מהם WorkFlows ?

פורסם באתר Fotoware.com

תהליכי עבודה היא קבוצה של תהליכים יומיומיים או ממוקדי משימה שאנו מנהלים במערכת ניהול נכסים דיגיטלית. הפוך התהליכים לאוטומטיים או גרום לקבצים שלך להיות זמינים לשוק מוקדם ככל האפשר על ידי יצירת תהליכי עבודה בקלות לעיצוב, סקירה, אישור ופרסום של קבצים. ייעל יצירת תוכן וטיפול בנכסים באמצעות אוטומציה של תהליכי עבודה ידניים.

החזר השקעה

תהליכי עבודה נכונים ויעילים הם הדרך הטובה ביותר למיטוב ה-ROI של המערכת.

ניהול הרשאות

השתמש בקבוצות לשלוט מי יכול לגשת לקבצים מסוימים. משתמשים יראו רק את הקבצים להם יש הרשאה עבורם.

השאר מעודכן

צפה ואתר במהירות את סטטוס הקבצים במערכת על ידי שימוש בסימונים וקבלת התראות.

ייעול העבודה

חוזר על אותה פעולה שוב ושוב? צור פעולה אוטומטית שתבצע את המשימות עבורך.

7 רעיונות לתהליכי עבודה היכולים לחסוך זמן לצוות שלך

למד מהדוגמאות המובאות כאן כיצד תהליכי עבודה במערכת ניהול נכסים דיגיטליים של Fotoware יכולים לעזור ולזרז פעולות נפוצות (ומשעממות) או להפוך לאוטומטיות לגמרי ולגרום ליום שלך להיות קצת יותר קל.

מארקרים לאישור שימוש בקובץ
על ידי שימוש בסימני אייקון קטן בראש תצוגת הקובץ בארכיון, משתמשים יכולים לקבוע במהירות אם ניתן להשתמש בקובץ או לא. סימנים מוגדרים על ידי מנהל המערכת וניתן להגדיר אותם כך שיופיעו בכל הקבצים שיש להם ערך מסוים בשדה מוגדר – למשל תאריך תפוגה של רישיון או מקום בו הנכס מורשה לשימוש.
לדוגמא, באמצעות FotoWare הצליחו הפייננשל טיימס להבטיח כי העיתונאים שלהם, צוות המדיה החברתית והצוותים במערכות עיתונים בקבוצה ,יוכלו לזהות ולדעת בקלות באילו תמונות הם יכולים או לא יכולים להשתמש.

מארקרים לסימון מידע חסר
מידע הקובץ (Meta Data) הוא תכונה מרכזית בכל מערכת ניהול נכסים דיגיטלית. המידע הזה מאפשר לך למצוא ולהשתמש בקלות בתוכן אותו אתה יוצר, להגדיל את מחזור החיים של אותו תוכן ולמקסם את ערכו. המידע עוזר גם להפוך משימות יומיומיות לאוטומטיות, ומאפשרות לך להקדיש זמן רב יותר לעשות את מה שאתה עושה הכי טוב. משמעות הדבר היא שיש להבטיח כי המשתמשים מוסיפים מידע לקבצים.
עם מערכת Fotoware הפנימית בחברה, נקטנו בצעדים להבטיח ששום קובץ לא יועלה ללא הנתונים החשובים להם הוא זקוק – אך במקרה שזה אכן יקרה, מכל סיבה שהיא, ניתן להחיל סימנים אוטומטית כתזכורת למשתמשים להוסיף עוד נתונים ומידע.

תהליך אישור עם טפסי הסכמה
ב- FotoWare, כל קבוצת משתמשים שמשתתפת באישורי תמונות נמצאת במקום משלה בהיררכיה. כאשר מוצעות תמונות לאישור, תהליך האישור עובר בכל אחת מהקבוצות בהיררכיה. תהליך האישור ברור ומהיר בעזרת תהליך עבודה מסודר שגם מספק מסלול תיעוד ברור.
לדוגמא: בעבר אישורי תמונות ב-San Francisco Ballet נעשו באופן ידני ולכן לקח זמן מיותר להסתובב ולמצוא את האנשים הנכונים לקבלת האישור, והיה קשה לקבל החלטה מדויקת עם תדפיסים.

התראה על קבצים חדשים הנכנסים למערכת
ניתן ליצור סימניה המבצעת חיפוש אחר מידע בתג המדובר. זה אומר שכל תוצאות החיפוש שלך נמצאות במרחק לחיצה אחת בלבד. קל אפילו יותר, הגדר התראה לתוצאת חיפוש ספציפית וקבל הודעה בתדירות המועדפת עליך – מבסיס מיידי לחודשי.

קבל התראה על מידע חסר בקבצים
באתר FotoWare הפנימי בחברה החלטנו לאפשר למשתמשים להעלות תוכן רק על ידי מתן מינימום של מידע: כותרת, תיאור ולפחות תגית אחת. אנו מודיעים למשתמשים שהם צריכים למלא מידע נוסף על הנכסים שהעלו באמצעות פעולה מתוך המערכת המשלבת עדכון הנתונים עם רשת האינטרנט (Webhook).

GDPR
אתה יכול לעמוד בדרישות ה- GDPR עם כל הנכסים שלך בתוך FotoWare על ידי ניהול טפסים ומידע הקובץ. לדוגמה, ניתן לאחזר בקלות את הנכסים הקשורים להסכמה הנדונה ולנקות את התוכן או לנהל גישה אליו. ניתן להשתמש בסימונים במערכת FotoWare בשילוב עם האמור לעיל כדי לציין חזותית את רמת ההסכמה שניתנה.
לדוגמא: National Healthcare UK מבטיחה שכל התצלומים הרפואיים שלהם עומדים בתאימות ל- GDPR באמצעות FotoWare.

שימוש במטה-דאטה לקביעת הרשאות
ניתן להגדיר את רמת הגישה ברמת הארכיון, אוספים או קבצים בודדים. על ידי בחירת קובץ ופתיחת תפריט הפעולות המשתמש יכול להגדיר גישה לרמה המותאמת מראש. ניתן לנהל זאת בקלות על ידי הגדרת קבוצות משתמשים.
לדוגמא: ב-The National Institute of Dramatic Art יש כמה רמות: עובדים שכירים, סטודנטים והציבור הרחב. מנהל המערכת יכול לבחור את הקבצים ולהקצות את ההרשאה הרצויה. לא נוצרות כפילויות של הקבצים והסימנים בתצוגה המקדימה נותנים למשתמשים אינדיקציה ויזואלית ברורה למי ולאילו קבצים יש הרשאה.