Digital Asset Management
vs
Microsoft OneDrive

פורסם ע"י Bettina Berntsen on May 22, 2020

האם תהית אי פעם מה ההבדל בין ניהול נכסים דיגיטליים לבין שירותי אחסון ושיתוף אחרים בענן?
אם אתה רוצה ללמוד יותר על הסיבות בגללן כדאי להשקיע במערכת ניהול נכסים דיגיטליים כאשר אתה כבר משתמש ב- Microsoft 365 , במאמר זה, נסקור את הדומה והשונה בין מערכות ניהול נכסים דיגיטליים לבין Microsoft 365 , בפרט – כלי אחסון הענן של מיקרוסופט – OneDrive.

מיקרוסופט מתארת ​​את Microsoft 365 כחבילת יישומים ליצירה בעבודה ובחיים. הפלטפורמה מספקת כלים לשיתופי פעולה, תקשורת, אבטחת מכשירים וניהול IT והיא משתלבת עם המון יישומים אחרים.

מערכת ניהול נכסים דיגיטליים מעניקה לך מקום אחד לאחסן את הקבצים החשובים שלך ולארגן אותם באופן שחבריך לעבודה לא זקוקים לעזרתך בכדי למצוא אותם. על ידי הוספת מטא-דאטה לקבצים אתה הופך אותם לנכסים – ערכם עולה מכיוון שניתן למצוא אותם, לשתף אותם ולעשות בהם שימוש חוזר כשאתה זקוק להם שוב.

הבדל חשוב הוא שמערכת ניהול נכסים דיגיטליים כמו FotoWare משותפת ופתוחה לעובדי החברה מהרגע הראשון. בעוד OneDrive הוא אחסון הענן שלך בו הקבצים הם פרטיים, ואתה בוחר אילו לשתף והאם בכלל ברצונך לשתף.

יתרונות מערכת FotoWare DAM

1.גישה נוחה לנכסים דיגיטליים: היתרון העיקרי של DAM הוא בקלות היכולת למצוא, לגשת, לאחזר ולהשתמש בכל הנכסים הדיגיטליים ממקום אחד ויחיד. המערכת מבטיחה שכל הקבצים נכללים בבסיס הנתונים , ומקוטלגים כראוי עם מטא-דאטה כך שניתן יהיה לחפש אחר כך ולאחזר אותם בקלות. אפילו אם אינך זוכר את הכותרת של קובץ מסוים, אתה יכול לחפש באמצעות מגוון פרמטרים, כגון תגים, תיאורים, קטגוריות, תוכן המסמך ועוד.

2.שימוש בנכסים שלך בכל מקום: עם תוספים וממשק API פתוח תוכלו לשלב ולהתחבר כמעט לכל כלי אחר, כולל Microsoft 365! ישר מהקופסה, אתה יכול להשתמש ב FotoWare להוספת תמונות או גרפיקה למצגת PowerPoint והיה סמוך ובטוח שקבצים אלה מאושרים לשימוש, או שאתה יכול לפתוח ולערוך קובץ מ- FotoWare בתוך Adobe InDesign או Photoshop לדוגמה.

3.שיתופי פעולה: שתף נכסים עם עמיתים או גורמים חיצוניים. שלוט האם באפשרותם להוריד או לזכותם רק הרשאות תצוגה מקדימה בלבד. שתף נכסים ותן לעמיתים שלך להעיר הערות בתוך הנכס. לדוגמה, אם אתה עובד על פרויקט יצירתי בו הוויזואליות היא חלק חשוב ממנו ואתה רוצה משוב על קובץ גרפי, כגון לוגו או תמונות למדיה חברתית.

4.שפר את היעילות עם משימות ותהליכים אוטומטיים: עם מערכת DAM, אתה יכול להיות פרודוקטיבי יותר כשאתה יצירתי. ב- FotoWare, תכונות כמו 'חיתוך והורדה' פירושו שתוכלו למצוא בקלות נכסים ולהוריד אותם במהירות בגודל ובסוג הקובץ הדרוש לך. אתה יכול אפילו ליצור הגדרות מוכנות מראש, מה שמקל עוד יותר לקבל את הנכסים שאתה זקוק להם בגודל ובפורמט שאתה זקוק לו.

יתרונות OneDrive

1.גש לכל הקבצים שלך בסביבת העבודה שלך בענן: מכיוון שMicrosoft 365 היא פלטפורמה עם מספר אפליקציות לעבודה ולחיים, אתה יכול להיות סמוך ובטוח ש- OneDrive מתחבר לכולם, ומאפשר לך גישה נוחה לא משנה היכן אתה נמצא, או מאיזה מכשיר אתה ניגש.

