאה הרצויה. לא נוצרות כפילויות של הקבצים והסימנים בתצוגה המקדימה נותנים למשתמשים אינדיקציה ויזואלית ברורה למי ולאילו קבצים יש הרשאה.

שבע סיבות לבחור עבודה בענן על פני התקנה מקומית

נכתב ע"י Lucas Kolberg ב 6 למרץ 2019 ( מהאתר העולמי של Fotoware.com )

תוכנה כמתן שירות (SaaS, . "תוכנת ענן") הוא ילד חדש יחסית בבלוק. נכון, ייתכן שהשתמשת בשירותי ענן כגון Hotmail, Gmail ודרופבוקס במשך שנים, אך עולם העסקים היה מודאג במקצת מהעברת כל הנתונים שלהם אל הענן . כיום, כבר מקובל שתוכנת הענן הגיעו לרמת הבגרות, כך שעסקים רבים ללא קשר לגודלם, שוקלים את פלטפורמת ה SaaS. למטה , נמנה שבע סיבות. שמובילות לדעתנו למה זה רעיון טוב .

לפני שנתחיל: מה באמת המשמעות של SaaS?
SaaS היא קיצור של תוכנה כשירות. זה בעצם תוכנה שפועלת בענן. זו גם דרך להחזיק ברשיון תוכנה ,ללא התחייבות. אתה משלם עבור השירות כל עוד אתה משתמש בו, לעתים קרובות כדמי מנוי שמשולמים חודשית, ואתה יכול להחליט בקלות אם אתה מפסיק להשתמש בשירות. כל עוד אתה לקוח שמשלם, תקבל גישה לכל העדכונים והשיפורים הנעשים בתוכנה.

1# גורם ההשקעה, או ליתר דיוק, את "היעדר" ההשקעה

ללא השקעה גדולה מראש , לעסק שלך יש את היכולת לבחור אילו תכונות הוא באמת צריך , כמה אחסון נדרש וכמה העסק מוכן או יכול לשלם. אין השקעה ענקית מראש בחומרה, רשיונות תוכנה ותשתיות שמסביב. את התקציב עבור פתרון ענן ניתן לקחת מ"הקופה הקטנה" החודשית , כך שיש אפס השקעה ובקלות ניתן לבטל את ההחלטה בכל נקודה במידה והפתרון לא באמת תופר לך.

2# קל לנסות ולקנות, לעזוב בכל עת

אנחנו חושבים שלקבל פתרון ענן, אמרו להיות פעולה קלה וחלקה לביצוע , אז, כמו רוב ספקי העננים אנחנו נותנים לך לנסות לפני שאתם קונים. אתה יכול להירשם ל30 יום מבחן ולבדוק ולהריץ את כל התכונות שיש לנו על ההצעה. , אם, אחרי תקופת הנסיון הזה תחליטו שזה לא בשבילכם, זה בסדר . כמובן, היינו רוצים לראות אותכם נשארים אבל אנחנו לא נלך לרבנות במידה ותבחרי ללכת. במידה ואתם כן רוצים להצטרף למשפחה שלנו , משפחה של לקוחות מוערכים , , זה בהחלט יעשה אותנו סופר נרגשים. ונעשה הכל לדאוג לכם מאוד, מכיוון שאנו יודעים שאם לקוחות אינם שמחים להשתמש בפתרון, הם יכולים לבחור ספקים ופתרונות אחרים . אז ההבטחה שלנו אליכם היא שנעשה כל שנוכל כדי שתהיו מרוצים עם הפתרון המוצע . אנו נעזור לעם להגדיר אותו בצורה הטובה ביותר המותאמת לדרך העבודה שלך, ונוודא שהכל עובד בדיוק כמו שצריך. בגלל שככה השימוש בפתרון ענן צריך להיות .

3# הוא צומח איתך-ועליך

נניח שהעסק שלך השתמש בעבר ב DAM ושבגלל שהעסק התרחב , אתה זקוק כעת לפתרון חזק יותר. עם פיתרון הענן לא תצטרך להשקיע בשרתים חדשים. פשוט "שדרג" את המנוי שלך לרמה גבוהה יותר או הוסף משתמשים ן/או תכונות כנדרש. , התוכנית החדשה מופעלית תוך דקות ויש לך מערכת חזקה יותר . כמובן, שאתה יכול גם ללכת לכיוון השני, למשל, אם הדרישות שלך מהמערכת פחתו , לדוגמא פחות יוזרים שצריכים גישה , תוכל להקטין את המערכת תוך דקות .

