אוטומציה מלאה לתהליכי העבודה בהוצאה לאור: סיפור לקוח Klambt Verlag

By Amalie Widerberg on August 6, 2021

Klambt Verlag היא אחת מקבוצות המדיה הגדולות באירופה, שהוקמה במקור ב-1843. Klambt, הממוקמת בגרמניה, מפרסמת כ- 70 מגזינים, עם תוכן הנע בין יופי ובריאות ועד מזון ונושאים אחרים. יש להם ארכיון תמונות אדיר, מעבדים אלפי תמונות בשבוע, ומיליוני קבצים מדי שנה. למד ממר Rodi Beck – Dam Administrator, Klambt Verlag, כיצד גם אתה תוכל לנהל באופן יעיל ומאובטח כמויות גדולות של קבצים.

המגזין הראשון של Klambt נקרא 'Der Hausfreund' ופורסם לראשונה ב- 1843. לאחר מלחמת העולם השנייה שונה שמו ל'Sonne ins Heim' שמשמעותו "שמש בבית", וב-1967 שינה Klambt את שם המגזין שוב ל'7 TAGE', שעדיין מתפרסם היום.

ידוע כי תמונות הן המפתח בעת עבודה עם מדיה, וגם עבור Klambt, אין זה יוצא מהכלל, כאשר כמות עצומה של תמונות עוברות במערכת בכל יום. מציאת התמונה הנכונה היא חיונית משום שהיא משפיעה על מחיר הייצור ועל הערך הכולל של המגזין.

"כאשר אתה מסתכל על מגזין, הוא מבוסס על תמונות, רוב התוכן הוא תמונות. בדפים מסוימים, תראה 10-15 תמונות, כך שזה התוכן העיקרי: אנחנו עושים את הסיפור סביב [התמונות]. לכן, אנו זקוקים ל-FotoWare כדי לאתר את התמונות הטובות ביותר שאנו יכולים לקבל".

מאגר מרכזי עבור כל התוכן
כדי להבטיח שליטה מלאה בכל התמונות ולעבוד איתן ביעילות המרבית האפשרית, חברת Klambt הקימה מערכת מרכזית אחת עבור הקבוצה כולה, שבה ניתן לאחסן ולנהל את כל הקבצים במאגר משותף. באמצעות Color Factory (מוצר FotoWare שתוכנן במיוחד לאוטומציה ועיבוד של נפחים גדולים של קבצים) כמנוע הראשי, הם יכלו לבנות מערכת ייצור מלאה סביב הפתרון (FotoWare Digital Asset Management (DAM שברשותם. דבר זה מאפשר להם לעבוד מהר הרבה יותר עם הקבצים שלהם על-ידי ביטול הצורך לשלוח תמונות הלוך ושוב או להעלות ולהוריד, ובו בזמן להבטיח שכל הפריטים הנשלחים להדפסה יהיו באיכות הגבוהה ביותר הזמינה:
"[כשאנו] יוצרים את ה- PDF להדפסה, דרושים לנו נתונים ברזולוציה גבוהה, דמיין שישנם בחוץ כמה מאות אנשים, והם צריכים לשלוח את הנתונים פנימה והחוצה. אתה לא יכול לעבוד עם הנתונים ברזולוציה הגבוהה מכל מקום , לעתים האינטרנט איטי. לכן הקבצים מאוחסנים ב- FotoWare, ובאפשרותך להעביר אותם בתהליך העבודה מבלי להעביר את הנתונים בפועל."

מערכת מסוג זה אינה אפשרית ללא מערכת DAM בעלת ביצועים ויכולות גבוהים , הניצבת במרכז הפתרון. מעצבים ועורכים גרפיים יצטרכו להקדיש זמן רב מדי להעלאה, להורדה ולשליחה של הודעות ותמונות שונות. עם זאת, באמצעות הפתרון של Klambt , FotoWare מצליחה לשמור כל הערה, הצעה, תמונה ועיצוב במערכת מרכזית אחת. אפילו העבודה הגרפית של הרכבת הדפים הפיזיים מתבצעת ישירות בתוך המערכת, הודות לפלאג-אין עבור Adobe CC.

באמצעות Adobe CC Extension, עובדי Klambt יכולים לעבוד עם InDesign ישירות בתוך פתרון DAM שלהם כפי שנראה לעיל.

ניהול תוכן ממשרדים מרוחקים
דרך עבודה מרכזית זו הייתה גם שימושית במיוחד בכל הנוגע לעבודה מרחוק. כאשר סוכנויות וצלמים רבים שנמצאים רחוק מהמשרד, Klambt נסמכת על המערכת המאובטחת שיכולה לשמור על הקבצים ולהפוך אותם לקלים לאיתור ולניהול מרחוק. זה היה חשוב במיוחד במהלך מגיפת ה Covid-19 , וגרם לרבים לעבוד מרחוק.

"דבר נוסף הוא שחברת FotoWare מסייעת לנו בתהליך העבודה מבחוץ. לדוגמה, בגלל הקורונה נאלצנו להעביר את כל העובדים – בעיקר לעבודה מהבית – ולכן נאלצנו להשתמש בכלי המאפשר לנו להפעיל את תהליכי הייצור מבחוץ".