2.עבודה על קבצים בו זמנית: שיתוף פעולה הוא המפתח בתוך העבודה והחיים, ו- Microsoft 365 ו- OneDrive מאפשרים לך לעבוד בו זמנית על קובץ, כגון מסמך word או מצגת PowerPoint יחד עם רבים אחרים. זה מאפשר יעילות וגישה מיידית לקובץ המעודכן האחרון בפרויקט שאתה עובד עליו. במקום לשתף מסמכי עבודה בקבצים מצורפים לדוא"ל, תוכלו לשתף אותם באמצעות קישורים או הזמנת דוא"ל. ככה, כולם בטוחים שהם עובדים על אותו קובץ במקום לשלוח גרסאות קדימה ואחורה בין בעלי עניין רבים.

3.שמור על שליטה על זכויות הגישה: ב- OneDrive תוכלו לראות בקלות אילו קבצים שיתפו אתכם ואילו קבצים שיתפתם עם אחרים, מה שמקל על המיון בין מה שפרטי לבין מה שלא. אתה יכול להגדיר זכויות גישה, לאפשר למשתמשים לצפות בתצוגה מקדימה או לערוך קבצים, להגדיר תאריכי תפוגה ואפילו להגן על ידי סיסמא על מסמכים שברצונך לשמור על פרטיות בין קבוצה מסוימת של אנשים, או רק לעצמך.

מה ההבדלים בין מערכת DAM ו- OneDrive

1.סטטוס הקובץ
1.OneDrive מושלם עבור נכסים הנמצאים בעבודה משותפת בין אנשים ואיתך. קבל גישה נוחה לקבצים והמשך עבודתך ממכשיר אחר, כל עוד אתה מזדהה עם שם המשתמש שלך.
2.מערכת DAM מושלמת עבור נכסים שעבורם הסתיימה העבודה והם צריכים להיות זמינים לכל או לחלק מהארגון ו/או משתמשים חיצוניים. לדוגמה, חומר קמפיין שיווקי, מצגות לכלל החברה, חומרי מיתוג כמו לוגו או חומר שיווקי אחר, תמונות לעיתונות ועוד ועוד.

2.אחסון קבצים
1.אחסון קבצים ב- OneDrive הוא מהיר. עם המנוי שלך ישנה כמות מסוימת של אחסון בחינם שמגיע עם התוכנית שלך. הנכסים מאוחסנים במבני תיקיות, לפי שמות קבצים, תאריך העלאה ושינוי, שינוי לפי גודל הקובץ.
2.ב- DAM, העלאת קבצים היא קלה. תייגו אותם עם המטא-דאטה הנכונים, למשל מה הנכס מכיל, לאיזה קמפיין או מחלקה הוא שייך, ועוד… מרבית החברות מחליטות על תבנית מוגדרת להוספת מטא-דאטה לנכסים שלהם, מה שמקל על העובדים אפילו יותר למצוא אותם. ניתן להגדיר את קיטלוג הנתונים לפי הצורך של כל ארגון ולוודא שכל הנכסים יתווספו כראוי. ב- DAM, לעתים קרובות נכלל אחסון בתוכנית שתבחר.

3.חיפוש ומציאת קבצים
1.ב- OneDrive אתה מחפש שמות קבצים, מעיין במבנה תיקיות או מחפש את המחבר / זה ששיתף איתך את הנכס כדי למצוא ולאחזר קבצים. לעתים קרובות, ב- OneDrive הפרטי קל להתמצא בהכל, מכיוון שמבנה הקבצים והתיקיות שלך נקבע על ידיך. כשאתה מחפש ומאחזר קבצים שאחרים שיתפו איתך זה יכול להיות קשה יותר מכיוון שיש לך רק שמות קבצים או שם האדם ששיתף איתך את הקובץ להסתמך עליו.
2.ב- DAM, חיפוש ומציאת נכסים הוא קל. עבור כל הנכסים תוכלו לחפש אחר התגים השונים שהנכס קשור אליהם, למשל זמן ותאריך, מחבר הנכס, המחלקה אליה הוא שייך, מזהה קמפיין, זיהוי עובד, סטטוס הסכמה הנוגע ל- GDPR וכל דבר אחר. זה תלוי רק בך ובארגון שלך. יתר על כן, כל טקסט הנמצא במסמך בעת העלאה, הופך זמין לחיפוש כך שעליך רק לזכור מילה ממצגת או ממסמך טקסט כדי שתוכל לחפש ולמצוא אותה שוב.