4# פתרונות ענן בטוחים כעת יותר מאלה המתוקנים מקומית

כאשר פתרונות הענן החלו לצוץ לראשונה, אחת ההתנגדות העיקרית נגדם הייתה חוסר הביטחון של אבטחת התוכן והקבצים. עם זאת, המשחק בינתיים השתנה באופן משמעותי, בעוד כמות הפשיעה הסייבר הרקיעה בשנים האחרונות, רבים מאיומים אלה משפיעים דווקא על פתרונות מקומי, ( כמו התקפות כופר וכו' ) בעיקר מכיוון שהם בדרך כלל מקושרים ברשת בבתצורה שהתשתית יוצאת אל האינטרנט. חומות אש, dmzs, ואמצעי הגנה אחרים נגד פשעי סייבר פרוסים ברשת שלך כדי להגן על הנתונים שלך. השאלה הגדולה האם ההגנות הפנימיות שלך נגד פשעי סייבר שווים , או טובים יותר, מאלה של ספקי ענן הגדולים שיש להם מאות או אלפי אנשים שבאופן פעיל מנטרים את ההגנות הסייבר שלהם? . אנחנו מאמינים שקשה להשתוות אליהם ..

5# ההטמעה הינה משב רוח אמיתי.

לא תזדקק לצוות ה-IT כדי לשדרג את הגירסה העדכנית ביותר של התוכנה שלך מדי פעם. ספק הענן עושה כל זאת עבורך, והמשתמשים נכנסים למערכת פוגשים תכונות חדשות וחדשניות כאשר הם מגיעים לעבודה בבוקר. הם אפילו מקבלים מדריכים אינטראקטיביים שאומרים להם מה השתנה ומה חדש. בקיצור, הימים של התקנת תוכנה הם די נחלת העבר..

6# עצמאות פלטפורמה

יישומי אינטרנט עשירים יכולים לפעול בכל דפדפן ובכל פלטפורמה. לכן, פלטפורמות של חומרה, מערכות הפעלה וגורמים אחרים שלמעשה הגבילו בעבר את הבחירה של התוכנה שתותקן , אינם מהווים בעיה יותר. בין אם אתה מפעיל את פתרון הענן שלנו ב-Mac OS, תחת Windows או Linux, הוא נראה ומרגיש בדיוק אותו הדבר.

7# אפס תשתית

אין שרתים גדולים ויקרים לתחזוקה, אין מערכות אחסון לניטור. ובכן, זה סוג של שקר – השרתים עדיין שם ! הם רק רצים, מתוחזקים ומנוטרים על ידינו . אנחנו חושבים שזה די מגניב…

מסקנה
הענן שינה באופן דרסטי את הדרך בה אנו חושבים ומשתמשים בתוכנה. וכפי שאנו רואים שחקנים גדולים כגון מיקרוסופט כיום באופן אקטיבי דוחפים להגירה לפלטפורמות הענן שלהם, ואפילו משתמשי Office מקבלים גישה לכליהעבודה היומיומיים שלהם דרך הענן, זה הזמן להתחיל לחשוב אם החשיבה הקלאסית של התקנה מקומית של מרכזי ובסיסי נתונים, לא הגיעה זמנה לחישוב מסלול מחדש .

נכון. יש יתרונות וחסרונות גם לפתרון מקומי וגם פתרונות ענן, ויתכן שעשויים להיות כמה סיבות טובות מאוד מדוע בדיוק העסק שלך יש לו יתרונות מהפעלה של פתרון מקומי . אם זה המקרה, אנחנו נניח לזה(בינתיים), ואתה יכול להיות סמוך ובטוח שאנחנו לא נוטשים את אלה שבוחרים להריץ ולהתקין פתרונות בהתקנה מקומית .

אם אתה מעוניין לנסות fotoware SaaS אתה יכול לעשות זאת על ידי ההרשמה לנסיון 30 יום חינם.