מעבר ממבנה תיקיות לזרימת עבודה מונחית-נתונים
בכל השנים, Klambt Verlag ניהלה את הקבצים שלה בתוך מבנה תיקיות. עם בניית מערכת העריכה שלהם סביב FotoWare ו-Color Factory, הם יכולים לבסס את זרימת העבודה שלהם על נתוני מטה-דאטה ועם זאת עדיין לשמר מבנה תיקיות, היא מנוהלת באמצעות נתוני מטה-דאטה ומאפשרת אוטומציה של כמה משימות. בדרך זו, כאשר עובד מנווט בין התיקיות בתהליכי העבודה, הוא לא צריך להוריד או להעביר דבר באופן ידני.
"עדיין יש לנו מבנה תיקיות, אך ההבדל הוא כאשר אנו עובדים במערכת החדשה עם FotoWare ותהליכי העבודה, אנחנו רק מזינים את הקבצים למערכת, והם מאוחסנים בתיקיה אחת. הם נשארים שם, וכל השלבים שבהם נראה שאנחנו מעבירים אותם, אנחנו כבר לא מעבירים אותם, אנחנו פשוט משנים את המטה-דאטה."

מפשט את תהליך ההדפסה
המטרה של תהליכי העבודה היא לקבל את כל התמונות מהמצלמה לדפוס, וכן לחשב את עלויות הייצור, אשר עשויות להשתנות בהתאם לגודל, למיקום ולסוכנות של כל תמונה. כל זאת תוך עמידה בחוקי זכויות יוצרים בגרמניה, הדורשים בכל מגזין לכלול פרטי תמונה בכל דף. היום, רודי עובד על אוטומציה של תהליך הוספת מידע זה לעמודי המגזין, שיחסכו עבור Klambt אלפי שעות מדי שנה:
"מילוי המידע לתמונות עדיין צריך להיעשות; ככה זה, עדיין עליך להכניס מטה-דאטה, אך אינך צריך לחשוב על כך בתהליך הפריסה. בדרך כלל אנו זקוקים ל- 20 דקות לכל דף כפול כדי לאסוף מידע זה. פירוש הדבר הוא שנחסוך אלפי שעות בשנה אם נהפוך תהליך זה אוטומטי לחלוטין באמצעות מטה-דאטה."

צילום מסך של האופן שבו הממשק נראה בעת מילוי הנתונים.

השימוש היעיל במטה-דאטה גם מקל על חישוב העלויות מאחר שפרטי התמחור מצורפים לכל פריט, ומתקן את עצמו באופן אוטומטי בעת הצורך. לדוגמה, בעת הוספת תמונה לעמוד, תוכל לראות מאוחר יותר תעתיק של מחירו, אשר יתאים את עצמו אם תשנה את הגודל או את מיקום התמונה.

תהליכי גישה מוגדרים מראש ושיתוף פעולה יעיל
בעוד שלהפיכת תהליכי העבודה של עריכת המגזין מונעת לחלוטין על-ידי מטה-דאטה, יש לה יתרונות רבים – חיפוש מהיר, אחסון קבצים מאובטח ובקרה משופרת …. הם רק חלק מהם , אחד מהיתרונות הבולטים של שיטה זו הוא שיתוף פעולה פנימי.

למרות שהמערכת עצמה מסיבית, היא בנויה באופן המקל על העובדים לנהל את עבודתם. בעת כניסה למערכת, הם יכולים לראות רק את החלקים של תהליכי העבודה הרלוונטיים להם, ולאחר סיום משימה, היא נשלחת באופן אוטומטי לשלב הבא.
במהלך השלבים השונים, כל מחלקה פועלת על חלקי המגזין שבהם היא אחראית, ומקלה על הקצאת משימות ביניהן. הדבר נעשה באמצעות כרטיסי משימה, המסבירים מה דרוש עבור מקטע של המגזין ומסתיים כדף מעוצב לגמרי או שניים. לדוגמה, כאשר מעצב בוחר כרטיס משימה, פעולה זו נכתבת אליו; לאחר שעבודתו תבוצע, המטה-דאטה יכללו מידע זה וישלחו את הכרטיס למעשה לשלב הבא שבו עובד אחר אוסף אותו. וכך היא תימשך עד שכל העמודים יהיו מוכנים להדפסה, בשלב זה, כאשר כל אחד מהם מכיל המון מידע כתוב בהם:
"במטה-דאטה, יש לנו היסטוריה של פעילות הקבצים בתהליכי היצור. […]כל השלבים שאנו עוברים נמצאים בהיסטוריה זו. כך שתמיד תוכל לבוא ולראות מי עבד על מה."

צילום מסך של המראה של כרטיסי המשימה השונים בממשק FotoWare Pro

מערכת אחת למגזינים רבים
בנוסף, העובדה כי המערכת אחידה מבטיח שהתהליכים יהיו זהים לכל מגזין, דבר המקל על עובדים לסייע למחלקות אחרות בעת הצורך:

"יש לנו מחלקות שונות שעובדות על מגזינים שונים, אך אחת המטרות העיקריות שלנו עם תהליכי העבודה של המערכת החדשה היא שאנו מקבלים תהליכי עבודה זהים לכולם. כמובן, זה שונה כאשר יש לך מגזין שבועי או אם יש לך מגזין רבעוני. אך השלבים [יכולים להתבצע] על-ידי כל מחלקה באותו אופן, ותהליך השימוש במטה-דאטה יקל עלינו לקבל קו נקי יותר. לדוגמה, מישהו שעובד עבור מגזין אחר יכול לעזור לך, במקרה הצורך. זוהי אחת המטרות העיקריות של תהליכי העבודה עבור הוצאות לאור: לקבל דרך אחת לבצע את העבודה".

האם דרוש לך פתרון של DAM?
פתרון DAM הוא הרבה יותר מאשר בנק תמונות טיפוסי. זהו מרכז המערכת האקולוגית של התוכן, המאפשרת לך לבצע אוטומציה ולייעל משימות, לשתף פעולה בייצור תוכן, לנהל ביעילות תמונות ברזולוציה גבוהה ועוד הרבה יותר, כל זאת מבלי שתצטרך להעביר קבצים ממקום למקום באופן ידני.