4.גישה לקבצים
1.ב- OneDrive אתה יכול להחליט אם הנכס שאחסנת אמור להיות זמין עבורך או למישהו אחר. אתה יכול לשתף את הנכס שלך עם קולגה אחרת או עם אנשים רבים, לקבוצה ספציפית ועוד. אתה יכול לקבוע תאריכי תפוגה ,להגן בסיסמה ולהסיר הרשאות בכל רגע. עם OneDrive יש לך שליטה מלאה על הנכסים שאתה מעלה.
2.ב- DAM הרעיון הוא שמדובר בנכס משותף ברגע שעלה למערכת. עם זאת, אתה עדיין יכול להחליט אם לכל הארגון, חלקים שונים בארגון או רק למנהלים צריכה להיות גישה, למשל. כשאתה משתף נכסים בתוך הארכון או מחוצה לו, אתה יכול גם להחליט אם הם צריכים להיות מסוגלים רק להציג תצוגה מקדימה או גם להוריד את הנכסים. יתר על כן, אתה יכול לקבוע תאריכי תפוגה של נכסים ולהסיר הרשאות בכל רגע.

5.סוגי הקבצים
1.ב- OneDrive תוכלו לאחסן כל סוג קובץ של עד 100GB ולהציג תצוגה מקדימה של כמעט כל סוג קובץ מבלי להוריד כל תוכנה מיוחדת. עם זאת, ישנן כמה מגבלות על גודל הקובץ כדי שתוכלו להציג תצוגה מקדימה של סוגי קבצים.
2.ב- DAM, ובמיוחד במערכת FotoWare, אתה יכול להציג תצוגה מקדימה של כל סוג קובץ ללא כל תוכנה מיוחדת.

6.שיתוף פעולה
1.OneDrive מיועדת לשיתוף פעולה קל בין אנשים. לעבודה בו זמנית על מסמך או מצגת למשל, בכדי לייעל את העבודה המשותפת. כשאחרים עובדים על המסמך או במצגת במקביל אליך, קל לראות איפה ומה האנשים האחרים תרמו. הוספת הערות ועריכה בתוך המסמך, הכל בבת אחת.
2.ב- DAM תוכלו לשתף פעולה בקלות על נכסים עם מה שאנו מכנים 'הערות'. הוסף הערות בשדה התגובות על הנכס. אתה יכול אפילו להוסיף הערות בתוך הנכס! לדוגמה, אם אתה עובד על עיצוב גרפי לקמפיין הקרוב אתה יכול להגיב אם אתה רוצה שאובייקטים יעברו מעט ימינה או שמאלה, ישנו צבע וכו'.

7.פלאג-אין
1.מכיוון ש- OneDrive הוא חלק מחבילת הענן Microsoft 365, כל היישומים בפלטפורמה זו פועלים בצורה חלקה יחד. פתיחת מסמך Word מ- OneDrive או הוספתו ל-Teams היא נעשית בקלות. יתרה מזאת, תוכלו למצוא יישומים רבים של צד שלישי עם גישה כבר ל- OneDrive כאפליקציה, מה שמקל על הכניסה ואחזור קבצים.
2.ב- DAM תוספים ואינטגרציות הם הכרחיים. FotoWare מציעה תוספים מוכנים ל- Microsoft PowerPoint ו- Microsoft Word, מה שמקל על חיפוש, מציאה והכנסת הנכסים, כגון תמונות שאתה צריך במסמך עבודה או במצגת. ליצירתיים יותר בינינו, FotoWare מציעה תוספים מוכנים עבור Adobe Photoshop ו- InDesign. תוספים עבור CMS WordPress\EPiServer זמינים גם הם. יתר על כן, FotoWare מציעה API פתוח המאפשר לך ליצור כל שיתוף.

סיכום

DAM אינה מציעה להחליף את Microsoft 365 OneDrive כאפליקציית אחסון. אנו מקווים שתראו ששתי היישומים הללו יכולים להשלים זה את זה. יצירה ושיתוף פעולה על מסמכים, כגון Word או PowerPoint, היא משימה קלה כשאתה עובד בסביבת Microsoft 365 ואחסון ושיתוף מ- OneDrive. מה שיפה הוא שאתה יכול לפתוח מצגת PowerPoint משותפת של עמית ולהוסיף תמונות וויזואליות ישירות מ- FotoWare בתוך המצגת עצמה, תוך ביטחון שהקבצים שאתה בוחר להוסיף מאושרים לשימוש, אינם מפרים זכויות יוצרים ויש להם רישיון שימוש תקף למשל. יתרה מזאת, לאחר שסיימתם את המצגת והיא אושרה על ידי כל הגורמים, תוכלו להעלות אותה ל- FotoWare, ולהפוך אותה לזמינה עבור הארגון כולו או רק חלק ממנו, ותאפשר לקולגות שלכם ליצור קבצים חדשים במהירות רבה יותר, ולקבל השראה משימוש בקבצים שאתה והצוות שלך כבר יצרתם!

FotoWare היא יישום שיכול להועיל לך כמשתמש קיים ב- Microsoft 365. אנו מעזים לומר כי הוספת השימוש ב-FotoWare יחד עם חבילת הענן שלך ב- Microsoft 365 יכולה להפוך אותך לפרודוקטיבי עוד יותר!